Какие формы кадровых документов использовать с 01.01.2013

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Какие формы кадровых документов использовать с 01.01.2013». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Содержание

1. Последствия широкого толкования

2. Порядок составления и оформления приказов по личному составу

3. Проектируем новую форму приказа

4. Кадровая документация ушла в «самостоятельное плавание»

5. Дисциплинарные приказы (пример)

6. Группа зарплатных и стимулирующих приказов

7. Унифицированные формы первичных бухгалтерских документов — что это значит?

8. Как использовать формы кадровых документов в 2018 году

В соответствии с Федеральным законом «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ с начала 2013 года формы первичных документов по учету кадров утверждаются руководителем организации. Тем самым перестали быть обязательными унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденные в 2004 году Государственным комитетом по статистике.

Последствия широкого толкования

Каковы последствия широкого толкования необязательности унифицированных форм документов?

Во-первых, работники бухгалтерий могут понимать Закон № 402-ФЗ как возможность отказа от отдельных первичных документов как таковых. Такая «экономия» на ведении первичного учета приводит к потере части информации и необеспечению ее должного хранения. То есть некоторые бухгалтеры уже не считают обязательным ведение всех предусмотренных законодательством документов!

Причина: в Законе № 402-ФЗ (ч. 4 ст. 9) записано, что «формы первичных учетных документов утверждает руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета».

Объясним, как следует это понимать: состав первичных документов никто не отменял, они сохранились, как и их обязательность к применению, послабления касаются только формы, что связано с более широкими возможностями создания первичных документов. С 1 января 2013 г. обязательными к применению продолжают оставаться формы документов, используемых в качестве первичных учетных, если они установлены уполномоченными органами в соответствии с федеральными законами (например, кассовые документы либо те, что мы привыкли использовать для учета кадров:

приказ о приеме работника на работу (раньше применялась его унифицированная форма № Т-1, она была утверждена постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1 вместе с остальными формами, перечисленными в этом списке ниже);
приказ о приеме работников на работу (форма № Т-1а);
личная карточка работника (форма № Т-2);
личная карточка государственного (муниципального) служащего (форма № Т-2ГС(МС));
штатное расписание (форма № Т-3);
учетная карточка научного, научно-педагогического работника (форма № Т-4);
приказ о переводе работника на другую работу (форма № Т-5);
приказ о переводе работников на другую работу (форма № Т-5а);
приказ о предоставлении отпуска работнику (форма № Т-6);
приказ о предоставлении отпуска работникам (форма № Т-6а);
график отпусков (форма № Т-7);
приказ о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) (форма № Т-8);
приказ о прекращении (расторжении) трудового договора с работниками (увольнении) (форма № Т-8а);
приказ о направлении работника в командировку (форма № Т-9);
приказ о направлении работников в командировку (форма № Т-9а);
командировочное удостоверение (форма № Т-10);
служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении (форма № Т-10а);
приказ (распоряжение) о поощрении работника (форма № Т-11);
приказ (распоряжение) о поощрении работников (форма № Т-11а);
табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда (форма № Т-12);
расчетно-платежная ведомость (форма № Т-49);
лицевой счет (свт) (форма № Т-54а)).

Во-вторых, работники бухгалтерий могут понимать Закон № 402-ФЗ как отсутствие ответственности лиц, составивших и подписавших первичные документы, за достоверность содержащихся в них данных, а также необязательность составления сводных учетных документов.

Причина: в Законе № 402-ФЗ отсутствует запись об этом, хотя в прежнем Законе «О бухгалтерском учете» от 21.11.1996 № 29-ФЗ она была.

Объясним, как следует это понимать. В Законе № 402-ФЗ отсутствует запись о тех элементах, которые должны регламентироваться внутренними нормативными документами самой организации. Именно в них должен прописываться состав первичных документов, их движение, ответственные за их создание и обработку, а также перечень сводных учетных документов, составляемых на основе первичных, с целью контроля и упорядочения данных о хозяйственной жизни организации.

В-третьих, встречается еще такое заблуждение в толковании нового закона о бухгалтерском учете: якобы теперь отсутствует запрет на внесение исправлений в кассовые и банковские документы.

Причина: в старом Законе № 129-ФЗ прямой запрет на это был, а из нового Закона № 402-ФЗ его «изъяли».

Как следует понимать: данное обстоятельство не означает, что с 1 января 2013 г. такие исправления разрешены, потому что подобный запрет остался в других нормативных документах:

п. 2.1 Положения о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации (утв. Банком России 12.10.2011 № 373-П) и
п. 2.4 Положения о правилах осуществления перевода денежных средств (утв. Банком России 19.06.2012 № 383-П).

