Как открыть кафе с нуля: пошаговая инструкция

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как открыть кафе с нуля: пошаговая инструкция». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Если ваш выбор пал на помещение, которое до этого не использовалось для общепита, рекомендуем обратиться за помощью к проектной компании. Обычные дизайнерские фирмы не помогут получить все нужные разрешения. Поэтому важно, чтобы такая компания была членом саморегулируемой организации (СРО) по проектным работам. Тогда она поможет:

— спроектировать;
— получить разрешение на реконструкцию;
— провести реконструкцию;
— получить разрешение на ввод в эксплуатацию;
— утвердить новый технический план для БТИ.

При открытии заведения с нуля вам придётся сотрудничать с инстанциями:

— СЭС — будьте готовы к соблюдению норм освещения, вентиляции, влажности, структуры и объёмов помещения.
— Пожарная инспекция — требует соблюдать противопожарную защиту, сигнализацию, план эвакуации, нормы вентиляции и тд.
— Энергосбыт и водоканал.

Учет и отчетность в пивном магазине

Вот ключевые моменты.

1. Согласно 54-ФЗ розница продает пиво и слабоалкогольные напитки только через онлайн-кассы с ФФД 1.2.

2. Подключитесь к ЕГАИС для подтверждения закупок и остатков. Реализация алкопродукции обязательно учитывается в этой системе. Иначе — штраф до 300 000 рублей с конфискацией. Порядок описан здесь.

3. Ежеквартально сдавайте декларацию об оборотах в Росалкогольрегулирование. В электронном виде, не позднее 20 числа месяца, следующего за отчетным. То есть, в апреле, июле, октябре, январе.

4. Заведите журнал розничных продаж. Записи делаются при открытии каждой новой кеги при торговле на разлив. Журнал ведется в личном кабинете ЕГАИС в электронном виде.

5. Автоматизируйте продажи с помощью учетной системы. Например, МойСклад, где есть бесплатная интеграция с ЕГАИС.

Принимайте товар от поставщиков и отправляйте данные об обороте пива напрямую, что в разы сэкономит ваше время на заполнении отчетности. МойСклад автоматически сформирует акты списания на основании продаж за смену. Документы, которыми сервис обменивается с ЕГАИС, можно использовать для сдачи квартальной декларации.

Регистрация в налоговой

По ИП вы можете продавать только слабоалкогольные напитки, пиво, сидр и прочее. Если вы хотите продавать крепкий алкоголь и коктейли, нужно регистрировать юрлицо. Многие собственники заведений идут на компромисс и регистрируют ИП и юрлицо: само кафе с кухней ведут на ИП, а бар на ООО. Это как раз тот случай, когда в заведении вам отдают два чека: отдельно по бару и по кухне.

ИП — это простое ведение налогового и бухгалтерского учёта, но в то же время большая ответственность: вы отвечаете личным имуществом за любые наложенные штрафы и запреты. И такая форма не подойдёт, если вы планируете вести бизнес с партнёрами или ваш инвестор претендует на часть заведения.

Какие документы нужны для подачи в налоговую для ИП:

— заявление по форме Р21001;
— паспорт;
— квитанция об уплате госпошлины;
— нотариальная доверенность для представителя, если нужно.

Юридические документы

Можно начать сбор требуемых бумаг с документов для регистрации бизнеса. Но мы рекомендуем сначала выбрать помещение. Оплачивать налоги вы будете с момента регистрации бара, независимо от того делаете ремонт или уже принимаете гостей.

Выбирая помещение для обустройства бара, учтите, что питейное заведение, открываемое в цоколе или на первом этаже жилого дома, может вызвать недовольство его жильцов. Если вы арендуете помещение в жилом доме, отнеситесь к сбору документов максимально серьезно. Проверки не заставят себя ждать. Проверять вас будут в любом случае. Но жалобы соседей привлекают внимание контролирующих органов гораздо чаще, чем требует график проверок.

Помещение под бар может быть:

• в вашей собственности;
• в аренде.

Собирая комплект документов, нужно подготовить договор аренды (документ, оговаривающий ваши взаимоотношения с собственником помещения), купли-продажи или дарения.

