Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Электронные счета-фактуры по НДС». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Документооборот, осуществляемый в рамках торговых операций между контрагентами, позволяет каждой из сторон получить официальное подтверждение совершенной сделки, необходимое как для ведения внутреннего учета, так и для внешней отчетности. Традиционная практика — выписка сопроводительной физической документации, пакетом которой сопровождается отгрузка продукции или акт выполненных работ — в последние годы все больше отходит на второй план. Ее место занимает выставление электронных счетов-фактур, оформленных и регистрируемых через уполномоченных операторов даже в тех случаях, когда покупатель фактически не относится к категории плательщиков налога на добавленную стоимость.
Сроки выставления и цена опоздания
Органы ФНС вменяют продавцу в обязанность выставление счета-фактуры в срок не позже 5 рабочих (календарных) суток с момента совершения сделки, которым может считаться:
- отгрузка;
- выплата покупателю аванса или всей стоимости покупки;
- доставка товара покупателю или до пункта, оговоренного в договоре;
- момент оказания услуги.
Бумажное оформление счетов-фактур позволяло подкорректрировать дату в ситуации опоздания, обозначив ее «задним числом». Электронный формат исключает такую возможность. Однако опоздание не столь страшно, оно не является существенным нарушением, могущим повлечь за собой отказ в возврате НДС (п. 2 ст. 169 НК РФ). Главное, чтобы были выполнены остальные существенные требования:
- возможность полной и достоверной идентификации продавца и покупателя;
- указание товара (услуги, работы);
- подтверждение прав собственности и их перехода в результате акта продажи;
- точные данные о стоимости, влияющие на базу и сумму НДС.
Верхняя часть Счета-фактуры (шапка)
- Номер и Дата. Номер должен соответствовать нумерации документов, утвержденной в учетной политике вашей организации. Дата указывается текущая на момент создания Счета-фактуры.
- Исправление и Дата. Номер исправления должен соответствовать нумерации документов, утвержденной в учетной политике вашей организации. Дата указывается текущая на момент исправления Счета-фактуры. При составлении Счета-фактуры до внесения в него исправлений в этой строке ставится прочерк.
- Графа Продавец, указывается полное и сокращенное наименование юридического лица или индивидуального предпринимателя (продавца).
- Графа Адрес, указывается полный адрес (с индексом) юридического или индивидуального предпринимателя (продавца).
- Графа ИНН / КПП продавца, указывается ИНН и КПП юридического лица (продавца). Индивидуальный предприниматель указывает только ИНН.
- Графа Грузоотправитель и его адрес, указывается полное и сокращенное наименование юридического лица или индивидуального предпринимателя (грузоотправителя), а также его полный адрес (с индексом). Если Счет-фактура составляется на выполненные (оказанные) услуги или имущественные права, то в этой строке ставится прочерк.
- Графа Грузополучатель и его адрес, указывается полное и сокращенное наименование юридического лица или индивидуального предпринимателя (грузополучателя), а также его полный адрес (с индексом). Если Счет-фактура составляется на выполненные (оказанные) услуги или имущественные права, то в этой строке ставится прочерк.
- Графа К платежно-расчетному документу №, указывается номер и дата платежно-расчетного документа (платёжки) или кассового чека.
- Графа Покупатель, указывается полное и сокращенное наименование юридического лица или индивидуального предпринимателя (покупателя).
- Графа Адрес, указывается полный адрес (с индексом) юридического или индивидуального предпринимателя (покупателя).
- Графа ИНН / КПП, указывается ИНН и КПП юридического лица (покупателя). Индивидуальный предприниматель указывает только ИНН.
- Графа Валюта: наименование, код, указывается наименование валюты и её код в соответствии с классификатором ОКВ. Указанная валюта должна являться единой для всех перечисленных товаров (работ, услуг), имущественных прав.
- Графа Идентификатор государственного контракта, договора (соглашения), указывается идентификатор госконтракта, договора или соглашения. Если в счете-фактуре нет госзаказа, то ставится прочерк.
Электронный счет-фактура – юридический оригинал
Счет-фактура, выставленный (полученный) в электронном формате, не является копией своего отпечатанного прототипа. Его отправка и получение – акт, имеющий самостоятельную юридическую значимость, поскольку это отражает специально созданная законодателями нормативная база. Для него характерны те же особенности, что и для документа в бумажной форме, а именно:
- данные и реквизиты организации;
- сроки выставления (на сегодня составляют 5 дней);
- обязательное визирование руководством или другим лицом, имеющим такое право;
- регистрация в учетных документах (журнале, книге покупок и продаж и т.п.);
- обязанность хранения на протяжении 4 лет (естественно, в виде файла);
- является основанием для вычетов по налогу на добавленную стоимость.