Во второй половине прошлого века до 1980 года не существовало единых, обязательных к применению унифицированных форм, в том числе и для оформления трудовых отношений. Но документного хаоса не было. Да, зачастую оформлялись так называемые «сводные» кадровые приказы, где в одном документе соединялись и вопросы приема, перевода, и увольнения, и предоставления льгот, и смены фамилий и так далее. Но наряду с трудовым законодательством действовала Инструкция о порядке ведения трудовых книжек, Методические рекомендации «О порядке формирования личных дел». Кроме того, нормативными документами Архивной службы для кадровых документов, являющихся основанием для внесения записей в трудовые книжки и назначения пенсий и других социальных выплат, был установлен срок хранения 75-В¹ (до достижения гражданином 75 лет), а также соответствующие требования по формированию, оформлению и учету документов по личному составу.

Когда в связи с внедрением в народное хозяйство средств вычислительной техники под руководством Госстандарта были впервые созданы унифицированные системы документации (16 систем!), вполне естественно, что формы кадровых документов разрабатывала (и была их держателем) Архивная служба. Но и тогда далеко не все существовавшие в реальности документы были унифицированы, т.е. не вошли в УСОРД.

В 2001 году при уменьшении значения стандартов и Госстандарта в управлении и других сферах деятельности кадровые документы сменили владельца и были выпущены на правах авторской собственности Госкомстатом РФ. Из-за низкого качества разработки первоначальный шок быстро сменился разочарованием и неприятием из-за невозможности практического применения части из них. Надо отдать должное, унифицированные формы были грамотно переработаны ведомством, и в качестве нарекания можно было сказать только одно – состав этих форм был нацелен прежде всего на нужды бухгалтерского учета и от того был неполным. На практике все равно приходилось конструировать (придумывать) собственные бланки.

Это было вполне возможно, так как уже полстолетия существовали государственные стандарты на правила оформления управленческих документов как основа грамотного и единообразного документирования в сфере управления.

Порядок составления и оформления приказов по личному составу

Для любого приказа по личному составу должно быть основание.

Например, если сотрудник уходит в отпуск, основанием будет его заявление. Если нужно наказать за опоздание или прогул – докладная записка руководителя структурного подразделения, акт отсутствия на рабочем месте, объяснительная записка сотрудника.

Раньше работодатели должны были использовать унифицированные формы, утвержденные Постановлением Госкомстата № 1 от 05.01.2004. Теперь такого требования нет, но многие по-прежнему пользуются готовыми формами из этого приказа, т.к. это удобно.

В то же время, никто не запрещает работодателям разрабатывать свои формы приказов. Главное, чтобы в них были обязательные элементы:

наименование документа;
номер;
дата;
название организации;
смысловая часть;
Ф.И.О. сотрудника, которого касается приказ;
основание;
отметка об ознакомлении сотрудника с документом;
подпись руководителя организации либо другого уполномоченного лица.

В верхнем правом углу форма содержит два кода — код по ОКУД, который всегда заполнен значением «0301001», и код ОКПО (Общероссийский классификатор предприятий и организаций), который необходимо указать вместе с полным официальным наименованием организации.

В тексте приказа прописывается срок, на который работник принимается на работу, в формате «с…по…», при этом если договор найма является бессрочным, то в графе «по» дата не указывается. Далее полностью указываются фамилия, имя и отчество нанимаемого работника, а также присваиваемый ему табельный номер. Табельный номер должен содержать не более шести цифр.

Проектируем новую форму приказа

Как указывалось выше, можно не только доработать уже существующие формы, но и спроектировать, если это необходимо, совершенно новые формы приказов по личному составу. Например, форму такого распространенного приказа, как приказ о применении дисциплинарного взыскания.

Все унифицированные формы приказов по личному составу в УСПУД построены в анкетной или табличной форме. Анкетная форма приказа предназначена для составления приказа на одного работника и только по одному основанию (например, форма N Т-1 представляет собой унифицированную форму приказа о приеме на работу одного работника). Табличная форма приказа предназначена для составления приказа на нескольких работников, но только по одному основанию (например, форма N Т-1а «Приказ о приеме работников на работу»).

Форма приказа о применении дисциплинарного взыскания проектируется по образцу унифицируемых форм приказов, применяемых для оформления одного работника. В реквизите «Код по ОКУД» код унифицированной формы не проставляется, так как проектируемая нами форма не внесена в Общероссийский классификатор. Однако если в организации есть внутриучрежденческий классификатор, можно данный реквизит заменить кодом по этому классификатору.