Прежде чем подписать договор аренды, убедитесь, что предлагаемое вам сооружение соответствует или может быть приведено к санитарным и пожарным нормам для данного вида бизнеса.

Во-первых, помещение должно считаться нежилым фондом. Иначе вам придется переводить жилое помещение в нежилое. Во-вторых, если вас не устраивает планировка сооружения, самовольно ее менять нельзя. Изменения согласовывают:

• архитектурным управлением;
• пожарными;
• санстанцией.

С архитектурным управлением согласовывается и наружный ремонт (изменение фасада здания).

Кроме документа, удостоверяющего права собственности на помещение под бар, вам понадобится согласование с БТИ. В некоторых городах и регионах (Москва, Питер) нужно получать паспорт на вывеску (его выдают на срок 1-5 лет) и документы, разрешающие использование баннеров.

После того, как вы определились со зданием, нужно заключить ряд договоров:

• на вывод мусора;
• утилизацию газоразрядных ламп;
• предоставление коммунальных услуг (отопление, водоснабжение, освещение);
• на слив сточных вод (с Водостоком);
• дератизацию, дезинфекцию и дезинсекцию;
• стирку или химическую очистку скатертей, полотенец, униформы сотрудников;
• ТО системы вентиляции;
• установку и ТО системы ППБ (сигнализации).

Шаг 1. Оцениваем рынок и идею

Первоначальным этапом для любой бизнес-идеи должна стать ее оценка. Задайте себе вопросы: это востребовано рынком? Каков уровень конкуренции? Почему нужно построить бизнес именно в этом направлении?

Последние годы в России активно развивается культура общественного питания. Как результат, стремительный рост числа заведений и разнообразия предложений, которые формируют особый интерес россиян к еде вне дома. Даже в период экономического кризиса население не отказывается от посещений заведений общепита, хотя и старается экономить на этом виде расходов. По оценкам экспертов, отечественный рынок общепита имеет перспективы роста, поскольку является достаточно емким. Следовательно, сфера общественного питания по-прежнему актуальна и перспективна.

Шаг 10. Учитываем риски

Для любого вида бизнеса свойственно наличие рисков. С какими сложностями можно столкнуться при открытии своего бара?

• Неудачный выбор местоположения и помещения бара. Можно запросто переоценить трафик или недооценть конкурентную среду. При выборе помещения могут быть упущены какие-то нюансы, которые проявятся при работе. Поэтому необходимо тщательно подходить к анализу торговой точки и учитывать различные факторы;

• Повышение цен на сырье, недобросовестные поставщики, некачественное сырье. В первом случае возникает риск увеличения расходов и, как следствие, отпускной цены, что может негативно сказаться на спросе. Во втором случае, риск связан с перебоями в производстве. Снизить вероятность этих угроз возможно при грамотном выборе поставщиков и включении в договор всех необходимых условий, которые предусматривают материальную ответственность поставщика при их нарушении;

• Реакция конкурентов. Поскольку рынок общественного питания достаточно насыщен, и конкуренция на нем высока, поведение конкурентов может оказывать сильное влияние. Чтобы его минимизировать, необходимо сформировать свою клиентскую базу, проводить постоянный мониторинг рынка, вводить программы лояльности клиентов, создавать конкурентные преимущества и уникальные предложения;

• Отказ в предоставлении аренды помещения или повышение стоимости аренды. Чтобы снизить этот риск, необходимо заключать договор долгосрочной аренды и тщательно выбирать арендодателя;

• Падение платежеспособного спроса. Нивелировать этот риск можно путем разработки эффективных программ лояльности, включающих скидки, услуги «счастливые часы» и т.д.;

• Проблемы с персоналом, под которыми подразумевается низкая квалификация, текучесть кадров, отсутствие мотивации сотрудников. Это может повлечь за собой снижение эффективности продаж, сокращение выручки, формирование негативного имиджа заведения. Снизить этот риск проще всего на этапе подбора персонала, принимая на работу сотрудников, отвечающих всем требованиям. Также следует предусмотреть систему премирования персонала;

• Поломка оборудования и простои производства. Нивелировать риск позволит проведение регулярного обслуживания оборудования с целью поддержания его работоспособности;

