Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Приводим в порядок взаиморасчеты с сотрудниками». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Бланк листа по зарплате выдается каждому сотруднику индивидуально ответственным лицом: обычно бухгалтером. Не допускается передача листка через другого человека, поскольку уровень зарплаты является коммерческой тайной и не подлежит разглашению.
Выравнивание взаиморасчетов
Чтобы выровнять взаиморасчеты с сотрудниками в программах «1С:Зарплата и управление персоналом 8», ред. 2.5 и 3.0, нужно проанализировать данные в регистрах накопления. «Взаиморасчеты с сотрудниками организации» и «Зарплата за месяц организаций», где строки со значением «Приход+» – это суммы, которые организация должна сотруднику, строки со значением «Расход–» – это суммы, которые сотрудник должен организации;
Для изменения этих регистров в «1С:Зарплата и управление персоналом 8», ред. 3.0, нужно сделать документ «Перенос данных» («Главное меню – Все функции – Документы»), а в ред. 2.5 нужно сделать документ «Корректировка записей регистров накопления» («Сервис – Служебные»).
Возьмите за правило после каждой выплаты зарплаты самостоятельно контролировать возникающие задолженности. Для этого можно воспользоваться соответствующими отчетами и обработками. Например, отчетом «Структура задолженности организаций», обработкой «Перерасчет зарплаты организации».
Инвентаризация дебиторской задолженности
Бухгалтерия должна минимум раз в год проводить инвентаризацию всех обязательств компании и ее имущества вне зависимости от места его нахождения. Дебиторскую задолженность тоже надо инвентаризировать.
Инвентаризация помогает обнаружить сомнительную и безнадежную дебиторскую задолженность. Инвентаризацию расчетов с дебиторами, покупателями и поставщиками оформляют специальным актом.
По результатам инвентаризации бухгалтерия составляет справку, которая касается расчетов с дебиторами. В ней указывают данные должника, сумму долга и причину возникновения. Сюда же прилагают документы, которые подтверждают наличие долга, а также доказательства, что компания пыталась взыскать долг. Например, претенциозные письма.
Если задолженность признают безнадежной, то бухгалтерия может ее списать.
Как отразить переплату по НДФЛ в «1С:Зарплате и управлении персоналом 8» (ред. 3)
В программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» редакции 3 в случае возникновения переплаты НДФЛ следует выполнить ряд действий для корректного отражения перечисления по физлицам.
Порядок действий зависит от того, будут ли еще перечисления НДФЛ в налоговый орган до момента формирования справки 2-НДФЛ.
Рассмотрим последовательность действий для получения корректной справки 2-НДФЛ в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» на примере.
Предположим, что в организации 2 сотрудника с окладом 10 000 руб. В январе 2019 года при расчете зарплаты исчислен по каждому из них НДФЛ в сумме 1 300 руб. и перечислен при выплате зарплаты в бюджет общей суммой 2 600 руб. В феврале 2019 года один из сотрудников заявил о своем праве на стандартные налоговые вычеты, и в результате пересчета налога с начала года к перечислению в бюджет исчисляется сумма, учитывающая произошедшую переплату.
Разрыв договора по статьям ТК
Наниматель вправе уволить работника за разовые нарушения обязанностей, перечисленные в статье 81 ТК РФ:
-
прогул — отсутствие на рабочем месте на протяжении 4 часов и больше;
-
нахождение на рабочем месте в состоянии алкогольного или наркотического опьянения;
-
разглашение коммерческой тайны, которая была известна увольняемому в связи с исполняемыми обязанностями;
-
нарушение техники безопасности, вызвавшее аварийную ситуацию или создавшее вероятность чрезвычайного происшествия;
-
совершение иных действий, перечисленных в пунктах 7 и 8 части 1 статьи 81 ТК РФ.
