Служебная записка на премирование сотрудника и её образец

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Служебная записка на премирование сотрудника и её образец». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Какой бы ни была служебная записка на премию за хорошую работу, решение о поощрении принимает исключительно руководитель. И если он ставит визу «отказать», спорить сложно. Но такое решение необходимо все-таки обосновать.

Когда премируют работников

Вопрос дополнительных вознаграждений находится целиком в ведении работодателя. Он сам решает, когда и за какие заслуги награждать работников. Распространены такие поводы для премирования:

• особые трудовые заслуги гражданина;
• общероссийские и профессиональные праздники;
• индивидуальные праздники и особые даты работника, например, юбилей, выход на пенсию, юбилей службы в организации.

К трудовым заслугам относят:

Увеличение выработки	Повышение количества произведенных единиц выработки по итогу определенного количества времени
Повышение качества	Снижение количества брака, возвратов от потребителей, увеличение качественных показателей оказываемых услуг
Экономичность	Снижение затрат, как денежных, так и временных или человеческих, на производство одной единицы выработки
Рационализация	Сотрудник выступает с инициативными предложениями по оптимизации трудового процесса и организации производства

Когда пишется служебка на премирование

Служебная записка на премирование – это внутренний документ компании. Она содержит предложение о выплате денежной премии сотруднику или нескольким сотрудникам за определенные заслуги или достижения. Обычно ее пишет непосредственный начальник отличившихся сотрудников. Это и понятно: он знает все о деятельности своего подразделения и его работников. Иногда инициатива может исходить от совета коллектива или профсоюза. Составляется служебка на имя руководителя фирмы.

Премиальные выплаты можно учесть в составе «прибыльных» расходов. Их нужно подтвердить документально. К таким документам можно отнести (письмо ФНС от 01.04.2011 № КЕ-4-3/5165):

• внутренний документ работодателя, в котором установлен порядок назначения и выплаты премий, например положение о премировании;
• приказ о поощрении работников;
• документ, который подтверждает достижение сотрудниками конкретных показателей, например служебная записка на премирование.

Если премируемых несколько

Если начальник подразделения хочет поощрить нескольких работников, их перечисляют списком. Удобнее это сделать в виде таблицы, в которой напротив каждого отличившегося указывают размер денежной премии и основание для ее выплаты, например, в таком виде:

№ п/п	Ф. И. О. работника	Подразделение/должность	Размер премии, р.	Основание для выплаты премии
1	Петров Петр Петрович	Отдел продаж, старший менеджер по продажам	5 000,00	Перевыполнение годового плана продаж на 35 %
2	Иванов Иван Иванович	Отдел продаж, менеджер по продажам	10 000,00	Перевыполнение годового плана продаж на 50 %
3	Сидоров Илья Петрович	Отдел продаж, менеджер по продажам	15 000,00	Перевыполнение годового плана продаж на 60 %

Как правильно написать?

Служебная записка является формой внутреннего документооборота, позволяющей оперативно решать текущие производственные ситуации. Целью написания этой деловой бумаги является уведомление какого-либо должностного лица о существующей проблеме, внесение предложений по ее разрешению или согласованию намеченных действий.

При подготовке служебных записок о премии и её лишении, придерживаются общих рекомендаций написания подобного рода документов внутренней деловой переписки.

Структура служебных записок составляет:

1. Указание адресата (в правом верхнем углу официальной бумаги пишется фамилия, имя, отчество, а также должность лица, которому направлено обращение).
2. Указание фамилии, имени, отчества и должности составителя документа.
3. Наименование документа и его номер с датой составления.
4. Изложение сути вопроса.
5. Предложения либо указание на ожидаемые действия со стороны адресата.
6. Подпись составляющего лица с её расшифровкой (фамилия, инициалы и должность).

После написания и проверки записки, она передаётся вышестоящему начальству, которое должно отреагировать на документ на протяжении 10 дней.

Кроме того, передать записку лучше через секретаря или же отослать заказным письмом, чтобы входящий документ был зарегистрирован должным образом.

