Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Взаимный зачет излишков и недостач, выявленных при инвентаризации». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Инспектирование помогает обнаружить нарушения между учтенными деньгами и фактическим их наличием на сегодняшний день. Они могут быть в виде денег, ценностей, сырья для производства, движимого и недвижимого имущества. Инвентаризационная, не заинтересованная в финансовом обороте, комиссия составляет ведомость и отдает ее на рассмотрение директору. А тот, в свою очередь, ставит перед бухгалтерией задачу, чтобы отдел правильно оприходовал и провел в учетной книге избыток. Нужна подводка при инвентаризации выявленных излишков основных средств и материалов.
Все должно осуществляться по плану, составленному руководителем. Причем этапность соблюдают в следующем порядке:
- Подготовительный период. Издается приказ директора, где прописывается срок проведения, что считают. Создается специальная комиссия из нескольких человек, где назначается главный. Определяются те лица, которые будут нести ответственность, если будут найдены нестыковки во время проверки.
- Все начинается с формирования описи имеющейся производственной собственности с описанием внешнего вида на сегодняшний день.
- Создается ведомость для сличения, где отражается информация, которая получилась при инспектировании, а также сведения, запечатленные в первоначальных документах.
- При несоответствии составляется акт, где будет все указано.
- По полученным данным оформляется справка. Помимо этого, вносятся преобразования в баланс, где отсутствующие деньги или другие ценности списываются. А оприходованные излишки, выявленные при инвентаризации в бюджетном учреждении, НДС и прибыль отражаются проводкой бухгалтера.
Инвентаризационная компания должна отчитываться на каждом этапе перед руководителем компании и главным экономистом.
Детали использования основных средств
Под контролем понимается не только сопоставление полученной в процессе информации о товаре, материалах, сырьевой базе со сведениями, записанными в первичной уставной документации, но и пересчет основного капитала.
В таком случае ведется совсем иная методика:
- Избытки причисляются к нереализованным доходам.
- ОС, которые находятся на ремонте, описываются в ведомости по форме ИНВ/10, где указывается цена ремонтных работ.
- На имущество, переданное в аренду или на временное хранение, составляется документ, в котором будут приложены все соответствующие бумаги от контрагента, подтверждающие правомерность действия.
- Специальная комиссия составляет акт на ОС, не подлежащие восстановлению и непригодные к эксплуатации.
- Если балансовая цена капитала изменилась в ту или иную сторону, то этот факт также отображается.
- Средства нужно приравнять к доходу, который не удалось реализовать, и начислить по нему соответствующую амортизацию в пределах стоимости, заявленной рынком и фактическим износом.
Издание приказа о проведении инвентаризации
Процедура инвентаризации кассы организации начинается с издания ее руководителем приказа о проведении инвентаризационного мероприятия. Для этого можно использовать как самостоятельно разработанную и утвержденную организацией форму приказа, так и унифицированную форму № ИНВ-22, утв. постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 № 88.
Решение об использовании самостоятельно разработанных или унифицированных форм документов необходимо зафиксировать в учетной политике организации. В любом случае такой приказ должен содержать следующую информацию:
- дату начала и дату окончания инвентаризации;
- место проведения инвентаризации;
- участки и объекты, подлежащие проверке;
- причину, по которой проводится инвентаризация (смена кассира, составление годовой бухотчетности, контрольное мероприятие и т.д.);
- состав инвентаризационной комиссии и ее председатель;
- срок сдачи в бухгалтерию материалов по инвентаризации.
Проводки в бухгалтерском учете при недостаче
Проводки, отражаемые в бухучете по результатам инвентаризации кассы, отличаются в зависимости от обстоятельств. Если кассир возмещает всю сумму недостачи, отнесите ее к «прочим расходам» и проведите по бухгалтерии в отчетном периоде, когда сотрудник внес деньги в кассу.
Проводки:
|
Дебет |
Кредит |
Пояснение |
|---|---|---|
|
94 |
50 |
Обнаружена n-ная сумма недостачи в кассе |
| 73-2 | 94 | Сумма ущерба отнесена на кассира |
| 70 | 73-2 | Сумма удержана из зарплаты кассира или внесена им в кассу добровольно |
Выявленные при инвентаризации расхождения подлежат регистрации в бухгалтерском учете в том отчетном периоде, к которому относится дата, по состоянию на которую проводилась инвентаризация (ч. 4 ст. 11 Закона № ФЗ-402).