Приводим в порядок взаиморасчеты с сотрудниками
В форме «Настройка параметров учета» на закладке «Выплата зарплаты» есть флаг «Взаиморасчеты по зарплате ведутся в разрезе месяцев ее начисления». Взаиморасчеты — это начисления разных видов расчетов заработной платы. Они ведутся в разрезе месяцев. В этом легко убедиться, проанализировав следующие регистры накопления:
- Регистр накопления «Взаиморасчеты с сотрудниками организаций».
- Регистр накопления «Зарплата за месяц организаций».
В них каждая запись привязывается к определенному месяцу начисления. То есть независимо от состояния флага программа всегда ведет взаиморасчеты в разрезе месяцев начисления зарплаты.
Состояние флага определяет способ погашения долгов организации и сотрудников.
Если флаг установлен, то для удержания долгов сотрудника перед организацией необходимо документом «Перенос задолженности» перенести все или часть ранее образовавшихся долгов сотрудника на тот месяц, в котором планируется погасить этот долг. Для заполнения табличной части документа удобнее всего воспользоваться кнопкой «Заполнить\По задолженности». В этом случае программа автоматически найдет всех сотрудников, у которых имеются непогашенные долги. Чтобы при выплате зарплаты удержать задолженность у сотрудника, необходимо начислить зарплату за месяц. Затем необходимо сформировать документ «Зарплата к выплате организации», который погасит задолженность сотрудника перед организацией.
Чтобы погасить задолженность организации перед сотрудником необходимо в текущем месяце оформить документ «Зарплата к выплате организаций», указав в нем месяц начисления, за который погашается долг (месяц образования долга).
Если флаг снят, то в текущем месяце погасить долг сотрудника перед организацией можно только в том случае, если за этот месяц ему начислена заработная плата. Если начислена зарплата за текущий месяц, то документ «Зарплата к выплате организации» с установленным в реквизите «Выплачивать» значением «Зарплата» погашает оба типа задолженности: долг организации и долг сотрудника. Если же установить значение «Задолженность», то независимо от наличия начисления зарплаты за данный период документ погасит только задолженность организации перед сотрудником.
Для ввода остатков по взаиморасчетам с сотрудниками необходимо в разделе «Выплаты» выбрать пункт «Начальные задолженности по зарплате». Остатки следует вводить на конец месяца, предшествующего началу эксплуатации программы. Например, если расчет зарплаты в «1С:Зарплата и управление персоналом 8», ред. 3, ведется с января 2016 г., то в реквизите «Месяц» выбираем декабрь 2015 г. Для ввода строк в документ предназначена кнопка «Добавить». В строке выбираем сотрудника. В графе «Сумма» указываем сумму задолженности на начало месяца. Если на начало месяца имеется задолженность сотрудника перед организацией, то в графе «Сумма» задолженность указывается с минусом. В документе эта сумма будет отображаться красным цветом.
Чтобы выровнять взаиморасчеты с сотрудниками в программах «1С:Зарплата и управление персоналом 8», ред. 2.5 и 3.0, нужно проанализировать данные в регистрах накопления. «Взаиморасчеты с сотрудниками организации» и «Зарплата за месяц организаций», где строки со значением «Приход+» – это суммы, которые организация должна сотруднику, строки со значением «Расход–» – это суммы, которые сотрудник должен организации;
Для изменения этих регистров в «1С:Зарплата и управление персоналом 8», ред. 3.0, нужно сделать документ «Перенос данных» («Главное меню – Все функции – Документы»), а в ред. 2.5 нужно сделать документ «Корректировка записей регистров накопления» («Сервис – Служебные»).
Возьмите за правило после каждой выплаты зарплаты самостоятельно контролировать возникающие задолженности. Для этого можно воспользоваться соответствующими отчетами и обработками. Например, отчетом «Структура задолженности организаций», обработкой «Перерасчет зарплаты организации».