Что такое электронный счет-фактура
Напомним, что электронный счет-фактура, так же как и его бумажный вариант, является основанием для принятия к вычету сумм НДС, предъявленных продавцом покупателю (п. 1.2 Порядка).
Возможность выставления электронных счетов-фактур предусмотрена пунктом 1 статьи 169 Налогового кодекса. Для этого необходимо взаимное согласие сторон сделки, а также наличие совместимых технических средств и возможностей. Счета-фактуры в электронном виде могут выставлять не только продавцы, но и комиссионеры, налоговые агенты, а также агенты, продающие или приобретающие от своего имени товары для принципала.
Обмен счетами-фактурами фирмы должны проводить в соответствии с Порядком. Кроме того, такой обмен возможен при соблюдении следующих условий, предусмотренных Налоговым кодексом (п. 1 ст. 169 НК РФ):
- есть взаимное согласие на это сторон сделки;
- счета-фактуры составляются по установленному формату;
- счета-фактуры подписываются усиленной квалифицированной подписью;
- стороны имеют совместимые технические средства и возможности для приема и обработки этих счетов-фактур в установленном порядке.
Если ИС ЭСФ не работает. Зарегистрированные периоды неработоспособности системы
ИС ЭСФ
– это информационная система, поэтому в случае проведения плановых или внеплановых технических работ, сбоях, высокой нагрузке на каналы связи и т.д. она может работать не стабильно или быть недоступной для пользователя.
, что налогоплательщик, обязанный выставлять счета-фактуры в электронной форме, в некоторых случаях вправе выписать счет-фактуру в бумажной форме:
« 1) отсутствие сети телекоммуникаций общего пользования;
Информация об административно-территориальных единицах РК, на территории которых отсутствуют сети телекоммуникаций общего пользования, опубликована на интернет-ресурсе КГД;
2)
возникновение в информационной системе электронных счетов-фактур технических ошибок, подтвержденных уполномоченным органом
.
При этом после устранения технических ошибок
счет-фактура, выписанный на бумажном носителе, должен быть выписан
в электронной форме
в течение 15 календарных дней с даты устранения ошибки.
Полезно
- В каких случаях можно выписать «бумажный» счет-фактуру?;
- В каких случаях можно вообще не выписать счет-фактуру?
Информация о зафиксированных проблемах в ИС ЭСФ или недоступности системы в связи с проведением технических работ публикуется на портале Комитета государственных доходов.
В частности такие сообщения были опубликованы по проблемам доступа в следующие дни:
| Дата | Время | Причина |
| 18.02.2021 — 19.02.2021 | 22:00 — 00:15 | Обновление ИС ЭСФ |
| 11.02.2021 — 12.02.2021 | 22:00 — 00:15 | Обновление ИС ЭСФ |
| 09.02.2021 — 10.02.2021 | 22:00 — 00:15 | Обновление ИС ЭСФ |
| 02.02.2021 — 03.02.2021 | 22:00 — 00:15 | Обновление ИС ЭСФ |
| 26.01.2021 — 27.01.2021 | 22:00 — 00:15 | Обновление ИС ЭСФ |
| 21.01.2021 | 18:50 — 20:30 | Обновление ИС ЭСФ |
| 19.01.2021 — 20.01.2021 | 22:00 — 00:15 | Обновление ИС ЭСФ |
| 18.01.2021 — 19.01.2021 | 22:00 — 00:15 | Обновление ИС ЭСФ |
| 13.01.2021 — 14.01.2021 | 22:00 — 00:15 | Обновление ИС ЭСФ |
