Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Учет расходов на загранкомандировки в «1С:Бухгалтерии 8»». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Необходимость компенсации понесенных в связи с командировкой расходов, ложится на работодателя в соответствии со ст. 168 ТК. Размер выплат организация вправе закрепить своими нормативными документами, издав, например, положение о командировках.
При расчете базы по налогу на прибыль суточные в полном объеме можно учесть в составе расходов.
При выплате суточных в иностранной валюте для расчета базы по налогу на прибыль потребуется, в соответствии со ст. 264 п.1 НК РФ, конвертировать в рубли по курсу ЦБ на день получения командированным работником суточных.
В случае если суточные были начислены в иностранной валюте, но выданы работнику в их рублевом эквиваленте, конвертирование не потребуется.
Суточные для загранкомандировок в пределах, определенных Правительством РФ для бюджетных организаций – 2500 рублей в сутки, не облагаются НДФЛ (ст.217 НК РФ). Суммы суточных выплат сверх этого предела становятся объектом налогообложения.
Формула расчета НДФЛ по рублевым суточным сверх лимита в 2500 рублей будет следующей:
(Сумма выплаченных суточных – 2500 рублей)× количество командировочных дней = налоговая база.
Формула расчета НДФЛ по валютным суточным сверх лимита в 2500 рублей в эквиваленте выглядит следующим образом:
(Суточные в валюте за 1 день × курс валюты – 2500 рублей) × количество командировочных дней = налоговая база.
Суточные в составе расходов
Рассмотрим как учитываются суточные выплаты в составе расходов по налогу на прибыль и при расчете УСН.
Налог | Учитываются в составе расходов |
Налог на прибыль | · Включается в состав расходов сумма суточных, в пределах утвержденного в организации лимита (за исключением однодневных командировок за пределами РФ);
· Включается в состав расходов сумма суточных, в пределах 50% утвержденного в организации лимита (для однодневных загранкомандировок) |
УСН «доходы минус расходы» | Включается в состав расходов сумма суточных, в пределах утвержденного в организации лимита |
Суточные расходы в командировке
Специалист может претендовать на компенсацию, но не больше, чем установлен максимальный размер расходов. Такое правило действует в основном для суточных. Однако некоторые госучреждения ограничили и траты на проживание в гостиницах.
Учреждение определяет и регламентирует лимиты самостоятельно, исходя из собственных финансовых возможностей. Так, например, для некоторых федеральных госслужащих максимальный размер суточных равен 100 рублей в день, а норма платы за гостиничный номер — 1000 рублей в сутки, тогда как в коммерческих фирмах ограничений нет вовсе.
Отметим, что ст. 168 Трудового кодекса «Командировки» оплату (ее размеры) не ограничивает. Это исключительно решение учреждения. Такие лимиты должны быть утверждены отдельным приказом или локальным распоряжением руководства.
О порядке оформления затрат читайте в отдельном материале «Как оформить командировочные расходы в 2021 году».
Суточные в заграничных командировках.
Расчет суточных за заграничные командировки учитывает, сколько времени сотрудник провел в другой стране.
Если работник покинул границы России в день выезда, то ему начисляются средства (2500 руб. в сутки) исходя из нормативов по зарубежным поездкам.
В случае, если командировка предусматривает временное пребывание в другой стране, то оплачивается только этот период. За все остальные дни начисляются суточные в пределах страны.
Работник предоставляет работодателю финансовый отчет о потраченных суммах, после чего делается перерасчет командировочных расходов.
Если сотрудник потратил больше, чем он получил перед поездкой, то ему делается дополнительная выплата. В случае, когда расходы меньше, то разница удерживается с его зарплаты после получения письменного разрешения.
Работодатели имеют права не оплачивать суммы, которые были потрачены командировочным, без согласования с ними, если они не касаются оплаты проживания или транспорта для того, чтобы добраться до нужного места.
Порядок возмещения командировочных расходов
Правила направления работников в служебные командировки как на территории Российской Федерации, так и на территории иностранных государств, определены Положением об особенностях направления работников в служебные командировки (утв. Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749).
Порядок и размеры возмещения работникам расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом организации (п. 11 Положения о командировках, ст. 168 ТК РФ).