- Регистры накопления для организации взаиморасчетов с работниками
- Пример корректировки взаиморасчетов
- Способ 1. Исправление «пересортицы» по взаиморасчетом с помощью «технической» ведомости
- Способ 2. Исправление «пересортицы» по взаиморасчетом с помощью «Переноса данных»
После всех удержаний организация должна выплатить работникам оставшуюся часть заработной платы. Зарплата выплачивается не реже раза в полмесяца (ст. 136 ТК РФ). Конкретный день выплат определяется правилами внутреннего распорядка, трудовым или коллективным договорами. Может применяться как авансовый, так и безавансовый способ начисления.
Большинство предприятий перечисляет зарплату сотрудникам на их карточные счета в банках. Если предприятие выплачивает зарплату из кассы, может возникнуть необходимость депонирования в случае, если сотрудник по каким-то причинам не смог получить деньги в установленный срок. Депонированную зарплату выдают сотруднику по его письменному заявлению.
Выплачивая зарплату, предприятие обязано письменно извещать работника об ее составных частях, размерах и основаниях удержаний.
Выплата зп отражается проводкой: Дт 70, Кт 50 (51).
Организация обязана производить окончательный расчет с работниками при увольнении, то есть выдавать причитающуюся зп, а также компенсацию за неиспользованный отпуск. Зарплата сотруднику начисляется за все дни, которые он отработал. Размер компенсации за отпуск, который он не использовал, определяется исходя их средней зп за 12 месяцев, которые предшествовали его уходу (Постановление Правительства РФ №922).
Все выплаты производятся в день увольнения, которым считается последний отработанный день. Если сотрудник по каким-то причинам не работал в этот день, то рассчитаться нужно не позднее дня, следующего за обращением сотрудника о выплате всех сумм (ст. 140 ТК РФ). При задержке выплат положенных сумм уволенному сотруднику организация обязана выплатить ему компенсацию за каждый день просрочки в сумме не менее 1/150 от ключевой ставки ЦБ РФ (ст. 236 ТК РФ).
По ст. 178 ТК РФ, при увольнении платится выходное пособие на сумму среднего заработка за 2 недели, если:
- сотрудника призвали на службу (военную или альтернативную);
- сотрудник не соответствует должности, в связи с состоянием здоровья;
- восстановился сотрудник, ранее занимавший должность;
- сотрудник отказывается от перевода в связи с перемещением предприятия.
Также пособие на сумму среднемесячного заработка выплачивают при ликвидации предприятия и при сокращении персонала. При этих же обстоятельствах уволенному сотруднику нужно выплачивать среднемесячный заработок на период трудоустройства, но не более 2 месяцев с дня, когда был расторгнут трудовой договор.
Подотчетное лицо — сотрудник, получающий денежные средства под отчет на командировочные и хозяйственные расходы. Для целей бухучета операций с этими сотрудниками используют счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Выданные под отчет суммы отражаются по дебету, списанные — по кредиту.
Руководитель предприятия утверждает списки лиц, которым выдаются деньги под отчет, и устанавливает срок возврата излишне выданных средств. Подотчетные лица обязуются составлять авансовый отчет (не позднее 3 дней по возвращении из командировки). Неизрасходованный остаток возвращается организации, перерасход выплачивается сотруднику. Если подотчетное лицо не предоставило авансовый отчет, либо не возвращен излишек средств, то эти суммы удерживаются из его зп.
Основные проводки:
- Выдана подотчетная сумма: Дт 71, Кт 50 (51).
- Списание подотчетных средств (на соответствующие расходы или излишек): Дт 44 (10, 50, 51 …), Кт 71.
Сотрудник может обратиться в организацию с просьбой предоставления ему займа на:
- жилищное строительство (индивидуальное или кооперативное);
- покупку или строительство садовых домов;
- благоустройство садовых участков;
- заведение домашнего хозяйства и пр.
Если организация удовлетворила такую просьбу, то учет расчетов с работником по выданному займу ведут на счете 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям». К нему можно открыть субсчет для учета предоставленных займов.
Выдача беспроцентного займа будет отражаться следующей записью: Дт 73-1, Кт 50 (51).
