Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Удержание за использованный авансом отпуск при увольнении». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
В статье 137 Трудового кодекса говорится, что работодатель может удержать с работника при увольнении излишне выплаченные ему отпускные. Подразумевается, что он увольняется до конца того рабочего года, в счет которого уже получил оплачиваемый отпуск.
Как рассчитать размер излишне выплаченных отпускных при увольнении
Расчет удержания за отпуск при увольнении производится с использованием следующей формулы:
УДНО = (ДФО − ДОС) × ЗСД,
где:
УДНО — удержание за дни неиспользованного отпуска;
ДФО — количество фактически отгулянных отпускных дней;
ДОС — количество положенных в соответствии с отпускным стажем дней отпуска;
ЗСД — среднедневной заработок, рассчитанный на момент выплаты отпускных.
Этапы расчета промежуточных показателей:
- Для расчета показателя ДОС необходимо разделить на 12 положенное по закону или трудовому договору количество отпускных дней за рабочий год (минимум — 28 дней). Затем получившееся значение следует умножить на количество фактически отработанных месяцев. Если полученное количество дней оказалось дробным числом, то оно округляется в пользу сотрудника (письмо Минздравсоцразвития «О порядке определения количества отпускных дней…» от 07.12.2005 № 4334-17).
- ЗСД рассчитывается в порядке, определенном ч. 4 ст. 139 кодекса, с учетом поправки на фактически отработанное время, если оно не достигает 12 месяцев (п. 6 положения, утв. правительственным постановлением «Об особенностях порядка исчисления средней заработной платы» от 24.12.2007 № 922).
Удержание за неиспользованный отпуск при увольнении: как посчитать дни
Перед расчетом отпускных, которые нужно удержать из зарплаты сотрудника, нужно посчитать дни неотработанного отпуска. Они напрямую влияют на размер удержания.
Провести расчет дней несложно. Сначала нужно определить стаж в месяцах. Неполные дни округляют по такому принципу:
- если количество отработанных дней меньше 15, месяц не учитывают при вычислениях;
- если количество дней больше 15, его принимают за 1.
Например, сотрудник Петров отработал 8 месяцев и 13 дней в марте. В этом месяце — 31 день. 13 дней — это меньше половины месяца, поэтому в стаж включат только 8 месяцев.
А сотрудник Петров отработал 9 месяцев и 17 дней — его стаж округляют до 10 месяцев.
Возникает вопрос: как считать, если отработанных дней в неполном месяце ровно 15? Тут принцип такой:
- если в месяце 30 дней, его округляют до целого;
- если 31 — исключают из стажа.
Налоговые особенности
Необходимость пересчета начисленных налогов и взносов зависит от того, что администрация решила делать с излишне выданными отпускными. Если данные суммы «прощены» работнику, то производить перерасчет НДФЛ и страховых взносов делать не нужно. Они, в первую очередь, являются выплатами работнику, а потому подлежат как обложению НДФЛ, так и начислению на них выплат по страхованию.
С другой стороны, при отказе в удержании суммы, необходимо произвести корректировку базы по расчету налога на прибыль — их необходимо исключить из расходов, уменьшающих доходы.
При удержании выполнять корректировку сумм взносов и удержанного налога НДФЛ необходимо только в момент увольнения. Вносить исправления в тот день, когда производились сами выплаты, не нужно.
Ответы на вопросы читателей
? Вопрос 1 от Владимира: Могут ли из моей зарплаты удержать переплату за отпуск авансом без моего согласия? Или я должен сначала согласиться в письменном виде?
Ответ: Да, работодатель может произвести удержание, вашего согласия для этого не требуется. Но удерживаемый сумма не должна превышать 20% от расчета, полагающегося к выплате при увольнении (после вычета НДФЛ). Работодатель не имеет законного права самовольно удерживать более 20%.
? Вопрос 2 от Анны Николаевны: При увольнении удержали с работника отпускные за отдых, использованный авансом, в размере 20% от суммы расчета к выплате. Но этого не достаточно, сотрудник остался нам должен. Как вернуть деньги? Есть ли смысл подавать в суд? подскажите статью закона, на которую можно опираться.
Ответ: Смысла обращаться в суд, обычно такие дела работодатели проигрывают. Законодательство не содержит положений, позволяющих законно вернуть переплату за отпуск. Единственный способ для возврата — это уговорить уволенного добровольно вернуть деньги организации.