Согласно статье 168 ТК РФ в случае направления работника в служебную командировку работодатель обязан ему возместить:
-
расходы на проезд;
-
расходы по найму жилого помещения;
-
дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);
-
иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя. Например, расходы на телефонную связь, представительские расходы, транспортные издержки и т. д.;
А при направлении в командировку на территорию иностранного государства работнику дополнительно возмещаются (п. 23 Положения о командировках):
-
расходы на оформление загранпаспорта, визы и других документов;
-
обязательные консульские и аэродромные сборы;
-
сборы за право въезда или транзита автомобильного транспорта;
-
расходы на оформление обязательной медицинской страховки;
-
иные обязательные платежи и сборы.
Размер суточных устанавливается коллективным договором или локальным нормативным документом организации (ЛНД). Можно устанавливать отдельные нормы суточных для каждой страны или группы стран. Предельные суммы, которые не облагаются НДФЛ и страховыми взносами на обязательное пенсионное, медицинское и социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством, составляют 700 руб. за каждый день нахождения в служебной командировке на территории РФ и 2 500 руб. — за пределами территории РФ. Для налога на прибыль и взносов на травматизм норматив не установлен (п. 1 ст. 217, пп. 12 п. 1 ст. 264, п. 2 ст. 422 НК РФ, письмо ФСС РФ от 17.11.2011 № 14-03-11/08-13985).
Выплата суточных при командировках за пределы территории РФ регламентирована пунктами 18-20 Положения о командировках:
-
при однодневной командировке суточные выплачиваются в размере 50 % от нормы для загранкомандировок;
-
даты пересечения государственной границы РФ при следовании с территории РФ и на территорию РФ определяются по отметкам пограничных органов в паспорте;
-
при направлении работника в командировку на территории стран, с которыми заключены межправительственные соглашения, на основании которых при пересечении границы отметки не делаются, дата пересечения государственной границы РФ определяется по проездным документам (билетам);
-
при следовании работника с территории РФ дата пересечения государственной границы включается в дни, за которые суточные выплачиваются по норме для командировок за границу. При следовании работника на территорию РФ – в дни, за которые суточные выплачиваются по нормам для России. Если работник направляется в командировку на территории двух и более иностранных государств, суточные за день пересечения границы между государствами выплачиваются в иностранной валюте по нормам, установленным для государства, в которое направляется работник.
Пример расчета командировочных
Допустим, начальник отдела технического контроля Клубтэкаев отправляется в командировку 05.12.2022 на 12 календарных дней. В период с 01.12.2021 по 30.11.2022 всего 247 рабочих дней. Исключаем период нахождения в ежегодном оплачиваемом отпуске — 20 рабочих дней, 11 рабочих дней за период временной нетрудоспособности. Итого 216 отработанных дней.
За отчетный период зарплата Клубтэкаева составила 540 000 рублей (45 000 рублей × 12 месяцев).
Средний дневной заработок составил 2500 рублей (540 000 рублей / 216 отработанных дней). Напомним, его выплачивают только за рабочие дни, в которые сотрудник находится в командировке. В нашем случае из 12 дней поездки 2 — выходные, и за них Клубтэкаев средний заработок не получит.
Клубтэкаев уезжает в служебную поездку на 12 дней, следовательно, суточных он получит 8400 рублей (700 рублей × 12 дней).
Общая сумма, которую необходимо выплатить сотруднику:
2500 руб. × 10 рабочих дней + 700 руб. × 12 календарных дней = 33 400 руб.
Ради интереса проверяем расчеты на калькуляторе.
Суточные при загранкомандировках
При служебных поездках за границу работнику оплачивают суточные за каждый день, которые он проводит в поездке. В эти дни также включаются выходные, праздники и дни в пути.
Важно! При однодневных зарубежных поездках работнику выплачивают суточные только в размере 50% от положенного (Положение №749).
В том числе суточные выплачиваются и за дни болезни работника в поездке. Причем, если продолжительность болезни превысила длительность командировки, то суточные придется доплатить. Доплачивают суточные также и в том случае, если работник в командировке задерживается, но только если такая задержка согласована с работодателем.