Платежи от работника-заемщика, в зависимости от принятого порядка, могут поступать либо из зарплаты, либо вноситься сотрудником непосредственно в кассу или на расчетный счет. Процентный заем следует учитывать на счете 58 «Финансовые вложения», а отражать проценты на счете 73:
- Дт 58, Кт 50 (51) выдан заем;
- Дт 73-1, Кт 91 начислены проценты;
- Дт 50 (51), Кт 73-1 получены проценты по займу.
Обнуление взаиморасчетов с сотрудниками для УПП 1.3, ЗУП 2.5
Суды дают разную оценку ситуации, когда работодатель по ошибке дважды перечисляет выплату работнику.
Есть решения, в которых сотрудников обязывают вернуть лишние деньги. В качестве причины указывают, что работодатель допустил счетную ошибку. Однако суды в решениях не дают пояснений, почему пришли к такому выводу. В качестве аргумента в пользу работодателя указывают одно обстоятельство: «в связи с тем, что работник уволен, у работодателя нет причин перечислять ему заработную плату или другие выплаты».
ПРИМЕР 6. ДУБЛЬ ДВА
Работодатель дважды перечислил сотруднице пособие по беременности и родам. Вернуть его добровольно она отказалась. Компания обратилась в суд, чтобы признать переплату счетной ошибкой и взыскать ее с работницы. Третьим лицом в деле выступал ФСС. Представитель ведомства и сама работница указали, что нет причин возвращать переплату, так как ошибку допустил бухгалтер работодателя. Поэтому нет оснований считать ошибку счетной. Однако суд с этими доводами не согласился. Работницу обязали вернуть переплату (апелляционное определение Тюменского областного суда от 25.02.2015 по делу № 33-1279/2015).
Другие суды признают вину работодателя в переплате. Поэтому считают, что работник не должен возвращать деньги. Суды полагают, что если в действиях сотрудника нет виновных и недобросовестных действий, то нет оснований считать ошибку счетной (апелляционное определение Курганского областного суда от 12.05.2016 по делу № 33-1593/2016).
В практике встречаются случаи, в которых суды рассматривают двойной перевод денег как неосновательное обогащение. Применяют к таким случаям нормы гражданского права (ст. 1102 ГК РФ). Переплату признают незаконным обогащением. По этому основанию обязывают сотрудника вернуть денежные средства работодателю (апелляционное определение Московского городского суда от 12.08.2016 по делу № 33-27074).
На всякий случай рассмотрим «зеркальную» ситуацию. После увольнения работника в некоторых случаях заработную плату приходится доначислять. Причинами могут быть прошлая ошибка или премирование за прошлые периоды.
В этом случае нужно:
- доначислить зарплату, НДФЛ и страховые взносы. Рассчитаться с бюджетами. Отразить расходы в налоговом учете. Учет (налоговый и бухгалтерский) аналогичен учету обычной зарплаты;
- рассчитать и выплатить работнику компенсацию за задержку зарплаты в размере не ниже 1/150 действующей ставки рефинансирования Банка России от невыплаченной в срок суммы за каждый день просрочки (ст. 236 ТК РФ в редакции Федерального закона от 03.07.2016 № 272-ФЗ, действует с 3 октября 2016 года). Эта компенсация НДФЛ не облагается и в налоговые расходы не включается.
Что касается страховых взносов, то компенсацию работнику за задержку зарплаты эксперты квалифицируют как «спорные расходы», в отношении которых у чиновников имеется жесткая позиция о том, что на эти суммы страховые взносы начислять нужно, а у судей – противоположная.
Если некоторые премии в компании начисляются после окончания периода премирования (годовые, квартальные), сотрудник может получить деньги после увольнения.
Датой получения дохода в виде зарплаты является последний день месяца, за который она начислена (п. 2 ст. 223 НК РФ). Таким образом, запоздавшую премию нужно включить в доходы работника за квартал или год, по итогам которого она назначена. Значит, если годовая отчетность уже сдана, придется подавать уточнения.
На практике встречалась и такая ситуация.