? Вопрос 3 от Семена: Я принят на работу 10 января 2020 года, а уволен 18 июля 2020 в связи с сокращением, за это время отгулял 28 дней отпуска. Работодатель хочет удержать лишние отпускные с меня. Имеет ли он на это право?
Ответ: Нет, если официальное основание для расторжения трудового договора — это сокращение (п.2 ст.81 ТК РФ), то удержание не допускается.
Если у вас есть вопросы по данной теме, задайте их в форме комментария ниже, и мы в ближайшее время ответим на них.
Когда человек увольняется, ему всегда предоставят ряд выплат, положенных по закону. Существуют обязательные начисления в виде зарплаты и компенсаций и дополнительные. Отпускные – обязательные платежи. Несмотря на то что закон позволяет удержать их в случае наступления определённых обстоятельств, определяются также положения, которые, напротив, накладывают на подобное мероприятия запрет.
Очень многое в вопросе, как удержать деньги за отпуск, зависит от того по каким причинам увольняется работник. Не всегда факт использования дней отдыха авансом при увольнении способен повлечь за собой лишение человека его выплат. Выделяют некоторое количество обстоятельств, которые формируют запрет на рассматриваемые действия. К ним могут относиться как определённые виды причин увольнения, так и форс-мажорные ситуации, не позволяющие лишить человека его средств.
Необходимо опираться только на положения трудового закона. Если в ТК РФ основание для удержания не предусмотрено, и нет прямого запрета на это, то лишить выплат лицо всё равно будет нельзя.
Говоря о конкретных запретах на удержание, в первую очередь важно отметить основные варианты обстоятельств, ограничивающих действия работодателя в данной части отношений с сотрудником.
Ответы на часто задаваемые вопросы
Вопрос №1. Увольняется работник, которому отпускные давали авансом. Может ли наниматель удержать сумму за неотработанную часть отпуска?
Да, наниматель вправе, но не обязан удерживать из зарплаты увольняемого размер неотработанных отпускных. Согласие работника при этом не нужно. Исключение составляют увольнения по причинам, указанным в статьях Трудового кодекса РФ 77 (п. 8), 81 (пп. 1, 2, 4), 83 (пп.1, 2, 5, 6, 7).
Вопрос №2. Может ли наниматель удерживать излишне выплаченные суммы отпускных в большем размере, чем установлено законом, с согласия сотрудника?
Нет, здесь согласие работника ни на что не влияет. Законом предусмотрено удержание в счет загашения долга за неотработанные отпускные не более 20% от зарплаты. Наниматель обязан соблюдать это ограничение.
Вопрос №3. Где работник может посмотреть о произведенных удержаниях?
Ему должны выдать расчетный листок, где будут отображены все удержания с указанием их вида и суммы.
Вопрос №4. Когда наниматель вправе удержать из зарплаты сотрудника более 20%?
Чаще всего подобные удержания проходят через суд, который может вынести решение об исчислении 50% и более от зарплаты (ТК РФ, ст. 138, п.1). В отдельных случаях могут удержать до 70%. Подобные ситуации описаны в ФЗ № 90 от 30.06.2006 и не относятся к удержаниям по избыточным суммам отпускных.
Вопрос №5. Какие удержания могут производиться по распоряжению нанимателя?
Практикуются 2 варианта: излишние выплаты сотруднику в рамках трудовых отношений и в случае нанесения материального урона нанимателю.
Работник отказался вернуть излишек отпускных
Ранее мы писали, что если работник отказался вернуть излишек отпускных (в части, превышающей 20% лимит), то компания может обратиться в суд. Но успех маловероятен. В случае проигрыша компания, во-первых, должна будет скорректировать данные налогового учета. Столичные налоговики считают, что расходы работодателя, понесенные в связи с увольнением работника, не отработавшего дни предоставленного отпуска, не учитываются при формировании налогооблагаемой прибыли в связи с их несоответствием положениям статьи 252 НК РФ (письмо УФНС РФ по г. Москве от 30.06.2008 № 20-12/061148).
Во-вторых, работодатель не сможет воспользоваться п. 2 ст. 266 НК РФ, согласно которому суммы безнадежных долгов включаются в расходы. Дело в том, что случаи, когда долг становится безнадежным, прямо прописаны в данном пункте и рассматриваемая ситуация там не указана. Минфин РФ в письме от 02.02.2006 № 03-03-04/1/72 подтверждает невозможность отнесения на расходы сумм, проигранных в суде.