В том случае если работник возвращается позже положенного времени из командировки по собственной инициативе, то суточные за дни задержки выплачиваться не нужно. Работник может задержаться, например, в том же городе по собственным нужном или уехать из места поездки в отпуск. Такой же порядок действует и в том случае, если по своей инициативе работник отправился в служебную поездку раньше положенного времени.
Пример расчета НДФЛ с суточных
Начальника отдела маркетинга И.Н. Краснову направили в загранкомандировку в Мадрид на 5 дней. Суточные для загранкомандировок руководителям подразделений Положением о командировках компании установлены в размере 5000 рублей. Накануне поездке Красновой выдали сумму 25 000 рублей (5000 рублей х 5 дней). На следующий рабочий день после возвращения из командировки Краснова предоставила авансовый отчет, который в тот же день утвердили. Налоговые вычеты Красновой не предоставляют, рассчитаем НДФЛ:
(5000 – 2500) х 5 х 13% = 1625 рублей. Начислить НДФЛ нужно будет в последний день месяца поездки, а уплатить в первый день выдачи зарплаты. Проводки будут следующими:
Хозоперация | Проводки | |
Дебет | Кредит | |
Красновой выдали из кассы суточные | 71 | 50 |
Сверх лимита по суточным начислили НДФЛ | 70 | 68 (НДФЛ) |
НДФЛ перечислили в бюджет | 68 (НДФЛ) | 51 |
Бухгалтерский учет суточных в 2021 году
При заграничных командировках учет суточных производится как в отечественной, так и в зарубежной валюте. Так, для учета суточных в 2021 году актуальны такие бухгалтерские проводки:
- Д-т 71 – К-т 50.2 – суточные средства были предоставлены из кассы с иностранной валютой;
- Д-т 71 – К-т 50.1 – суточные средства были выданы в рублях на период нахождения сотрудника в пределах РФ;
- Д-т 20, 23, 25, 26, 44 – К-т 71 – сотрудником был предоставлен отчет по факту прибытия из зарубежной командировки. Суточные, выданные в отечественной валюте, будут списываться прямо. В свою очередь, средства инвалюты будут списаны после их конвертации по текущему курсу на дату предоставления отчета;
- Д-т 91 – К-т 71 – на затраты списывается отрицательная курсовая разница;
- Д-т 50 – К-т 71 – авансовый остаток был возвращен в кассу;
- Д-т 71 – К-т 50 – субъекту был компенсирован перерасход по понесенным в командировке затратам;
- Д-т 70 – К-т 68 – на объем превышения норм суточных был начислен подоходный налог.
В целях налогообложения для суточных при зарубежных поездках была определена граница в 2500 руб. В случае, если выдаваемая сотруднику сумма превышает указанную величину, разница будет облагаться налогом. Все подобные суммы должны отражаться в формах 2-НДФЛ и 6-НДФЛ.
Порядок учета командировочных расходов в 2019 — 2020 годах
Многие компании и ИП в процессе своей деятельности сталкиваются с необходимостью отправить сотрудников в поездку вне места постоянной работы с целью выполнения определенных поручений.
Такая поездка называется командировкой (ст. 161 ТК РФ).
При этом работодатель обязан сохранить за командированным работником его рабочее место, средний заработок, а также возместить понесенные им издержки, перечень которых установлен законодательством.
Чтобы правильно и обоснованно учитывать командировочные расходы, бухгалтер должен иметь надлежащим образом оформленные документы, подтверждающие факт хозяйственной операции.
Учет командировочных расходов можно разделить на 2 основных этапа:
- предварительный расчет и выдача денег под отчет командированному лицу;
- утверждение авансового отчета сотрудника о потраченных суммах.
Для того чтобы выплатить аванс работнику на расходы для командировки, бухгалтеру нужно рассчитать его на основании внутренних документов:
- приказа или распоряжения руководителя о направлении работника компании в служебную командировку, в котором указываются Ф. И. О. сотрудника, срок и назначение поездки (для выполнения служебного задания);
- письменного решения руководителя о поездке сотрудника в командировку на служебном или личном транспорте (если таковое принято).