По направленности записки могут быть различного типа:

• жалоба;
• вывод;
• просьба.

При написании служебных записок относительно финансовых вознаграждений используются:

1. Служебная записка-вывод – для награждения работника с указанием, например, количества дел, выполненных сверх нормы, за которые его можно наградить, о чём и ходатайствует руководитель.
2. Служебная записка-просьба используется для прошения о совершении каких-либо действий, в нашем случае – о премии для себя за отлично выполненную работу или выполнение большого объёма заданий.
3. Служебная записка-жалоба для обоснования лишения сотрудника премиальных выплат.

Единых требований к служебным запискам, утверждённых законодательно, не существует, поэтому компания вправе сама разрабатывать шаблоны, удобные для её заполнения, или же допускать свободную форму изложения с учётом делового информационного стиля. Ниже можно ознакомиться с примерами и образцами служебных записок.

Есть ли разница при оформлении выплаты на себя и на работника?

Справка. Служебную записку о премировании работника пишет его непосредственный начальник, руководитель более высокого ранга или член трудового коллектива, уполномоченный трудовым договором.

Она направлена прежде всего на просьбу о поощрении сотрудника. Рассматривается такая записка исключительно вышестоящим органом, который имеет право распоряжаться бюджетом учреждения или же корпорации. В некоторых компаниях такие вопросы могут решаться коллективным советом работников или же учредителей организации.

Служебная записка о премировании на себя составляется самим работником, желающим получить материальное поощрение. В ней он просит работодателя выплатить ему финансовое вознаграждение, аргументируя свою просьбу информацией о качественно выполненной им работе, например, перевыполнении плана, заключении выгодного контракта, принесшего компании прибыль.

Служебная записка на себя пишется от своего имени, соответственно в шапке документа должна быть указана фамилия сотрудника, который просит о премии, а внизу документа – его подпись.

Как показывает практика, у работника, который обращался к руководителю в личном порядке и убедил начальство в том, что он заслуживает получение денежного вознаграждения, шансы получить его намного выше. В этом случае написание служебной записки на премию для себя является формальностью, дающей официальные основания для совершения выплат.

Такую служебную записку желательно завизировать у непосредственного начальника, после чего зарегистрировать в специальном журнале регистрации входящей документации и подать на рассмотрение вышестоящему руководству.

Другие виды поощрений

Руководство может использовать в качестве поощрения своих работников не только премии в денежном эквиваленте. Причем порядок оформления документов в этом случае такой же, как и при выдаче бонусных денег. Главная особенность, по сути, одна: будет указан другой вид поощрения.

Способ вознаграждения для своих сотрудников руководитель организации выбирает сам. Это могут быть не только те разновидности, которые закреплены в Трудовом кодексе (ст. 191), но и те, которые входят в перечень возможных вариантов поощрения. Их прописывают во внутренних документах. А именно:

• коллективном договоре (в отдельном разделе);
• трудовом договоре;
• правилах внутреннего трудового распорядка;
• положение о премировании.

Вне зависимости от способа изложения условий о поощрениях, используемых на предприятии, в документе должны быть ответы на такие вопросы:

1. кто имеет право поощрять сотрудников;
2. какие разновидности поощрений могут быть использованы, за что они положены;
3. можно ли использовать сразу несколько поощрений к одному работнику;
4. как делать расчет суммы причитающейся сотруднику премии;
5. какие документы и как должны быть оформлены.

При составлении локальных актов, в которых отображают информацию о возможных способах премирования, должен присутствовать сам работодатель (он утверждает эти документы) и представитель от трудящихся (в соответствии со ст. 135 ТК РФ).

Если предприятие использует определенную систему премирования, то данные о возможных поощрениях лучше включить и в трудовые договоры с работниками.

Помните, что составление ходатайства о премировании – обязанность непосредственного руководителя человека (если, конечно, работник того заслуживает). При необходимости такое представление может быть заменено аналогичной служебной запиской.