• Порча продуктов вследствие низкого спроса, поломки оборудования для хранения, неправильного хранения, ошибок в планировании. Для ресторанного бизнеса этот риск имеет высокую степень вероятности. Излишки продуктов может возникнуть по двум причинам: во-первых, из-за низкого уровня продаж и непопулярности некоторых блюд; а во-вторых, из-за ошибок в прогнозировании объема продаж. Снизить этот риск возможно путем грамотного планирования и прогнозирования, пересмотра ассортимента, исключения из меню нерентабельных блюд. Ошибки хранения продуктов, поломка холодильного оборудования могут привести к порче продуктов. Избежать этой угрозы возможно при обучении персонала и контроле за его работой, а также регулярном техническом обслуживании оборудования;

• Снижение репутации заведения в кругу целевой аудитории при ошибках в управлении или снижении качества услуг. Избежать этого поможет постоянный контроль качества продукции, получение обратной связи от клиентов заведения и проведение корректирующих мероприятий.

Определиться с кодами ОКВЭД необходимо до подачи заявления на регистрацию – они указываются в заявлении, подаваемом в ФНС. Для открытия ночного бара подходят следующие коды:

1. 56.30 – «Подача напитков» – основной код (включает деятельность баров, таверн, коктейльных залов, дискотек и танцевальных площадок (с преобладающим обслуживанием напитками), пивных баров, буфетов, фито-баров, автоматов по продаже напитков);
2. 47.2 – «Торговля розничная пищевыми продуктами, напитками и табачными изделиями в специализированных магазинах» – для продажи сигарет, упакованных продуктов питания;
3. 47.25.1 – «Торговля розничная алкогольными напитками, включая пиво, в специализированных магазинах» – для продажи упакованных/готовых напитков;
4. 47.99.2 – «Деятельность по осуществлению торговли через автоматы» – если в баре напитки/снеки будут продаваться в том числе через автоматы;
5. 93.29 – «Деятельность зрелищно-развлекательная прочая» – если планируется проведение дискотек, приглашение певцов/музыкантов для развлечения посетителей.

Если ночной бар снабжается кухней, основным становится код 56.10 «Деятельность ресторанов и услуги по доставке продуктов питания».

После того, как вы определитесь с концепцией заведения, нужно составить бизнес-план. Если проект будет запускаться без привлечения инвестиций или кредита, документ может быть оформлен в свободной форме.

Пошаговая инструкция по созданию бизнес-плана:

• Опишите концепцию заведения – в чем будет уникальность кафе.
• Расскажите о локации, целевой аудитории, о наличии конкурентов.
• Рассчитайте емкость рынка.
• Опишите стратегию развития кафе.
• Составьте план реализации проекта.
• Опишите производственные процессы (подготовить список оборудования, разработать меню, составить должностные инструкции для персонала и т.д.).
• Рассчитайте финмодель (доходы, расходы, рентабельности). Небольшое заведение общепита окупается в среднем за год.

Выбор концепции бара и создание бренда

Под концепцией бара подразумевают атмосферу, которую он создает своим посетителям. Можно выделить следующие виды:

• Пивной. Также можно назвать футбольным. Из посетителей – фанаты просмотра спортивных мероприятий, в баре обязательно должен быть большой телевизор, из продуктов питания подаваться лёгкие закуски, из напитков пиво;
• Винный бар. Спокойный и умиротворённый дизайн, подаются вина, закуски и полноценные блюда. Люди приходят, чтобы немного выпить и отдохнуть;
• Бар без алкоголя. Весёлая атмосфера, возможность сыграть в настольные игры. Подаются, как правило, лёгкие закуски, газированные напитки и соки. Из посетителей – подростки или парочки на первом свидании;
• Кофейный. Классический дизайн с цветовой гаммой внутреннего интерьера с преобладание серого или бежевого. Подаётся кофе, чай, какао, сладости в виде конфет и пирожных. Из посетителей – любители выпить чашечку кофе с утра или взбодриться вечером;
• Десертный. Разновидность кофейного заведения, отличается большим ассортиментом сладостей, могут добавляться тортики, фрукты и ягоды;
• Гриль-бар. Разновидность пивного бара, вместо закусок подаются блюда, которые готовятся на гриле, например, курочка, свиная рулька, шампиньоны с аппетитной корочкой;
• Молочный. Умиротворённая атмосфера, подаются молочные коктейли, лёгкие закуски и мороженое. В помещении для посетителей стоит телевизор с возможностью поиграть в приставку, столы для настольных игр Из посетителей – подростки или молодые парочки.;
• Фито-бар. Отделка помещения для посетителей натуральным деревом, создание природного антуража посредством сухих растений. Подаются чаи и различные отвары, из закусок салатики из овощей и фруктов;
• Суши-бар. Японский стиль, подача салатов, суши и роллов;