Исходя из того, что написано в этих двух локальных документах, а также положения о командировках, разработанного и принятого в компании, бухгалтер рассчитывает денежный аванс, в который входят:
- стоимость билетов за проезд до места командировки и обратно;
- оплата за проживание в гостинице;
- суточные на каждый день нахождения в командировке;
Суточные при командировках в 2020 год
Суточные – это неотъемлемая часть расходов для тех компаний, которые часто отправляют своих сотрудников в командировки. Какие изменения в 2020 году ждут предприятия, при покрытии расходов работников во время поездок.
- Отмены суточных расходов в ближайшее время не произойдет;
- Необлагаемый НДФЛ предел суточных меняться не будет;
- Организации по-прежнему могут сами устанавливать размер суточных расходов, но все суммы, превышающие предел, облагаются подоходным налогом;
- При оплате расходов в валюте, если речь идет о поездах за пределы РФ, перевод рублей будет происходить по курсу на день утверждения отчета о командировке;
- При уплате НДФЛ курсовая разница подлежит обязательному включению.
Суточные при однодневной командировке
Российское законодательство не устанавливает минимальный срок командировки. В частности, выполнение задания своего работодателя может быть и однодневным. На предприятии такая командировка оформляется как многодневная поездка. Нужно выпустить приказ, а в табеле учета рабочего времени поставить о или «К».
После возвращения из поездки сотрудник должен отчитаться за использованную сумму.
Работодатель возмещает деньги, потраченные на проезд и питание. А как обстоит дело с суточными? Несмотря на то, что, согласно закону, однодневные поездки по территории РФ не оплачиваются, многие компании практикуют выплату соответствующей компенсации своим сотрудникам. И это однозначно правильно, ведь оставить своего сотрудника без денег в поездке – далеко не самая хорошая идея. К примеру, компенсация по заграничным поездкам может составлять половину от суммы суточных, закрепленной в локальных документах фирмы.
Суточные в командировке: нормы 2020 года
Направляя сотрудника в командировку, организация
гарантирует ему сохранение должности и среднего заработка.
Кроме того, она должна компенсировать расходы, связанные
с деловой поездкой: эта норма регулируется ст.
167 ТК РФ.
Разберемся в терминах:
- Командировочные предназначены для оплаты базовых потребностей:
проживания и проезда. За эти расходы работник должен
отчитаться и подтвердить их документально (подойдут
квитанции из отеля и чеки об оплате транспорта). - Суточные нужны, чтобы компенсировать дополнительные траты: сюда
относятся любые платежи, не согласованные с работодателем
заранее. Сотрудник может распоряжаться суточными по своему
усмотрению — сдавать по ним бухгалтерские отчеты
не нужно.
Законом установлено, что возмещение расходов должно
производиться авансом. На это прямо указывает
Постановление Правительства РФ от 13.10.2008 № 749.
И хотя
единых правил о сроках выплаты не существует, компания
может установить их самостоятельно и закрепить
во внутренних актах.
Командировка за границу: оформление
Пакет документов на зарубежные командировки не отличается от того, который составляется для поездок в пределах страны.
Для отправки работника в командировку оформляются следующие документы:
- Служебная записка на имя руководителя с просьбой отправить работника в поездку, с указанием места и времени. Это не обязательный документ, в некоторых организациях решение о командировке может приниматься устным распоряжением руководителя. Составляется в свободной форме.
- Приказ о направлении в командировку оформляется в унифицированной форме Т-9 или Т-9а. В приказе не делается отметка о том, что это командировка за границу, это и так понятно, поскольку в бланке приказа предусмотрена срока для указания, куда именно направляется работник.
- Авансовый отчет – составляется после возвращения работника из поездки.
Размеры суточных при загранкомандировках в 2021 году: таблица
Приведем некоторые размеры суточных при командировках за границу в 2021 году, установленных Правительством РФ для федеральных бюджетников (постановление от 26.12.2005 № 812). При желании, их можно использовать как ориентир любым юридическим лицам и ИП.