Прощать долг также не рекомендуем, сумма прощенного долга не учитывается в расходах, так как не соответствует критериям, установленным п. 1 ст. 252 НК РФ. Кроме того, в п. 16 ст. 270 НК РФ прямо указано, что стоимость безвозмездно переданного имущества не уменьшает налогооблагаемую прибыль. Это подтверждают и чиновники (письмо УФНС России по г. Москве от 20.06.2012 № 16-15/053953@).
Если же компания не будет обращаться в суд за взысканием с работника излишка отпускных, то возникший долг она сможет списать на расходы по истечении срока исковой давности. Ведь согласно п. 2 ст. 266 НК РФ задолженность становится безнадежной по истечении срока исковой давности.
Правда, в данной ситуации все равно придется скорректировать налоговую базу по налогу на прибыль за период выплаты отпускных (письмо УФНС РФ по г. Москве от 30.06.2008 № 20-12/061148).
Кстати, чиновники считают, что в случае прощения или списания долга (по истечении срока исковой давности) у бывшего работника возникает облагаемый доход. Такое мнение высказано в письме Минфина РФ от 17.06.2014 № 03-04-06/28915. Удержать с него НДФЛ работодатель, конечно, не сможет, но, по мнению финансистов, он обязан подать в ИФНС сведения о невозможности удержать налог.
Позиция чиновников не бесспорна, ведь при выплате отпускных с работника уже был удержан НДФЛ. Тем не менее, во избежание споров с ИФНС, соответствующую справку лучше подать.
Как удержать за предоставленный авансом отпуск
На основе вышесказанного сформулируем алгоритм действий работодателя по удержанию за отпуск авансом при увольнении работника:
- Рассчитать количество предоставленных, но не отработанных отпускных дней и вместе с этим излишне выплаченную сумму отпускных.
- Предупредить работника о сумме предстоящего удержания. В каком размере это будет сделано, 20% или больше, решает руководитель, т. к. выше отмечалось, что судебная позиция по этому вопросу неоднозначна.
- Издать приказ об удержании с расчетной суммы в пользу погашения долга, возникшего в результате предоставленного, но не отработанного отпуска.
- В последний рабочий день произвести полный расчет с уволившимся сотрудником.
Возможна ситуация, когда удержанная сумма не покрывает долг полностью (такое вполне вероятно, если из суммы расчета было вычтено только 20% или меньше). Тогда у работодателя остается 2 варианта:
- договориться с бывшим сотрудником о добровольном внесении им недостающей суммы в кассу предприятия (или на расчетный счет);
- списать (простить) долг.
Когда удержание отпускных при увольнении невозможно
Законодатель ограничивает круг лиц, из расчетных средств которых удерживается сумма. Нельзя удержать, если должник уходит по обстоятельствам (п. 1, 2, 5, 6, 7 ст. 83, п. 8 ч. 1 ст. 77, п. 1, 2, 4 ч. 1 ст. 81):
- неспособность исполнять обязанности из-за болезни, увечья, отказ от перевода на предложенные рабочие места;
- призыв на военную службу;
- восстановлен ранее занимавший это рабочее место;
- невозможность заниматься трудовой деятельностью;
- уход из жизни сотрудника, работодателя, признание этого факта судом;
- чрезвычайная ситуация из-за стихийного бедствия, крупной аварии на производстве, транспорте, войны, эпидемии;
- ликвидация, сокращение штата;
- поменялся владелец имущества организации (пункт распространяется на директора, заместителей директора, главбуха).
В каких ситуациях можно выполнять удержание за эти дни, а когда нет
В ТК закреплено право администрации компании выполнить удержание, если работник получил отпуск авансом, а затем решил увольняться. Однако есть ситуации, при которых удерживать с работника такие суммы запрещается.
К ним относятся:
- Если на предприятии проводится процедура сокращения;
- Если работник увольняется по причине ликвидации организации;
- Если заключение медосмотра требует перевода сотрудника на место с более легким трудом, и производится увольнение по причине отсутствия необходимых вакансий либо отказа самого работника от перевода.
- Происходит увольнение директора либо главного бухгалтера из-за смены собственников компании;
- Работнику приходится увольняться в связи с призывом на армейскую службу;
- Расторжение контракта производится по причине кончины работника;
- Сотруднику выдано медицинское заключение о невозможности дальнейшего исполнения трудовых обязанностей;
- Трудовое соглашение расторгается из-за форс-мажорных обстоятельств (катастроф, стихийных бедствий, эпидемии, аварии и т.д.)