В любом бизнесе реклама – это основоположник успеха. Благодаря ей можно быстро завоевать любовь в сердцах потребителей и крепко «застрять» в головах клиентов. Но чтобы затраты не «съели» весь капитал, а эффективность была максимально высокой, нужно рационально пускать клич по правильным каналам.

Целевая аудитория баров приходится на группы молодых людей в возрасте от 18 до 35 лет. Эффективная реклама должна размещаться там, где находятся потенциальные клиенты. Распространяйте флаеры, открывайте группы в социальных сетях, давайте рекламу на самых прослушиваемых молодежных радиостанциях. Размещать рекламу на телевидении смысла нет, так как практически вся молодежь сейчас перешла в просторы интернета. Значит, в ход должны пойти баннеры на сайтах и форумах местной направленности.

Чтобы скорее развиться и стать популярнее – станьте ближе к своим потребителям: общайтесь, проводите развлекательные мероприятия, устраивайте акции. Молодежь любит общение и веселье. Проработайте поощрительные программы и выпустите накопительные карты постоянных клиентов.

Риски при открытии бара

Каждый вид бизнеса является рисковым, открытие небольшого бара не является исключением. С какими рисками можно встретиться?

🔎 Невыгодное расположение бара. Можно недооценить конкурентов, которые находятся поблизости или упустить мелкие детали, которые во время работы создадут большие трудности. В связи с этим требуется подробно исследовать рынок и учитывать все нюансы.

📦 Проблемы с поставщиками. Этот фактор вызовет перебои в работе бара. Защитить себя можно благодаря грамотному подходу к выбору поставщиков.

😈 Конкуренты. Чтобы оградить или минимизировать влияние конкурентов следует собрать базу клиентов, постоянно работать на создание выгодных предложений, мониторить рынок.

🤦‍♀️Трудности в работе с арендодателем. Для того, чтобы не сталкиваться с недобросовестным арендодателем следует тщательно подходить к процессу выбора арендодателя.

🤴 Персонал. Низкая квалификация, текучесть кадров понесут за собой снижение имиджа бара. Минимизировать этот риск можно нанимая только подготовленный персонал и предусматривая курсы и тренинги.

🔧 Неисправное оборудование. Этот фактор приведёт к простоям производства. Снизить риск поможет регулярное техническое обслуживание.

🧺 Порча продуктов питания. Предшествовать появлению проблемы может неверное хранение, сломанное холодильное оборудование, отсутствие спроса на блюда.

Излишки появляются из-за завышенных ожиданий спроса или маленького объёма продаж. Избежать этого риска можно путём пересмотра меню и исключения из него непопулярных блюд. Контроль за исправной работой оборудования поможет избежать проблем порчи продуктов.

📢 Репутация. В условиях конкуренции легко потерять целевую аудиторию или лишиться качества услуг. Постоянный контроль за работой заведения и внимание к обратной связи посетителей помогут решить и эту проблему.

Ошибки новичков при открытии своего бара

• Скудный ассортимент. Узкий выбор скорее оттолкнёт потенциального посетителя, чем привлечёт.
• Неправильный выбор расположения помещения. Здесь следует обратить внимание на проходимость выбранного места и возможность для посетителей удобно добираться до бара.
• Отсутствие работы с обратной связью. Владелец бара должен обращать внимание на отзывы людей. Отзывы в книге жалоб, на сайте или в социальных сетях. С учётом этого корректируется работа заведения, что позволяет ему развиваться в положительную сторону.
• Работа только с одним поставщиком для бара и кухни. Для того, чтобы избежать возможных проблем с поставкой продуктов рационально сотрудничать с несколькими поставщиками сразу.