Страна | Размер суточных в долларах США | |
При командировке из России на территорию другой страны | При командировке сотрудников загран. учреждений РФ в пределах территории страны, где расположено загран. учреждение | |
Абхазия | 54 | 38 |
Австралия | 60 | 42 |
Австрия | 66 | 46 |
Азербайджан | 57 | 40 |
Албания | 67 | 47 |
Алжир | 65 | 46 |
Ангола | 80 | 56 |
Андорра | 62 | 43 |
Антигуа и Барбуда | 69 | 48 |
Аргентина | 64 | 45 |
Армения | 57 | 40 |
Афганистан | 80 | 56 |
Багамские острова | 64 | 45 |
Бангладеш | 67 | 47 |
Барбадос | 68 | 48 |
Бахрейн | 66 | 47 |
Белиз | 59 | 41 |
Белоруссия | 57 | 40 |
Бельгия | 64 | 45 |
Бенин | 66 | 46 |
Бермудские Острова | 69 | 48 |
Болгария | 55 | 39 |
Боливия | 63 | 44 |
Босния и Герцеговина | 60 | 42 |
Ботсвана | 64 | 45 |
Бразилия | 58 | 41 |
Бруней | 57 | 40 |
Буркина-Фасо | 72 | 50 |
Бурунди | 74 | 52 |
Вануату | 68 | 48 |
Великобритания | 69 | 48 |
Венгрия | 61 | 43 |
Венесуэла | 64 | 45 |
Вьетнам | 63 | 44 |
Габон | 70 | 49 |
Гаити | 61 | 43 |
Гайана | 67 | 47 |
Гамбия | 62 | 43 |
Гана | 66 | 46 |
Гватемала | 68 | 48 |
Гвинея | 66 | 46 |
Республика Гвинея-Бисау | 91 | 64 |
Германия | 65 | 46 |
Гибралтар | 69 | 48 |
Гондурас | 75 | 53 |
Гренада | 92 | 64 |
Греция | 58 | 41 |
Грузия | 54 | 38 |
Дания | 70 | 49 |
Джибути | 75 | 53 |
Содружество Доминики | 69 | 48 |
Доминиканская республика | 59 | 41 |
Египет | 60 | 42 |
Замбия | 68 | 48 |
Заморские территории Франции | 65 | 46 |
Зимбабве | 57 | 40 |
Израиль | 70 | 49 |
Индия | 62 | 43 |
Индонезия | 69 | 48 |
Иордания | 62 | 43 |
Ирак | 81 | 57 |
Иран | 62 | 43 |
Ирландия | 65 | 46 |
Исландия | 70 | 49 |
Испания | 62 | 43 |
Италия | 65 | 46 |
Йемен | 66 | 46 |
Кабо-Верде | 64 | 45 |
Казахстан | 55 | 39 |
Каймановы Острова | 69 | 48 |
Камбоджа | 68 | 48 |
Камерун | 69 | 48 |
Канада | 62 | 43 |
Катар | 58 | 41 |
Кения | 66 | 46 |
Кипр | 59 | 41 |
Киргизия | 56 | 39 |
Республика Кирибати | 75 | 52 |
Китай | 67 | 47 |
Китай (Гонконг) | 67 | 47 |
Китай (Тайвань) | 67 | 47 |
Колумбия | 65 | 46 |
Коморские Острова | 86 | 60 |
Конго | 85 | 60 |
Демократическая Республика Конго | 76 | 53 |
Корейская Народно-Демократическая Республика | 65 | 46 |
Республика Корея | 66 | 46 |
Коста-Рика | 63 | 44 |
Кот-д’Ивуар | 74 | 52 |
Куба | 65 | 46 |
Кувейт | 59 | 41 |
Лаос | 64 | 45 |
Латвия | 55 | 39 |
Лесото | 61 | 43 |
Либерия | 78 | 55 |
Ливан | 73 | 51 |
Ливия | 70 | 49 |
Литва | 57 | 40 |
Лихтенштейн | 71 | 50 |
Люксембург | 61 | 43 |
Маврикий | 63 | 44 |
Мавритания | 67 | 47 |
Мадагаскар | 64 | 45 |
Макао | 67 | 47 |
Македония | 60 | 42 |
Малави | 66 | 46 |
Малайзия | 60 | 42 |
Мали | 70 | 49 |