В бухгалтерском учете расхождения между фактическим наличием денежных средств в кассе организации и данными бухгалтерского учета отражаются в следующем порядке (п. 28 Положения № 34н):
- излишек денежных средств, увеличивает финансовые результаты организации;
- недостача денежных средств относится на счет виновных лиц, а если виновные не установлены или суд отказал во взыскании с них убытков, то списывается на уменьшение финансовых результатов деятельности.
На счетах бухгалтерского учета списание недостачи денежных средств в кассе отражается записями в соответствии с Инструкцией по применению плана счетов бухгалтерского учета (утв. приказом Минфина РФ от 31.10.2000 № 94н) и планом счетов в программе «1С:Бухгалтерия 8»:
- Дт 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» Кт 50 «Касса» – в размере выявленной недостачи денежных средств в кассе организации.
- Дт 73.02 «Расчеты по возмещению материального ущерба» (76.2 «Расчеты по претензиям») Кт 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» – в сумме недостачи денежных средств, признанной виновным лицом или присужденной судом к взысканию;
- Дт 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» Кт 73.02 «Расчеты по возмещению материального ущерба» (76.2 «Расчеты по претензиям») – в сумме удержания недостачи из заработной платы сотрудника;
- Дт 91.02 «Прочие расходы» Кт 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» – в сумме недостачи денежных средств, если виновные лица не выявлены или суд отказал во взыскании с них убытков.
Списание сумм недостач на затраты на производство (расходы на продажу)
Суммы выявленных при инвентаризации недостач активов, учтенные по дебету счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей», списываются на затраты на производство или расходы на продажу в пределах норм естественной убыли. По кредиту счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» отражаются суммы, учтенные ранее по дебету этого счета. На счета учета затрат на производство (расходов на продажу) списываются недостающие материальные ценности (в зависимости от мест их хранения и направлений использования) по их фактической себестоимости. В бухгалтерском учете организации на сумму списываемой недостачи в пределах норм естественной убыли составляется запись:
Д-т сч. 20 «Основное производство», 23 «Вспомогательные производства», 25 «Общепроизводственные расходы», 26 «Общехозяйственные расходы», 29 «Обслуживающие производства и хозяйства», 44 «Расходы на продажу»,
К-т сч. 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».
Как оценить излишки, выявленные по результатам инвентаризации
По правилам бухучета вся информация должна быть приведена в суммовом выражении. Поэтому для постановки обнаруженных излишков на учет необходимо знать, как оценить выявленные при инвентаризации излишки имущества. Методика оценки зависит от категории объекта.
Материально-производственные запасы приходуются по рыночным ценам (п. 29 Методических указаний по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов, утвержденных приказом Минфина РФ от 28.12.2001 № 119н). Определение цены предприятие может произвести самостоятельно.
Проще всего сделать это, если такое же имущество уже числится на балансе компании. В этом случае стоимость выявленных «дополнительных» объектов можно определить на основании цены уже учтенного аналогичного имущества.
Если подобных объектов на балансе нет, можно воспользоваться информацией о ценах из общедоступных источников (например, из СМИ).
Если же с определением стоимости возникли затруднения, можно обратиться к независимому оценщику.
При самостоятельном определении цены подтверждающим документом будет являться бухгалтерская справка, при обращении к оценщику — его отчет.
Штраф за излишек в кассе
При обнаружении излишка подозрение, естественным образом, падает на кассира, который своими умышленными или случайными действиями допустил такую ситуацию. На руководителя предприятия накладываются финансовые штрафные санкции, а далее он сам выбирает меру дисциплинарного воздействия на проштрафившегося кассира. В зависимости от нанесённого ущерба, это может быть выговор, лишение премии или бонуса, а в серьёзном случае и увольнение.
Нарушения кассовой дисциплины, к которым относится и неоприходование или недооприходование наличных средств, наказываются в соответствии со статьями 14.5 и 15.1 Административного Кодекса РФ. В большинстве случаев штрафуется юридическое лицо, в паре с которым идёт и должностное — руководитель организации. Для юрлица штраф составит от 40 до 50 тыс. рублей, а для руководителя — от 4 до 5 тыс. руб.
Знаете ли вы? В случае выявления нарушений у ИП, он приравнивается к должностному лицу и платит штраф, установленный для данной категории (4–5 тыс. руб.).