| 12.01.2021 — 13.01.2021 | 22:00 — 00:15 | Обновление ИС ЭСФ |
| 06.01.2021 — 07.01.2021 | 22:00 — 00:15 | Обновление ИС ЭСФ |
| 30.12.2020 — 31.12.2020 | 22:00 — 00:15 | Обновление ИС ЭСФ |
| 21.12.2020 | 19:00 — 21:00 | Технические работы |
| 06.12.2020 | 00:00 — 02:15 | Обновление ИС ЭСФ |
| 05.12.2020 — 05.12.2020 | 00:00 — 15:15 | Обновление ИС ЭСФ |
| 30.11.2020 | Техническая ошибка в работе ИС ЭСФ | |
| 26.11.2020 — 27.11.2020 | 22:00 — 00:15 | Обновление ИС ЭСФ |
| 12.11.2020 — 13.11.2020 | 22:00 — 00:15 | Обновление ИС ЭСФ |
| 05.11.2020 — 06.11.2020 | 22:00 — 00:15 | Обновление ИС ЭСФ |
| 24.09.2020 — 25.09.2020 | 22:00 — 00:15 | Обновление ИС ЭСФ |
| 17.09.2020 — 18.09.2020 | 20:00 — 00:15 | Обновление ИС ЭСФ |
| 27.08.2020 — 28.08.2020 | 22:00 — 00:15 | Обновление ИС ЭСФ |
| 20.08.2020 — 21.08.2020 | 22:00 — 00:15 | Обновление ИС ЭСФ |
| 06.08.2020 — 07.08.2020 | 22:00 — 00:15 | Обновление ИС ЭСФ |
| 29.07.2020 — 30.07.2020 | 22:00 — 00:15 | Обновление ИС ЭСФ |
| 07.07.2020 — 08.07.2020 | 22:00 — 00:15 | Обновление ИС ЭСФ |
| 02.07.2020 — 03.07.2020 | 22:00 — 00:15 | Обновление ИС ЭСФ |
| 27.06.2020 — 28.06.2020 | 21:00 — 07:00 | Технические работы |
| 25.06.2020 — 25.06.2020 | 22:00 — 00:15 | Обновление ИС ЭСФ |
| 11.06.2020 — 12.06.2020 | 22:00 — 00:15 | Обновление ИС ЭСФ |
| 04.06.2020 — 05.06.2020 | 22:00 — 00:15 | Изменения в API для АВР |
| 14.05.2020 — 15.05.2020 | 22:00 — 00:15 | Обновление ИС ЭСФ |
| 23.04.2020 — 24.04.2020 | 22:00 — 00:15 | Изменения в API для АВР |
| 09.04.2020 — 10.04.2020 | 22:00 — 00:15 | Обновление ИС ЭСФ |
| 04.04.2020 — 05.04.2020 | 22:00 — 00:15 | Обновление ИС ЭСФ |
| 03.04.2020 — 04.04.2020 | 22:00 — 00:15 | Обновление ИС ЭСФ |
| 12.03.2020 — 13.03.2020 | 22:00 — 00:15 | Обновление ИС ЭСФ |
| 03.03.2020 — 04.03.2020 | 22:00 — 00:15 | Обновление ИС ЭСФ |
| 01.03.2020 — 02.03.2020 | 11:30 — 03:30 | Технические работы на серверном оборудовании |
| 29.02.2020 — 01.03.2020 | 11:00 — 06:00 | Технические работы на серверном оборудовании |
| 17.02.2020 — 18.02.2020 | 22:00 — 00:15 | Обновление ИС ЭСФ |
| 06.02.2020 — 07.02.2020 | 22:00 — 00:15 | Обновление ИС ЭСФ |
| 01.02.2020 — 02.02.2020 | 10:00 — 04:00 | Технические работы на серверном оборудовании |
| 30.01.2020 — 31.01.2020 | 22:00 — 00:15 | Обновлению модуля «Экспортный контроль» |
| 23.01.2020 — 24.01.2020 | 22:00 — 00:15 | Обновление ИС ЭСФ |
| 16.01.2020 — 17.01.2020 | 22:00 — 00:15 | Обновление ИС ЭСФ |
| 10.01.2020 | 21:00 — 23:00 | Обновление НУЦ РК |
| 09.01.2020 | 22:00 — 00:15 | Обновление информационной системы ИС ЭСФ |
| 27.12.2019 | 20:00 — 22:15 | Обновление информационной системы ИС ЭСФ |
| 25.12.2019 — 26.12.2019 | 22:00 — 00:15 | Обновление информационной системы ИС ЭСФ |
| 24.12.2019 — 25.12.2019 | 22:00 — 00:15 | Обновление NCALayer до версии 1.1 |
| 14.12.2019 — 15.12.2019 | 21:00 — 21:00 | Технические работы |
| 28.11.2019 | 22:00 — 23:45 | Технические работы |
| 26.11.2019 | 19:00 — 20:30 | Технические работы |
| 25.11.2019 | 19:00 — 20:30 | Технические работы |
| 22.11.2019 — 23.11.2019 | 22:00 — 00:15 | Обновление информационной системы ИС ЭСФ |