Как оформить представление на премию: образец

Представление на премию, которое можно также именовать ходатайством о премировании или служебной запиской о представлении на премию, составляется в произвольной форме и может быть оформлено сразу на нескольких работников. Составляет представление обычно руководитель того подразделения, в котором трудится работник. Но оно может быть подано и иным лицом. Например, работником отдела кадров.

Представление адресуется руководителю организации, принимающему решение о выплате премии. В нем обязательно указывают должность и Ф. И. О. лица, подающего этот документ.

В основной части представления излагают суть обращения: в связи с чем, кого (должность и Ф. И. О.), за какой период, в какой форме и каком объеме предлагается премировать. Дополнительно здесь могут быть приведены:

• характеристика деловых качеств работника;
• указание на дополнительные мотивы поощрения;
• сведения о стаже работы у этого работодателя;
• отметка отдела кадров об отсутствии нарушений режима труда.

В заключительной части представление должно содержать подпись лица, подающего этот документ, с расшифровкой подписи. Обязательно наличие даты составления.

Образец служебной записки о представлении на премию можно увидеть на нашем сайте.

Служебная записка на премирование сотрудников: образец

Итак, способом ведения внутренней деловой переписки является служебная записка. При обсуждении размеров материального поощрения она составляется начальниками отделов, департаментов и иных структурных подразделений компании. Окончательное решение о выплате премии принимается высшим руководством.

При организации системы внутреннего документооборота рекомендуется утвердить единый шаблон ходатайств о премировании. Главное условие — в бланке должна быть отражена вся необходимая информация, в том числе, причина поощрения. Записка может быть составлена от руки или в печатном виде на чистом листе формата А4.

Если руководство предприятия хочет выделить достижения отдельного сотрудника, ему может быть выписана внеплановая разовая премия. В этом случае, а также при начислении выплат, носящих систематический характер составляется служебная записка о премировании сотрудников (скачать образец можно в конце статьи). В документе надо отразить главное условие — основание для выплаты премии.

В служебку также необходимо включить:

• наименование предприятия;
• Ф. И. О. директора, на имя которого пишется записка;
• структурное подразделение, руководство которым возложено на лицо, составляющее документ;
• название документа;
• основная информация о должностных лицах, кандидатуры которых рекомендуется рассмотреть при поощрении (перечисление Ф. И. О. работников, их должностей, стажа работы);
• основание для поощрения (перечень достижений в профессиональной сфере);
• дата, которой был оформлен документ;
• подпись, ее расшифровка, должность начальника структурного подразделения.

Директор, которому адресована служебная записка о премировании сотрудников, ставит на ней резолюцию: премировать сотрудника или отказать. После одобрения служебной записки на премирование сотрудника руководитель издает приказ о премировании, который передается в отдел кадров и бухгалтеру по кадровым вопросам для исполнения.

Наши эксперты подготовили для вас образец служебной записки о премировании сотрудников.

Основания для премирования работников

К основным поводам для премирования сотрудников относят:

• выполнение поставленного плана или перевыполнение;
• качество выполнения работы;
• высокие достижения;
• личные заслуги, успешная работа в коллективе;
• досрочное выполнение поставленной задачи;
• грамотное распределение времени и трудовых ресурсов.

В качестве некоторых случаев премирования также можно выделить следующие:

1. Количественные данные, например, за выполнение поставленного плана по выпуску продукции, сокращение времени на ремонт, задействование меньшего числа работников.
2. Качественные показатели, например, улучшение качества выполняемых услуг или продукции, уменьшение количества бракованной продукции.
3. Экономия ресурсов – снижение затрат, используемого количества сырья.
4. Рациональность – освоение новых технологий в короткие сроки, применение новых технологий и т.д.

Помимо этого, директор компании может установить, что премирование сотрудников происходит при отсутствии недостатков в работе, каких-либо сбоев или при перевыполнении плана.

Премия может устанавливаться как в фиксированном размере, так и в виде процента от оклада сотрудника. Оцениваться при принятии решения о премировании может как каждый работник, так и отдел в целом. Если премия назначается в индивидуальном порядке, то выплачиваться она может за следующие показатели:

• успешное выступление на конференции;
• презентацию компании;
• выполнение срочного задания;
• успешное проведение переговоров;
• использование творческого подхода к работе;
• улучшение показателей;
• привлечение новых партнеров;
• улучшение показателей конкурентоспособности компании и т.д.