Мальдивы | 67 | 47 |
Мальта | 61 | 43 |
Марокко | 58 | 41 |
Мексика | 64 | 45 |
Мозамбик | 68 | 48 |
Молдавия | 53 | 37 |
Монако | 65 | 46 |
Монголия | 59 | 41 |
Мьянма | 65 | 46 |
Намибия | 61 | 43 |
Науру | 60 | 42 |
Непал | 65 | 46 |
Нигер | 78 | 55 |
Нигерия | 72 | 50 |
Нидерланды | 65 | 46 |
Никарагуа | 68 | 48 |
Новая Зеландия | 65 | 46 |
Новая Каледония | 60 | 42 |
Норвегия | 79 | 55 |
Объединенные Арабские Эмират | 60 | 42 |
Оман | 62 | 43 |
Пакистан | 69 | 48 |
Палау, остров | 63 | 44 |
Палестина | 70 | 49 |
Панама | 64 | 45 |
Папуа-Новая Гвинея | 68 | 48 |
Парагвай | 57 | 40 |
Перу | 63 | 44 |
Польша | 56 | 39 |
Португалия | 61 | 43 |
Пуэрто-Рико | 72 | 50 |
Руанда | 72 | 50 |
Румыния | 56 | 39 |
Сальвадор | 68 | 48 |
Самоа | 64 | 45 |
Сан-Марино | 65 | 46 |
Сан-Томе и Принсипи | 74 | 52 |
Саудовская Аравия | 64 | 45 |
Свазиленд | 65 | 46 |
Сейшельские Острова | 71 | 50 |
Сенегал | 70 | 49 |
Сент-Люсия | 69 | 48 |
Сербия и Черногория | 60 | 42 |
Сингапур | 61 | 43 |
Сирия | 62 | 43 |
Словакия | 59 | 41 |
Словения | 57 | 40 |
Соломоновы Острова | 56 | 39 |
Сомали | 70 | 49 |
Судан | 78 | 55 |
Суринам | 69 | 48 |
США | 72 | 50 |
Сьерра-Леоне | 69 | 48 |
Таджикистан | 60 | 42 |
Таиланд | 58 | 41 |
Танзания | 66 | 46 |
Того | 65 | 46 |
Тонга | 54 | 38 |
Тринидад и Тобаго | 68 | 48 |
Тунис | 60 | 42 |
Туркменистан | 65 | 46 |
Турция | 64 | 45 |
Уганда | 65 | 46 |
Узбекистан | 59 | 41 |
Украина | 53 | 37 |
Уругвай | 60 | 42 |
Фиджи | 61 | 43 |
Филиппины | 63 | 44 |
Финляндия | 62 | 43 |
Франция | 65 | 46 |
Хорватия | 63 | 44 |
Центрально-Африканская Республика | 90 | 63 |
Чад | 95 | 67 |
Чехия | 60 | 42 |
Чили | 63 | 44 |
Швейцария | 71 | 50 |
Швеция | 65 | 46 |
Шри-Ланка | 62 | 43 |
Эквадор | 67 | 47 |
Экваториальная Гвинея | 79 | 55 |
Эритрея | 68 | 48 |
Эстония | 55 | 39 |
Эфиопия | 70 | 49 |
Южная Осетия | 54 | 38 |
Южно-Африканская Республика | 58 | 41 |
Ямайка | 69 | 48 |
Япония | 83 | 58 |
Ведите учет в Контур.Бухгалтерии — удобном онлайн-сервисе для расчета зарплаты, командировочных, пособий и отправки отчетности в ФНС, ПФР и ФСС. Получить бесплатный доступ на 14 дней
Лимита по суточным не существует, компании могут устанавливать любой размер, оговорив ее во внутренних документах. Малые предприятия часто ограничивают суточные 700 рублями, потому что эта сумма не облагается НДФЛ (п.3 ст. 217 НК РФ). Если суточные больше, то с суммы превышения придется удержать НДФЛ. Для загранкомандировок не облагаемый лимит суточных — 2 500 рублей.
С 2021 года суточные сверх лимитов облагаются страховыми взносами. Но взносы «на травматизм» с суточных платить не нужно.