При небольших нарушениях или случаях со «смягчающими обстоятельствами» можно обойтись и предупреждением. Решение на основе ходатайства может принять глава межрайонной налоговой инспекции. При этом учитывается отсутствие выявленных нарушений в течение последнего года. Ходатайство пишется в произвольной форме, где руководитель указывает все факторы, которые, по его мнению, должны повлиять на смягчение наказания — от создания современного рабочего места для кассира до возможности простой человеческой ошибки.
Современные контрольно-кассовые аппараты практически исключают возможность неумышленной ошибки. Хотя, в любом случае, не стоит забывать о человеческом факторе — излишек в кассе необязательно может появиться из-за злого умысла. Возможно, квалификация кассира оказалась недостаточной или возникли какие-либо форс-мажорные обстоятельства.
Зачем проводится инвентаризация?
Реализация данного процесса обусловлена разными причинами:
- заменяется материально ответственный специалист компании;
- обнаруживается факт хищения имущества;
- выявляется порча определенных ценностей;
- имущество пострадало от разных стихийных бедствий;
- организационные причины, к которым относится изменение руководящего состава, реорганизация фирмы, продажа предприятия и т. д.;
- обязательно осуществляется процесс непосредственно перед формированием обязательной бухгалтерской отчетности, составляемой на основании данных, полученных за год работы;
- имущество планируется продать или сдать в аренду.
Наиболее распространенной причиной является проведение инвентаризации на основании специального графика, в котором указывается, когда должен осуществляться процесс, чтобы постоянно контролировать имущество фирмы.
Как отражается переизбыток при использовании УСН?
Если фирма работает по упрощенному режиму, то при обнаружении излишек надо отображать их в доходах, которые используются для расчета налога.
Учитывается полученная прибыль на момент ратификации итоговой проверки.
Нередко фирмы совмещают разные налоговые режимы, а в этом случае, если выявленные ценности не относятся к деятельности по УСН, то они могут не отражаться по этой системе. Это возможно только при наличии раздельного грамотного учета.
Таким образом, инвентаризация – это важная процедура, реализуемая на каждом предприятии. Она может проводиться планово или при наличии важных оснований для этого. Реализуется процесс специальной комиссией, состоящей из нескольких специалистов, обладающих опытом и умениями изучать документы и фактически имеющиеся ценности. На основании проверки выявляются излишки или недостача. Если имеется переизбыток имущества, то важно правильно оприходовать ценности. Первоначально надо разобраться в причинах появления такого несоответствия. Далее издается приказ руководителем и осуществляются нужные проводки бухгалтером.
Оприходование излишков при инвентаризации: проводки и налоговый учет
Принятие к бухгалтерскому учету обнаруженных ценностей происходит по рыночной цене, действующей на момент обнаружения (п. 28 Положения, утв. Приказом Минфина от 29.07.98 № 34н). Цену определяют самостоятельно или с помощью оценщика на основании выданного им отчета или справки.
Отражаются излишки строго в том месяце, в котором закончилась инвентаризация (ч. 4 ст. 11 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ). При этом если проверка была годовой, то ее результаты показываются в годовой бухгалтерской отчетности (п. 5.5 Методических указаний по инвентаризации, утв. Приказом Минфина РФ от 13.06.1995 № 49).
Обнаруженные ценности к бухгалтерскому учету принимаются как прочий доход. В связи с этим их поступление пойдет через кредит счет 91 (субсчет 1) в корреспонденции с дебетом счета, соответствующего обнаруженным объектам. Например, если после инвентаризации обнаружили излишки материалов, то бухгалтер сделает проводку: Дт 10 Кт 91.1. Когда речь идет о деньгах в кассе, запись будет другая: Дт 50 Кт 91.1. При этом излишки денежных средств принимаются по фактически выявленной сумме.
В налоговом учете излишки, выявленные при инвентаризации, подлежат оприходованию как внереализационные доходы и учитываются при определении налога на прибыль (п. 2 ст. 250 НК РФ). При определении материальных расходов стоимость излишков определяется как сумма налога на прибыль, исчисленная с внереализационного дохода (п. 2 ст. 254 НК РФ). Это значит, что списать на убыток получится не рыночную стоимость принятых ценностей, а только налог на прибыль, уплаченный с них.
Что касается НДС, то при выявлении излишков и последующей передаче их в производство налог не начисляется – объекта обложения не возникает (п. 1 ст. 146 НК РФ). Он начисляется по общим правилам, если предприятие решило реализовать обнаруженные ценности.