Также премирование возможно по определенным датам и значимым событиям, например:

• день рождения или юбилей;
• свадьба сотрудника;
• рождение детей;
• работа в компании продолжительное время.

Оформление ходатайства

Действующее законодательство не предъявляет к ходатайству на премию, как документу, каких-либо требований. Оно должно быть составлено в письменной форме и выполнять свою функцию – оповещать руководство организации о достижениях сотрудника и необходимости поощрения. Далее мы расскажем, какие данные подлежат включению в образец ходатайства на премию, а после этого приведем образец документа.

В документ может быть внесена следующая информация:

1. О руководителе организации, которому адресуется документ, а именно – его Ф.И.О. и должность.
2. О лице, подающем ходатайство (Ф.И.О., должность).
3. Дата составления и номер (при наличии).
4. О том, какой сотрудник подлежит премированию. Как уже упоминалось, возможно указание нескольких сотрудников. Прописывается Ф.И.О. работника, его должность, структурное подразделение.
5. О причинах премирования, т.е. конкретных достижениях работника, за которого ходатайствует его непосредственный начальник.
6. Размер премиальных. Данный пункт можно не указывать, если такие вопросы решает руководитель организации.
7. Перечень приложений к ходатайству. Заполняется в том случае, если целесообразность премирования сотрудника обосновывается документально.
8. Подпись лица, составляющего документ и расшифровка подписи.

Если работник желает написать заявление о премировании в адрес руководителя, допустимо ли это

Каких-либо требований законодательства по данному вопросу нет, соответственно, сотрудник может самостоятельно обратиться с заявлением к руководителю организации и попросить выплатить ему премию. Это возможно в случае, когда сотрудник, по его мнению, незаслуженно не получает премиальных выплат, хотя делает для организации все необходимое.

Заявление на премию пишется почти также, как и приведенное выше ходатайство, однако о премировании просит не непосредственный начальник сотрудника, а сам работник.

Обязанности выплачивать премиальные на основании поданного заявления у работодателя нет. Он вправе не предпринимать никаких действий в связи с поступившим заявлением. Но в некоторых случаях такая инициатива позволяет обратить на себя внимание руководства и получить поощрение.

Как и ходатайство, заявление составляется в произвольном виде. Приведем образец заявления на премирование сотрудника, который соответствует всем требованиям, предъявляемым к такого рода документам.

Рекомендации по составлению

Существует унифицированная форма для премирования (Т-11), она не является обязательной, носит рекомендательный характер. Структура служебной записки включает в себя:

• «шапку» документа, включающую информацию о фирме;
• название документа;
• дата и номер исходящего документа;
• текст записки – причина премирования;
• указывается сотрудник или группа лиц, которым положено вознаграждение, с указанием должности каждого;
• указывается сумма премии или процент от суммы, который положен сотруднику;
• ставится подпись, должность и ФИО лица, ответственного за составление;
• указывается дата составления;
• место для согласования с руководителем фирмы, возможны поля для согласования с другими начальниками отдела.

Четких формулировок, за что положена премия, в законе не прописано, каждое предприятие самостоятельно регулирует, за что вознаградить и поощрить работника, главное помнить, что требуется соблюдать законодательство по отношению к налогообложению таких выплат. Именно на эти статьи обращают внимания проверяющие органы.

Чтобы при проверке у налоговых не возникало вопросов к премии, лучше использовать формулировку общего характера для выплат за непроизводственные заслуги. Например, в приказе указать премирование «за многолетний труд», а уже в положении о премировании или в коллективном договоре прописать более конкретно, что премия выплачивается по достижению 50-летнего возраста.