Сотрудник болел в период с 13.04.2012-24.04.2012. Выйдя на работу, он получил аванс 26 апреля в размере 5700 рублей. В апреле ему начислена заработная плата в размере 3489.43. В результате образовался долг работника на сумму 2210.57.
Найти эту ошибку гораздо проще, если установлен флаг «Взаиморасчеты по зарплате ведутся в разрезе месяцев ее начисления». В этом случае отчет «Структура задолженности организаций» нам сразу показывает, в каком месяце образовалась задолженность. Остается с помощью расшифровок этого отчета проанализировать документы этого месяца.
Если снят флаг «Взаиморасчеты по зарплате ведутся в разрезе месяцев ее начисления», отчет «Структура задолженности организаций» придется формировать по каждому месяцу. Но и после того, как будет найден месяц, в котором образовалась задолженность, понять причины ее образования будет не просто.
Программа позволяет предотвращать подобные задолженности работников. Для этого в настройках параметров учета, на закладке «Выплата зарплаты» установите флаг «Учитывать не выходы» при выплате аванса.
Вполне возможна такая ситуация. Расчетчик поработал какое-то время с вариантом учета задолженностей по месяцам их образования. Что-то ему в этом не понравилось, и он перешел на вариант без детализации по месяцам начисления. Или наоборот.
Безопасно ли произвольно, то есть в любой период, изменять состояние флага «Взаиморасчеты по зарплате ведутся в разрезе месяцев ее начисления».
Для определенности будем снова опираться на наш модельный пример. Предположим, что в апреле не были оформлены документы погашения задолженности. В этом случае смена состояния флага «Взаиморасчеты по зарплате ведутся в разрезе месяцев ее начисления» в ту или иную сторону достаточно безобидна. В этом можно убедиться, сформировав отчет «Структура задолженности организаций». В зависимости от состояния флага он сформирует задолженность либо с детализацией по месяцам, либо без детализации. При этом перепроводить документы нет необходимости.
Это наводит на мысль, что независимо от состояния флага программа всегда ведет учет задолженностей в разрезе месяцев их начисления. Просто, выбирая то или иное состояние флага, расчетчик выбирает способ погашения задолженности.
Иная ситуация будет, если задолженность погашена. Например, учет велся без детализации по месяцам весь первый квартал. В апреле задолженность погасили и установили флаг «Взаиморасчеты по зарплате ведутся в разрезе месяцев ее начисления».
Отчет «Структура задолженности организаций» нам вновь покажет задолженность по месяцам. И это не смотря на то, что, когда учет велся без детализации, вся задолженность была погашена.
Так как мы сменили состояние флага, то программа теперь не видит прежнего способа погашения задолженности. Ей подавай тот способ, который отвечает данному состоянию флага. Это означает, что надо отменить предыдущий способ погашения задолженности и выполнить погашение задолженности способом, отвечающим учету задолженностей по месяцам. Разумеется, справедливо и обратное.
Эти процедуры могут оказаться достаточно трудоемкими. Поэтому лучше всего с самого начала определиться, какое состояние флага «Взаиморасчеты по зарплате ведутся в разрезе месяцев ее начисления» вам более подходит.
Решение «авансовой» проблемы
Однако переплату, которая возникает в связи с получением сотрудником аванса, можно свести к минимуму. Как? Я рекомендую использовать наиболее безопасный для работодателя способ выплаты аванса. Переводить деньги фиксированной суммой в размере 40% от заработной платы, но при условии, что работник будет получать заработную плату за первую половину месяца пропорционально отработанному времени. То есть установить аванс процентом, но производить корректировку суммы за фактически отработанное время. В этом случае, даже если после получения аванса сотрудник решит уволиться, сумма аванса будет выплачена только за отработанное время и даже будет учтен НДФЛ.
При добровольном погашении задолженности перед организацией дебетовое сальдо по счету 70 будет автоматически погашено. Бывает, что работодатель не собирается взыскивать переплату. Что делать и какие проводки нужно применить в этом случае?