Штраф за излишек в кассе
При обнаружении излишка подозрение, естественным образом, падает на кассира, который своими умышленными или случайными действиями допустил такую ситуацию. На руководителя предприятия накладываются финансовые штрафные санкции, а далее он сам выбирает меру дисциплинарного воздействия на проштрафившегося кассира. В зависимости от нанесённого ущерба, это может быть выговор, лишение премии или бонуса, а в серьёзном случае и увольнение.
Нарушения кассовой дисциплины, к которым относится и неоприходование или недооприходование наличных средств, наказываются в соответствии со статьями 14.5 и 15.1 Административного Кодекса РФ. В большинстве случаев штрафуется юридическое лицо, в паре с которым идёт и должностное — руководитель организации. Для юрлица штраф составит от 40 до 50 тыс. рублей, а для руководителя — от 4 до 5 тыс. руб.
Знаете ли вы? В случае выявления нарушений у ИП, он приравнивается к должностному лицу и платит штраф, установленный для данной категории (4–5 тыс. руб.).
При небольших нарушениях или случаях со «смягчающими обстоятельствами» можно обойтись и предупреждением. Решение на основе ходатайства может принять глава межрайонной налоговой инспекции. При этом учитывается отсутствие выявленных нарушений в течение последнего года. Ходатайство пишется в произвольной форме, где руководитель указывает все факторы, которые, по его мнению, должны повлиять на смягчение наказания — от создания современного рабочего места для кассира до возможности простой человеческой ошибки.
Современные контрольно-кассовые аппараты практически исключают возможность неумышленной ошибки. Хотя, в любом случае, не стоит забывать о человеческом факторе — излишек в кассе необязательно может появиться из-за злого умысла. Возможно, квалификация кассира оказалась недостаточной или возникли какие-либо форс-мажорные обстоятельства.
Оформляем излишки и недостачи в кассе при использовании ККТ
Компания ГАРАНТ
Организация ведет кассовые операции с применением ККТ. На основании каких первичных документов заносится в кассу излишек (недостача)? Оформляются ли при этом приходные (расходные) кассовые ордера?
Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
Возникновение излишка (недостачи) в кассе организации отражается в бухгалтерском учете на основании данных инвентаризации (формы N ИНВ-15, N ИНВ-26) и бухгалтерской справки.
При выявлении факта излишка (недостачи) денежных средств в кассе организации приходные (расходные) кассовые ордера не оформляются.
Записей в кассовой книге в данной ситуации также производить не следует.
Обоснование вывода:
Все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами, служащими первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет (п. 1 ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон N 129-ФЗ)).
Начиная с 1 января 2012 года ведение кассовых операций юридическими лицами осуществляется в соответствии с нормами Положения о порядке ведения кассовых операций, утвержденного решением Банка России от 12.10.2011 N 373-П (далее — Положение).
Кассовые операции оформляются приходными кассовыми ордерами (форма 0310001) и расходными кассовыми ордерами (форма 0310002) (далее — кассовые документы) (п. 1.8 Порядка N 373-П).
В соответствии с п. 3.3 Положения при ведении организацией кассовых операций с применением контрольно-кассовой техники по окончании их проведения на основании контрольной ленты, изъятой из контрольно-кассовой техники, оформляется приходный кассовый ордер (форма 0310001) на общую сумму принятых наличных денег.
Отметим, что на основании процитированной нормы и других положений Главы 3 «Порядок приема наличных денег» Положения можно прийти к выводу, что приходный кассовый ордер применяется только при получении от конкретного вносителя. Применение данного документа при выявлении факта излишка денежных средств в кассе не предусмотрено.
К аналогичному выводу приходим и в отношении порядка применения расходного кассового ордера (форма 0310002) (п.п. 4.1, 4.2 Положения).
Иными словами, при выявлении факта излишка (недостачи) денежных средств в кассе организации приходные (расходные) кассовые ордера не оформляются.
Записи в кассовой книге (форма 0310004) производятся кассиром по каждому приходному (расходному) кассовому ордеру, оформленному на полученные (выданные) наличные деньги (п. 5.2 Положения). Поскольку мы пришли к выводу, что при выявлении факта излишка (недостачи) денежных средств в кассе организации приходные (расходные) кассовые ордера не оформляются, то в данной ситуации записей в кассовой книге также производить не следует.
В соответствии с п. 3 ст. 1 Закона N 129-ФЗ одной из основных задач бухгалтерского учета является формирование полной и достоверной информации о деятельности организации и ее имущественном положении.