Формула расчета удержаний
Каждый работник бухгалтерского отдела предприятия обязан обладать методикой расчета размера платежей на счет организации за излишние дни отпуска, чтобы правильно рассчитать сумму долга. Чтобы определить, сколько должен выплатить работник, достаточно произвести последовательность из двух шагов.
- Определение количества дней отпускного периода, которые не были отработаны сотрудником (расчеты можно производить на калькуляторе).
Для вычисления суток, которые необходимо оплатить, существует специальная формула: А = В-(С/12*D), где А – это количество неотработанных дней отпускного периода, В – количество использованных суток за время осуществления рабочей деятельности на предприятии, С – количество положенных сотруднику отпускных дней, 12 – количество месяцев в году, D – количество месяцев работы на предприятии. Эта формула необходима для точного расчета, чтобы не переплатить рабочему.
Если гражданин проработал половину месяца или более чем половину, то происходит округление до полного месяца. При отработке менее половины месяца, его не считают.
Кроме того, число дней отпуска, которые являются отработанными, можно округлить, но согласно российскому трудовому законодательству округление можно только уменьшить в пользу работника.
То есть, например, если в итоге получилось 4,4 дня, то округление происходит не до 5, а до 4 календарных дней.
- Расчет неотработанных дней отпускного периода.
Порядок удержания отпускных при увольнении
Как удержать излишне выплаченные отпускные при увольнении? Удержание за неотработанные дни отпуска при увольнении должно производиться работодателем с учетом ограничений, установленных ст. 138 ТК РФ. Согласно ч. 1 статьи, их размер не должен превышать 20% суммы выплачиваемой заработной платы, даже если сам сотрудник не возражает против вычета большей суммы.
Это тоже важно знать:
Значение 33 статьи Трудового Кодекса при увольнении: официальный текст, что изменилось
В том случае, если размер переплаты отпускных при произведении окончательного расчета с сотрудником при увольнении превысит максимально допустимую сумму, тот может в добровольном порядке погасить возникшую задолженность. Возврат может быть сделан путем внесения наличности через кассу предприятия или перечисления на его текущий счет в банке.
Если уволенный сотрудник этого не сделает, работодатель сможет востребовать с него образовавшийся долг только через суд. Судебная же практика по вопросу взыскания с сотрудника долга из-за невозможности произвести удержание за неотработанные дни отпуска при увольнении очень противоречива.
Так, одни судьи считают, что удержание за неотработанный отпуск при увольнении не может быть поставлено в зависимость от того, имеется ли у сотрудника достаточный для покрытия такой задолженности доход в виде выплачиваемой перед увольнением зарплаты (апелляционное определение Верховного суда Республики Карелия от 11.01.2013 № 33-111/2013).
Другие — уверены, что если при увольнении нет возможности удержать всю сумму, выплаченную за неотработанный отпуск, то работодатель не может требовать погашения такого долга от уволенного сотрудника. Если, конечно, речь не идет о счетной ошибке при расчете либо недобросовестности самого работника — в этих случаях такое право у работодателя есть в силу ч. 2 ст. 137 ТК (постановление Президиума Ростовского областного суда от 15.09.2011 № 44г-109).
Бухгалтерские проводки
Порядок, как в бухгалтерском учете показывать удержание за неотработанные дни отпуска при увольнении было раскрыто Минфином в его письме, опубликованном в 2003 году. При этом в нем был показан случай, при котором работник добровольно погашает сумму долга наличными средствами. В документе Минфин советует для выполнения всех корректировок пользоваться методом сторно.
| По Дебету | По Кредиту | Описание операции |
| 20,23,25,26,44 | 70 | Сторнирование суммы излишне выплаченных отпускных за период отпуска. При этом в качестве счета затрат выбирается тот, где производится учет отпускных выплат данной категории сотрудников. |
| 96 | 70 | Сторнирование сумм отпускных, которые начислялись из резерва. Эту проводку необходимо делать, если суммы отпускных выплачиваются из резерва, а не сразу списываются на счета затрат. |
| 50 | 70 | В кассу передана сумма излишне выданных отпускных |
| 70 | 68 | Производится сторнирование начисленных налогов и взносов. |
| 20,23,25,26,44 | 69 |
ТК РФ об отпуске и отпускных
Закон говорит о том, что отпуск сотрудникам может быть дан в любое время, если это не противоречит производственной необходимости (ст. 122 ТК РФ). По общему правилу стаж для предоставления полноценного отпуска составляет полгода. Получив гарантированные законодательством 28 дней отдыха, за 6 месяцев работник на самом деле отработал только 2 отпускных недели. Расчет идет на то, что оставшееся оплаченное отпускное время будет им отработано во втором полугодии. Полный отпуск отрабатывается не менее чем 11 месяцами.