На каком этапе нужно начать подбирать сотрудников и сложно ли собрать команду

После пандемии в столице большие проблемы с персоналом: сложно найти официантов, шефов, сотрудников на кухню. За несколько месяцев локдауна люди покинули профессию и больше не хотят в нее возвращаться. Однако с этой проблемой сталкиваются все, вы не одни такие. Можно обратиться в агентства, которые обычно берут два месячных оклада в случае закрытия позиции, можно пытаться найти через друзей и знакомых, но в итоге с линейным персоналом кухни и зала проблемы решить можно.

Другое дело – ключевой персонал. Для бара это управляющий, сомелье и шеф – как минимум одного из них нужно найти к моменту старта. Кстати, сегодня все более популярным становится концепт, где владелец замещает одну из этих позиций, – для небольшого винного бара такой подход работает лучше всего, потому что гости идут не просто в заведение, а к Алану, Славе, Лизе и так далее.

Причины популярности пивных баров

В наше время высоких скоростей, обывателю как никогда не хватает хорошего, живого, личностного общения. Многие настолько заняты, что не знают даже своих соседей по лестничной клетке. Но рано или поздно человеку хочется отдохнуть, окунуться в дружественную атмосферу, поговорить с близкими по духу людьми – где это сделать лучше всего? Ответ очевиден – пойти в пивбар. Именно поэтому такая идея, как открыть бар, с учетом потребностей посетителей, является наиболее приемлемой для начинающего бизнесмена.

Но, заведение, в котором будут просто продавать напиток, вряд ли станет популярным у населения, поэтому стоит позаботиться о развлечениях для посетителей:

• караоке;
• игра в биллиард;
• просмотр спортивных трансляций по домашнему кинотеатру;
• различные настольные игры.

Сопутствующие пиву товары

Не все пьют разливное пиво, поэтому в заведении стоит поставить несколько холодильников с напитками в бутылках и должно быть не только пивная продукция, но и напитки, не содержащие алкоголь. Кроме этого важен большой ассортимент закусок к пиву:

• рыбка: сушеная, копченая, вяленая;
• снеки, кальмары, чипсы;
• сухарики, селедочка, крылышки копченые;
• семечки и так далее.

Проблемы при открытии

Раскрыть тему, что нужно для открытия бара, невозможно полностью, если не рассмотреть проблемы, которые могут возникнуть при организации данного бизнеса.

Начинающему предпринимателю придется столкнуться со следующим:

1. Трудности при создании бизнес-плана для открытия бара с нуля, придется заплатить профессиональному финансисту.
2. Выбор оптимального места нахождения пивного бара. Важно учесть большое количество нюансов и перед вами может встать непростая дилемма – центр города или спальный район.
3. Сезонные колебания, которым подвержен данный бизнес. По этой причине придется иметь запас денег, на случай если прибыль будет не такая большая и не покроет все расходы.
4. Если реализация пива будет медленная, то в конечном итоге оно может прокиснуть.
5. Дополнительные траты придется делать на постоянную профилактику оборудования. Ежемесячно его промывать, проверять и при необходимости ремонтировать.
6. Сложности с проверяющими организациями.
7. Если захотите продать бизнес, то придется выставлять цену в два раза дешевле номинальной стоимости – предложений на рынке очень много, а покопать этот бизнес не спешат.
8. Подбор хорошего персонала, тоже может стать проблемой. Платить на начальном этапе большие зарплаты будет невозможно. А профессиональный бармен не пойдет трудиться за малые деньги.

Регистрация и лицензирование

Прежде чем регистрировать бизнес необходимо определиться, какой именно, алкогольный или безалкогольный бар вы планируете открыть. Ответ на этот вопрос важен потому, что торговать алкоголем можно только получив лицензию, а лицензия на торговлю алкогольными напитками выдается только юридическим лицам. При этом торговля пивом не лицензируется, т.е. при открытии пивного бара можно оформляться индивидуальным предпринимателем (ИП). При регистрации ИП необходимо предоставить заявление, копию паспорта и идентификационного кода, чек об оплате регистрационного взноса. Затем заплатить госпошлину за регистрации, которая в несколько раз меньше госпошлины за регистрацию юридического лица. Через несколько дней (до недели) можно получить свидетельство о государственной регистрации.