| 21.11.2019 — 22.11.2019 | 22:00 — 00:15 | Обновление информационной системы ИС ЭСФ |
| 07.11.2019 — 08.11.2019 | 22:00 — 00:15 | Обновление информационной системы ИС ЭСФ |
| 22.10.2019 | 22:00 — 23:00 | Технические работы |
| 17.10.2019 — 18.10.2019 | 22:00 — 00:15 | Технические работы |
| 10.10.2019 — 11.10.2019 | 22:00 — 09:00 | Технические работы |
| 05.10.2019 | 21:00 — 23:00 | Технические работы |
| 26.09.2019 | 22:00 — 23:30 | Технические работы |
| 20.09.2019 — 21.09.2019 | 22:00 — 18:00 | Технические работы |
| 17.09.2019 | 20:00 — 21:05 | Технические работы |
| 13.09.2019 — 14.09.2019 | 22:00 — 09:00 | Технические работы |
| 11.09.2019 — 12.09.2019 | 22:00 — 09:00 | Технические работы |
| 09.09.2019 | 22:00 — 23:30 | Технические работы |
| 06.09.2019 — 07.09.2019 | 22:00 — 12:00 | Технические работы |
| 30.08.2019 — 31.08.2019 | 16:30 — 20:00 | Технические работы |
| 23.08.2019 — 24.08.2019 | 22:00 — 19.00 | Технические работы |
| 16.08.2019 — 17.08.2019 | 22:00 — 00:00 | Технические работы |
| 16.08.2019 | 13:00 — 14:00 | Технические работы |
| 15.08.2019 — 16.08.2019 | 22:00 — 01:30 | Технические работы |
| 13.08.2019 — 14.08.2019 | 22:00 — 00:20 | Технические работы |
| 09.08.2019 | 22:00 — 23:30 | Технические работы |
| 06.08.2019 | 22:00 — 23:30 | Технические работы |
| 02.08.2019 — 03.08.2019 | 22:00 — 15:45 | Технические работы |
| 22.07.2019 | 22:00 — 23:30 | Технические работы |
| 17.07.2019 | 22:00 — 23:30 | Технические работы |
| 13.07.2019 | 21:00 — 23:00 | Технические работы |
| 29.06.2019 — 30.06.2019 | 21:00 — 03:00 | Технические работы |
| 27.06.2019 | 22:00 — 23:30 | Технические работы |
| 25.06.2019 | 22:00 — 23:00 | Технические работы |
| 20.06.2019 | 22:00 — 23:30 | Технические работы |
| 14.06.2019 | 22:00 — 23:30 | Технические работы |
| 04.06.2019 | 22:00 — 23:30 | Технические работы |
| 24.05.2019 | 22:00 — 23:30 | Технические работы |
| 20.05.2019 | период с 01.01.2019 по 10.05.2019 | Признана техническая ошибка по нерезидентам, работающим в РК через структурные подразделения |
| 03.05.2019 | 22:00 — 23:32 | Обновление информационной системы ИС ЭСФ |
| 23.03.2019 | 09:00 — 23:00 | Планово — профилактические работы в ИС ЭСФ |
| 21.03.2019 — 22.03.2019 | 14:00 — 06:00 | Планово — профилактические работы в ИС ЭСФ |
| 17.03.2019 | 09:00 — 18:00 | Работы на сети ЕТС ГО (кратковременные перебои) |
| 11.03.2019 | 20:00 — 23:30 | Технические работы |
| 06.03.2019 | 20:00 — 21:30 | Технические работы |
| 04.03.2019 | 12:00 — 17:45 | Перезапуск ИС ЭСФ |
| 02.03.2019 — 03.03.2019 | 21:00 — 17:00 | Планово-профилактические работы в ИС ЭСФ |
| 26.02.2019 | 22:00 — 23:32 | Обновление информационной системы ИС ЭСФ |
| 29.01.2019 | 13:00-13:40 | Технические работы |
| 25.01.2019 — 26.01.2019 | 23:00 — 00:32 | Обновление информационной системы ИС ЭСФ |
| 17.01.2019 | 22:00 — 02:15 | Технические работы |
| 10.01.2019 | 22:00 — 22:32 | Технические работы |
| 26.12.2018 | 22:00 — 23:32 | Технические работы |
| 13.12.2018 | 22:00 — 23:00 | Технические работы |
| 06.12.2018 | 22:00 — 23:00 | Технические работы |
| 04.12.2018 | 22:00 — 23:30 | Технические работы |