Статья 192 Трудового кодекса РФ устанавливает исчерпывающий перечень дисциплинарных взысканий, которые работодатель имеет право применить к работнику за неисполнение или ненадлежащее исполнение по его вине возложенных на него трудовых обязанностей:

замечание;
выговор;
увольнение по соответствующим основаниям.

Увольнение работника по соответствующим основаниям будет оформляться по форме Т-8, поэтому данный случай мы сейчас не рассматриваем.

Даже если руководитель решил, что организация продолжит использовать унифицированные формы, утвержденные Постановлением N 1, необходимо издать приказ об утверждении форм первичных учетных документов.

Срок издания приказа законодательно не установлен. Однако следует помнить, что согласно п. 4 Положения по бухгалтерскому учету «Учетная политика организации» (ПБУ 1/2008), утвержденного Приказом Минфина России от 06.10.2008 N 106н, формы первичных учетных документов утверждаются руководителем совместно с учетной политикой организации. А делается это в конце года. Альбом первичных учетных документов лучше всего оформить приложением к учетной политике. Если первичные учетные документы не были утверждены вместе с учетной политикой либо новая учетная политика на следующий год не утверждалась, то альбом первичных учетных форм можно утвердить путем внесения изменений в действующую учетную политику (в силу п. 10 ПБУ 1/2008).

Кадровая документация ушла в «самостоятельное плавание»

Таким образом, многострадальная кадровая документация вновь сменила «владельца», а по сути ушла в «самостоятельное плавание». Возникает закономерный вопрос, а не приведет ли новое законодательство к столь широкому толкованию, что через некоторое время выяснится — значительная часть граждан вообще не будет оформлена в качестве работников или оформлена в столь своеобразной форме, что ее юридическая сила будет вызывать серьезные сомнения? Вряд ли такие сомнения обоснованы. Ведь мы живем в правовом поле, созданном неким множеством законодательных и подзаконных правовых актов, традициями, корпоративным и личным опытом и т.д. Чтобы всесторонне рассмотреть эту проблему, придется «танцевать от печки».

Дисциплинарные приказы (пример)

Группа дисциплинарных приказов также отличается многообразием. Сюда входят разного рода распоряжения работодателя о наказаниях членов трудового коллектива за нарушение внутрифирменных положений, распоряжений и указаний, огрехи в соблюдении трудовой и технологической дисциплины и др.

Приказы данной группы не могут оформляться только на основании желаний администрации компании, поэтому требуют к себе повышенного внимания.

К примеру, приказ о дисциплинарном наказании является заключительным этапом в следующем алгоритме действий работодателя:

обработка первично поступившей информации о факте нарушения трудовой дисциплины;
получение от работника объяснений в письменной форме;
изучение обстоятельств и условий произошедшего нарушения трудовой дисциплины;
объективная оценка полученной информации;
вынесение мотивированного решения по виду и форме наказания работника.

Он может иметь следующий вид:

Общество с ограниченной ответственностью «Сфера»

ПРИКАЗ

О дисциплинарном взыскании

Евсеев Семен Викторович, токарь 2-го разряда, 11.01.2019 отсутствовал на рабочем месте без уважительной причины с 13:00 до 17:00, чем нарушил ст. 21 ТК РФ и правила внутреннего трудового распорядка компании.

На основании вышеизложенного и рапорта начальника смены Тарасова П. Н. от 11.01.2019, письменного объяснения Евсеева С. В., оформленного в присутствии комиссии акта об отсутствии на работе указанного сотрудника от 11.01.2019, графика рабочего времени на январь 2019 года

ПРИКАЗЫВАЮ:

За грубое нарушение трудовых обязанностей — отсутствие на рабочем месте без уважительных причин более четырех часов подряд в течение рабочего дня (прогул) Евсееву Семену Викторовичу (таб. № 00365) объявить замечание и снизить премию за январь 2019 года на 30%.
Инспектору по кадрам Дерябиной С. А. копию приказа направить в ОТиЗ, ознакомить работника под подпись.

Директор ООО «Сфера» Сотников /Сотников Н. Е./

С приказом ознакомлен: Евсеев /Евсеев С. В./ 14.01.2019

Разобраться с нюансами дисциплинарной группы приказов и сопутствующих им документов помогут материалы нашего сайта:

«Как оформить приказ о выговоре сотруднику — образец?»;
«Приказ о дисциплинарном взыскании — образец и бланк»;
«Как правильно оформить прогул работнику по ТК РФ?».