Регистрация ИП имеет ряд преимуществ, которые делают ее выгоднее, чем регистрацию юридического лица, а именно:

• простой бухгалтерский учет и отчетность;
• полное распоряжение прибылью;
• низкие штрафы;
• регистрация по месту жительства;
• простое прекращение деятельности.

Но за долги ИП отвечает всем своим имуществом – взыскание может быть обращено на недвижимость, автомобили, банковские счета и прочее. При регистрации юридического лица наиболее часто применяемая форма — общество с ограниченной ответственностью (ООО). При регистрации юридического лица необходимо оформить учредительные документы (учредительный договор, устав), предоставить паспортные данные учредителей, внести уставной капитал, оплатить госпошлину за регистрацию. Для регистрации необходимо указать не только фактический адрес нахождения фирмы, но еще и юридический адрес. Необходимо иметь в виду, что если юридическое лицо не будет внесено в реестр малых предприятий, то для формирования уставного фонда необходимо будет внести капитал в размере от одного миллиона рублей. Если ООО внесено в реестр, то уставной фонд формируется в размере от 10 тыс. руб.

После госрегистрации необходимо:

• стать на учет в налоговых органах ИМНС и получить свидетельство о регистрации и о присвоении ИНН (система налогообложения для юридических лиц используется только общая);
• провести согласования с СЭС и пожнадзором;
• зарегистрироваться во внебюджетных фондах: медицинском, пенсионном, социального страхования;
• открыть расчетный счет;
• изготовить печать для ООО (ИП могут работать без печати);
• провести согласование с муниципальными властями, которые должны утвердить размещение бара в определенном районе (наличие рядом школ и других учебных заведений);
• зарегистрировать кассовые аппараты и получить карту регистрации (в налоговых органах).

Для работы бара необходимо сформировать следующий пакет документов:

• договор на аренду помещения или документ (договор купли – продажи), подтверждающий право собственности на помещение;
• лицензия на продажу алкогольной продукции;
• заключение пожарной службы о соответствии помещения нормам пожарной безопасности (наличие основного и запасного выхода из помещения для эвакуации людей при пожаре, противопожарная сигнализация);
• карта регистрации кассового аппарата;
• договор на очистку и дезинфекцию вентиляционных систем и системы кондиционирования;
• программа производственно-санитарного контроля;
• договор о вывозе пищевых и промышленных отходов;
• разрешение на размещение и СЭЗ (санитарно-эпидемиологическое заключение на потребление алкоголя на месте продажи) от Роспотребнадзора (именно эти документы дают право на начало работы).

Если бар будет алкогольным, то после всех процедур госрегистрации необходимо будет получить лицензию на торговлю алкоголем.

Для оформления лицензии на торговлю алкоголем необходимо предоставить:

• учредительные документы (решение о создании предприятия, устав, учредительный договор, протокол назначения директора);
• документ, подтверждающий наличие уставного капитала;
• регистрационные свидетельства (регистрации, постановки на учет в налоговой, если были изменения, то регистрации изменений);
• коды Госкомстата с расшифровкой;
• выписка ЕГРЮЛ;
• документы, подтверждающие наличие помещения для торговли площадью не менее 50 кв. м. и помещения (кладовая или склад) для хранения алкогольной и спиртосодержащей продукции, которое не должно находиться в отдельно стоящем здании с отдельным входом и площадь помещения должна быть не менее 50 кв. м.;
• план БТИ с экспликацией;
• справка об отсутствии налоговой задолженности (если задолженность есть, то это может стать основанием в отказе в выдаче лицензии);
• квитанцию об уплате госпошлины.

Похожие записи:

• Правила выполнения работодателем квоты для приема на работу инвалидов
• Что делать, если ИП сменил адрес прописки
• Как выбрать солнечный коллектор и схемы его подключения