В случае выявления излишка (недостачи) денежной наличности или других ценностей, находящихся в кассе, для обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности организации следует провести инвентаризацию кассы (п. 1 ст. 12 Закона N 129-ФЗ).
Отметим, что в Положении не установлен порядок ревизии кассы. В связи с этим полагаем, что при инвентаризации возможно использовать процедуру ревизии кассы, описанную в Порядке ведения кассовых операций, утвержденном решением Совета директоров ЦБ РФ от 22.09.1993 N 40, несмотря на то, что этот документ утратил силу с 01.01.2012 (Указание ЦБР от 13.12.2011 N 2750-У).
Обращаем Ваше внимание, что порядок проведения инвентаризации активов и обязательств в Вашей организации следует утвердить при формировании учетной политики для целей бухгалтерского учета (п. 4 Положения по бухгалтерскому учету «Учетная политика организации» ПБУ 1/2008).
Общий порядок проведения инвентаризации денежных средств, денежных документов и бланков документов строгой отчетности определен в п.п. 3.39-3.43 Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденных приказом Минфина России от 13.06.1995 N 49 (далее — Методические указания).
Результаты проведенной инвентаризации отражаются в акте инвентаризации наличных денежных средств (унифицированная форма N ИНВ-15, утвержденная постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 N 88) и ведомости учета результатов, выявленных инвентаризацией (унифицированная форма N ИНВ-26, утвержденная постановлением Госкомстата России от 27.03.2000 N 26).
Обратите внимание, что форма N ИНВ-15 предусматривает получение письменных объяснений от материально ответственного лица о причинах возникновения излишков или недостач. Если материально ответственное лицо отказывается комментировать факт возникновения излишка (недостачи) в кассе, то рекомендуется составить акт об отказе работника представить объяснения. Кассира нужно ознакомить с актом под роспись. Если работник отказывается подписывать акт, этот факт также следует зафиксировать.
На основании всего вышеизложенного приходим к выводу, что возникновение излишка (недостачи) в кассе организации отражается в бухгалтерском учете на основании данных инвентаризации (формы N ИНВ-15, N ИНВ-26) и бухгалтерской справки.
Результаты инвентаризации должны быть отражены в учете и отчетности того месяца, в котором закончена инвентаризация (п. 5.5 Методических указаний).
Излишки — это хорошо или плохо?
Основная цель инвентаризации — сравнение фактического наличия ее объектов с учетными данными. Отклонения могут быть как в сторону уменьшения (недостача), так и в сторону увеличения (излишки).
С недостачей все понятно — ее наличие однозначно является отрицательным сигналом.
С излишками сложнее. Казалось бы, обнаружен дополнительный актив, это плюс для компании, нужно радоваться. На самом деле это не так. Отклонение фактических данных от учетных в любую сторону говорит о недостатках организации работы с материальными ценностями.
Излишки могут появиться, например, если ТМЦ были неверно оприходованы либо списаны в производство или покупателю фактически отгрузили меньше товара, чем провели по документам. В любом случае речь идет об ошибках в организации учета или логистики.
То есть с точки зрения оценки функционирования бизнес-процессов наличие излишков ничем не лучше выявления недостачи.
Но если уж они выявлены — следует отразить этот факт в учете и тем самым повысить его достоверность (для этого, собственно, и нужна инвентаризация).
Как организовать учет выявленных при инвентаризации излишков имущества, рассмотрим в следующих разделах.
Действия после выявления излишка
Первоначально при обнаружении лишних товаров, денег или даже основных средств, члены комиссии изучают сформированные отчеты. Они определяют, по каким причинам возникла такая ситуация.
Комиссией решается, каким методом итоги процесса будут отражены в бухучете фирмы. Выявляется, почему появились излишки, для чего приходится обращаться к материально ответственным лицам. Работники должны составлять объяснительные, что позволяет выявить причины появления переизбытка имущества. Все действия участниками комиссии оформляются путем составления протокола. В нем прописываются итоги инвентаризации, методы выявления причин несоответствия информации из документов с фактическим количеством ценностей, а также указываются выводы специалистов относительно этого вопроса.
Все итоги доводятся до сведения директора фирмы. Принимаются лишние материалы или средства исключительно при формировании приказа от лица руководителя компании. Он составляется на основании акта инвентаризации. Далее документ передается бухгалтеру компании, что позволяет ему осуществить нужные проводки. Отображаются в учете излишки в тот месяц, когда была закончена проверка. При проведении годовой инвентаризации отражать результаты надо в годовой отчетности.