Группа зарплатных и стимулирующих приказов

Понятия «зарплата» и «личный состав» неразделимы, поэтому данная группа приказов наиболее обширна по своему объему и многообразию. Любые изменения, связанные с работниками компании (их уровнем квалификации, ставками, разрядами, условиями работы и др.), неизбежно влекут зарплатные изменения и оформление приказов.

Например, работник повысил квалификацию и получил более высокий профессиональный разряд — это событие дает ему право на оплату труда по повышенным ставкам, что оформляется соответствующим распоряжением.

Группа приказов, призванных стимулировать работников к более производительному, продуктивному и качественному труду, также отличается разнообразием.

В арсенале работодателя существует множество средств для того, чтобы выразить своим работникам признательность за хороший труд и крепкую дисциплину труда, за высокие производственные показатели, перевыполнение плана и др.

Среди самых распространенных приказов из данной группы можно назвать следующие:

о выплате премии;
награждении почетной грамотой;
поощрении ценным подарком;
объявлении благодарности.

О типичном представителе указанной группы приказов расскажет материал .

Кадровые документы, включающие в себя сведения о сотрудниках, создаются в ходе работы подразделения с персоналом. Такие бумаги всегда тесно связаны с конкретным служащим предприятия. Они отражают информацию о профессиональной деятельности сотрудника, его квалификации, результатах труда, условиях зачисления в штат, стаже и так далее. К таким документам, в частности, относят:

Распорядительные бумаги, подтверждающие трудовую деятельность гражданина.
Информационно-расчетные документы.
Официальную внутреннюю переписку.
Книги/журналы регистрации и учета.

Документы каждой группы имеют свою специфику. Они предназначаются для различных целей, разрабатываются, вводятся в действие, утверждаются по соответствующим порядкам.

Унифицированные формы первичных бухгалтерских документов — что это значит?

На протяжении долгих лет, вплоть до 2013 года, в качестве первичных документов для целей бухгалтерского и налогового учета могли использоваться лишь документы, составленные по специально утвержденным формам. Эти формы получили название унифицированных. В свободной форме допускалось составлять только те документы, для которых унифицированной формы не существовало.

Со вступлением в силу закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ экономические субъекты получили право разрабатывать формы документов самостоятельно при условии соблюдения определенных требований к ним.

После этого большинство унифицированных форм первичных документов стали рекомендуемыми, однако остались и обязательные. О них речь пойдет далее.

Как выше было сказано, при недостаточно грамотной организованности деятельности кадрового отдела возникают различные проблемы на предприятии. В частности, возможны задержки с выплатами зарплаты, компенсаций по больничным листам, несвоевременная подготовка бумаг для предоставления в контролирующие инстанции. Все это приводит к существенному ухудшению финансовых показателей фирмы. Документы кадровой службы заполняются в соответствии с требованиями, содержащимися в ТК. Контроль над правильностью ведения бумаг осуществляют и трудовая, и налоговая инспекция. Надзорный служащий может посетить любой офис компании вне зависимости от вида ее деятельности и типа собственности и потребовать для проверки кадровые документы организации. Такими полномочиями инспекторы наделяются в соответствии с ФЗ № 134.

Как использовать формы кадровых документов в 2018 году

Если организация сделала свой выбор в пользу унифицированных форм кадровых документов, то вся деятельность отдела кадров значительно упрощается: для составления тех или иных актов, приказов нужно использовать готовые бланки.

Обычно унифицированные формы применяют для составления следующих документов:

«Приказ приема на работу»;
«Личная карточка работника»;
«Приказ о переводе на другую работу»;
«Приказ о предоставлении отпуска»;
«Распоряжение о направлении работника в командировку»;
«Приказ о поощрении работника»;
«Табель учета рабочего времени»;
«Расчетная ведомость»;
«Журнал регистрации платежных ведомостей»;
«Лицевой счет»;
«Табель расчета оплаты труда».

Также см. «Кадровые документы: что это и какие должны быть в организации».

У каждой формы есть название. Работнику кадровой службы необходимо правильно подбирать тот или иной бланк. После этого ему нужно заполнить его, учитывая персональные данные работника.

При помощи кадровых документов:

ведут учет;
распространяют информацию;
создают отчетность.

После того как унифицированная форма будет принята руководством, всем необходимо соблюдать выдвигаемые нормы и использовать самые современные образцы.

Рассматриваемые бланки можно найти в свободном доступе в Интернете, в том числе на нашем сайте. Помимо этого, можно найти примеры оформления того или иного документа. После чего, с использованием форм не возникнет никаких проблем.