Переход долга в разряд безнадежного
С позиции НДФЛ чиновники считают эту ситуацию аналогичной той, когда работодатель оформляет прощение долга. В Письме Минфина РФ от 17.06.2014 № 03-04-06/28915 говорится, что после истечения срока исковой давности списанная задолженность по неотработанным отпускным образует доход гражданина, о котором необходимо сообщить в инспекцию.
А вот с позиции налога на прибыль данная ситуация гораздо выгоднее работодателю, нежели ситуация с прощением задолженности. Дело в том, что налоговое законодательство разрешает компаниям уменьшать налогооблагаемую прибыль на сумму безнадежных долгов, то есть долгов, не реальных к взысканию (подп. 2 п. 2 ст. 265 НК РФ). А безнадежной задолженность становится, в частности, тогда, когда истекает срок исковой давности (п. 2 ст. 266 НК РФ). Например, правомерность отнесения на расходы, учитываемые при налогообложении прибыли, задолженности по подотчетным суммам, не вызывает сомнений и у Минфина (Письмо от 08.08.2012 № 03-03-07/37).
УСПЕЙТЕ ДО НГ!
Самый посещаемый курс «Клерка» про управленческий учет проходят уже более 100 ваших коллег. Успейте записаться на курс по старой цене 2021 года. Потом – дороже. Оплатите сейчас, учитесь в 2022 году в удобном потоке.
- Длительность 120 часов за 1 месяц
- Ваше удостоверение в реестре Рособрнадзора (ФИС ФРДО)
- Выдаем удостоверение о повышении квалификации
- Курс соответствует профстандарту «Бухгалтер»
Что должно содержаться в жалобе в прокуратуру или инспекцию труда?
Жалоба обычно подразделяется на три смысловые части: вводную «шапка», описательную и резолютивную.
- Наименование органа в который подается жалоба. К примеру «В прокуратуру Центрального района города Новосибирска»;
- Адрес этого органа власти;
- ФИО заявителя, его почтовый адрес, куда поступит ответ.
Описательная часть жалобы — самая важная часть на которую следуют обратить особое внимание. В описательной части должна быть изложена вся информация о нарушенных правах работника. Лаконично и последовательно описаны все обстоятельства:
- Дата начала работы у работодателя, дата увольнения (в случае если работника уволили);
- Данные о документе, на основании которого работник принят на работу (трудовой договор)
- Данные о документе, на основании которого работник уволен с работы (приказ об увольнении)
- Полное наименование фирмы работодателя;
- Должность которую занимал (занимает) заявитель;
- Причины обращения с жалобой. Как то: когда должна была быть выплачена зарплата, в каком размере, сколько дней просрочки и т.д.;
- какая сумма была задержана или удержана работодателем;
- обращался ли работник к работодателю за разъяснением причин невыплаты зарплаты, каковы результаты.
Резолютивная часть жалобы включает требования работника:
- вынести предписание работодателю о погашении задолженностей по заработной плате;
- обязать работодателя погасить компенсацию за просрочку выплаты заработной платы
- привлечь работодателя к ответственности по статье 5.27 КоАП РФ
- иные требования
Задолженность по заработной плате: что это
Этим термином обозначают разницу между начисленной и выданной наемному персоналу оплатой за труд. Задолженность бывает двух видов.
Во-первых, долги по зарплате могут образоваться за самим работником. Такой вид обязательств перед нанимателем называют дебиторской задолженностью по заработной плате.
Классическим примером такого долга, является ситуация с увольнением работника. Ему может быть ранее выдан аванс за не полностью отработанный месяц, сделаны отпускные выплаты за весь рабочий год, а он увольняется до его окончания и т. д.
Положенных при расторжении трудовых отношений выплат может не хватить на покрытие задолженности. Процедура возврата средств будет зависеть от выбранного варианта действий:
- добровольное погашение долга;
- взыскание задолженности;
- прощение долга.
Работник может сам погасить возникшую задолженность по зарплате. В этом случае он вносит излишне уплаченные деньги в кассу предприятия, либо перечисляет их на указанный нанимателем счет.