Стандартным порядком оформления премиальных выплат для сотрудников является:

1. Руководитель подготавливает представление о поощрении сотрудника, в котором оценивает его трудовую и профессиональную деятельность, составляет личностную характеристику, описывает деловые качества и обосновывает просьбу о премировании.
2. Директор организации получает документ и издает приказ о поощрении работника. Законом не установлен период, в течение которого директор должен принять решение.
3. В личные документы сотрудника вносится запись о премии:
   • в трудовую книжку, которая находится в бухгалтерии;
   • в личную карточку человека.

При оформлении служебной записки на премирование рекомендуется использовать формулировки общего характера, которые не вызовут вопросов у сотрудников налоговой службы.

Премии выдаются за любые достижения перед фирмой, которые работодатель посчитал значимыми. На многих предприятиях установлены поощрения за личные и профессиональные праздники.

Образец служебной записки на премию за хорошую работу

Оформление служебной записки осуществляется по правилам, принятым в организации. Иногда руководитель организации вводит требование согласовать документ о премировании с отделом кадров. Во-первых, посмотреть на наличие неснятых дисциплинарных взысканий. Во-вторых, на дисциплину труда. И тогда в служебную записку о премировании могут попросить внести корректировку.

Итоговый результат подготовки такого документа – приказ о поощрении, премировании (или распоряжение). Он может касаться всей организации, отдельного подразделения или конкретного сотрудника.

Таким образом, приказ о премировании сотрудников, прежде всего, составляется на основании локальных актов работодателя о премировании в организации.

Расскажем, как оформляется служебная записка на премирование сотрудника: образец документа, правила составления и ответы на основные вопросы — в статье.

Премирование — самый популярный способ поощрения за добросовестный труд, перевыполнение плана, предложения по оптимизации производства. Чаще всего это материальное поощрение, например, ценный подарок или денежная выплата. В «Положении о премировании» или ином локальном нормативном акте работодателя целесообразно прописать все условия и правила премирования:

• размеры премиальных выплат;
• круг премируемых лиц;
• источники, критерии и периодичность премирования;
• порядок расчета премий и прочие нюансы.

Подробнее об этом читайте в статье «Как оформить положение о премировании сотрудников». Если возникла потребность в пересмотре прежних правил поощрения, на помощь придут советы эксперта. Ознакомившись с заметкой «Как внести изменения в положение о премировании», вы без проблем утвердите локальный акт в новой редакции.

Служебная записка на премирование сотрудника — образец данного документа, приведенный в статье, поможет работодателям разобраться, как он составляется. Документ является основанием для составления приказа о начислении премии и активно используется в документообороте любой организации.

Заявление или служебная записка — в какой форме подать ходатайство о начислении премии?

Когда премируют сотрудников

Денежное премирование может выдаваться за любые заслуги труженика, которые, по мнению, начальника того заслуживают. Каждая организация самостоятельно определяет, выплачивать ей премию или нет и в каком размере. Прописывается это во внутренних нормативах юрлица. Основными поводами для написания служебки на премию могут послужить:

• выполнение либо перевыполнение нормативов, установленных в плане;
• хорошее качество проделанной работы;
• высокие достижения труда;
• индивидуальные заслуги труженика либо его успешная работа в коллективе;
• достижение результатов в короткие сроки;
• оптимальное распределение времени и ресурсов.

Образец служебной записки и приказа о премировании сотрудников

Одним из самых приятных поощрений на работе – это получение премии сотрудником. Работая, часто приходится выкладываться по полной, задерживаться, иногда получается перевыполнять план.

Существует закономерность, что чем лучше работает сотрудник и со стороны руководства это замечено и одобрено, то активность работников со временем возрастает, тем самым, повышая производительность и приводя предприятие к прибыли.

Каждый сотрудник хочет, чтобы его труд был оценен по достоинству и, желательно, в денежном эквиваленте. Рассмотрим:

• в каких случаях можно премировать сотрудника;
• как происходит премирование (пошаговый процесс);
• для чего необходима служебная записка;
• рекомендации по составлению (образец).

Похожие записи:

• Исковое заявление о расторжении брака через суд
• Как получить налоговый вычет на детей?
• Как создать резервы предстоящих расходов