Закон не запрещает предоставлять отпуск раньше отработанных сотрудником 6 месяцев, а в последующие годы работы отпуск может быть запланирован по графику даже в самом начале рабочего года или в любое другое время.
Если же работник уходит со своей должности раньше, чем отработает уже «отгулянное» и оплаченное время, работодатель имеет право взыскать средства, потраченные на отпускные для такого сотрудника (ст. 137 ТК РФ).
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Удержание отпускных – законное право работодателя, но это не вменяется ему в обязанность. Мнение работника при этом не учитывается, решение работодателя остается в его собственной компетенции.
Когда действует запрет на удержание отпускных?
Излишне выплаченные отпускные за полученный авансом отпуск работодатель может удержать из заработной платы увольняющегося сотрудника, за исключением нескольких случаев. Так, согласно абз. 4 ч. 2 ст. 137 кодекса о труде, удержание при увольнении за предоставленный авансом отпуск не может быть произведено, если сотрудник увольняется по причине:
- отказа от перевода на другую работу по медпоказаниям либо из-за отсутствия такой возможности у работодателя;
- сокращения штата у работодателя либо его ликвидации, а также смены собственника, которая привела к увольнению руководства компании;
- восстановления по решению суда (трудинспекции) работавшего ранее на этой должности сотрудника;
- призыва на воинскую службу (в т. ч. альтернативную);
- признания сотрудника по медпоказаниям нетрудоспособным;
- наступления форс-мажора, признанного российским правительством таковым и не позволяющим далее продолжать трудовую деятельность;
- смерти ИП-работодателя.
Если имеет место хотя бы одно из указанных выше оснований, работодатель не вправе удержать за отпуск при увольнении. Если же сотрудник увольняется по другим причинам, то у работодателя есть все основания произвести при увольнении удержание за использованный отпуск из его заработной платы. Удержание, согласно ч. 3 ст. 137 кодекса, должно быть произведено в течение месяца после завершения срока, определенного для погашения сотрудником возникшей задолженности в виде переплаченных отпускных.
Не допускается также удержание компенсации за неиспользованный отпускпри увольнении, например, в случае последующего восстановления сотрудника в должности, поскольку ни ТК, ни любой другой нормативный акт подобных оснований для вычета из зарплаты не содержит. Более того, выплаченная ранее компенсация не дает работодателю права отказать восстановленному работнику в предоставлении отпуска.
«Отпускные» права и обязанности
При разрыве трудовых отношений работодатель должен выполнить множество обязательных действий, регулируемых трудовым законодательством. В их числе обязанность выдачи работнику всего заработанного им к моменту увольнения.
Отпускные выплаты — один из элементов окончательного расчета с увольняющимся сотрудником. Их состав зависит от того, сколько накоплено неотгулянных отпускных дней и воспользовался ли сотрудник в текущем периоде своим правом на отпуск (ст. 127 ТК РФ).
Об обстоятельствах, влияющих на расчет отпускных дней при расторжении трудового договора, см. в материале «Как рассчитать количество дней отпуска при увольнении?».
Помимо указанной обязанности у работодателя есть право — удержать из дохода увольняющегося работника сумму авансовых отпускных (ст. 137 ТК РФ).
Реализовать указанное право можно не во всех случаях. Если увольнение сотрудника происходит по основаниям, перечисленным в ст. 137 ТК РФ, удержать с него излишне выплаченные отпускные не получится. Например, подобный запрет на удержание касается ситуации увольнения по причине сокращения штата или закрытия фирмы, а также в иных предусмотренных законодательством случаях.
Узнайте, как складывается свежая судебная практика по этому вопросу, из аналитической подборки от КонсультантПлюс. Получите пробный доступ к системе и переходите к материалу бесплатно.
Кроме того, работодатель может разобраться с долгом работника иным способом. Об этом поговорим в следующем разделе.
Как рассчитать количество дней отпуска в 2021 году, узнайте из этой публикации.