| 30.11.2018 — 01.12.2018 | 22:00 — 20:04 | Технические работы |
| 07.11.2018 — 08.11.2018 | 21:30 — 00:30 | Технические работы |
| 03.11.2018 — 04.11.2018 | 00:00 — 00:00 | Обновление информационной системы ИС ЭСФ |
| 04.10.2018 | 20:00 — 20:30 | Обновление информационной системы ИС ЭСФ |
| 06.09.2018 | 21:00 — 23:04 | Обновление информационной системы ИС ЭСФ |
| 23.08.2018 | 21:00 — 23:04 | Обновление информационной системы ИС ЭСФ |
| 14.08.2018 | 21:00 — 23:04 | Обновление информационной системы ИС ЭСФ |
| 15.06.2018 — 16.06.2018 | 19:00 — 01:30 | Обновление информационной системы ИС ЭСФ |
| 14.06.2018 — 15.06.2018 | 21:00 — 03:30 | Обновление информационной системы ИС ЭСФ |
| 31.05.2018 — 01.06.2018 | 21:00 — 03:30 | Обновление информационной системы ИС ЭСФ |
| 17.05.2018 — 18.05.2018 | 21:00 — 02:30 | Обновление информационной системы ИС ЭСФ |
| 26.04.2018 — 27.04.2018 | 19:00 — 00:30 | Обновление информационной системы ИС ЭСФ |
| 13.04.2018 | 19:00 — 22:00 | Обновление информационной системы ИС ЭСФ (новый модуль «Виртуальный склад») |
| 11.04.2018 — 12.04.2018 | 21:00 — 02:30 | Обновление информационной системы ИС ЭСФ (новый модуль «Виртуальный склад») |
| 06.04.2018 — 07.04.2018 | 21:00 — 01:30 | Обновление информационной системы ИС ЭСФ (новый модуль «Виртуальный склад») |
| 31.03.2018 | 17:00 — 23:50 | Обновление информационной системы ИС ЭСФ (новый модуль «Виртуальный склад») |
| 12.03.2018 — 13.03.2018 | 21:00 — 03:00 | Обновление информационной системы ИС ЭСФ |
| 02.03.2018 — 03.03.2018 | 21:00 — 03:00 | Обновление информационной системы ИС ЭСФ |
| 01.03.2018 — 02.03.2018 | 21:00 — 00:30 | Обновление информационной системы ИС ЭСФ |
| 26.01.2018 — 27.01.2018 | 21:00 — 01:30 | Обновление информационной системы ИС ЭСФ |
| 25.01.2018 — 26.01.2018 | 21:00 — 03:00 | Обновление информационной системы ИС ЭСФ |
| 27.12.2017 | 21:00 — 23:00 | Обновление информационной системы ИС ЭСФ |
| 23.12.2017 | 21:00 — 23:00 | Обновление информационной системы ИС ЭСФ |
| 08.12.2017 | 21:00 — 21:30 | Обновление информационной системы ИС ЭСФ |
| 07.12.2017 | 21:00 — 23:00 | Обновление информационной системы ИС ЭСФ |
| 04.12.2017 | 15:30 — 19:15 | Профилактические работы |
| 24.11.2017 | 21:00 — 24:00 | Профилактческие работы |
| 22.11.2017 | 21:00 — 23:30 | Нерегламентные работы |
| 16.11.2017 | 21:00 — 23:00 | Обновление системы |
| 01.10.2017 — 07.11.2017 | 00:00 — 23:59 | Технические проблемы в ИС ЭСФ |
| 02.11.2017 — 03.11.2017 | 21:00 — 03:00 | Обновление системы |
| 23.10.2017 — 24.10.2017 | 21:00 — 03:00 | Обновление системы |
| 16.10.2017 — 17.10.2017 | 21:00 — 03:00 | Технические работы |
| 13.10.2017 — 14.10.2017 | 21:00 — 03:00 | Технические работы |
| 12.10.2017 — 13.10.2017 | 21:00 — 03:00 | Технические работы |
| 11.10.2017 | 21:00 — 22:00 | Технические работы |
| 11.10.2017 | 13:00 — 14:30 | Технические работы |
| 10.10.2017 — 11.10.2017 | 21:00 — 03:00 | Работы по переходу на новую форму ЭСФ |
| 06.10.2017 — 07.10.2017 | 21:00 — 03:00 | Работы по переходу на новую форму ЭСФ |
| 05.10.2017 — 06.10.2017 г. | 21:00 — 03:00 | Работы по переходу на новую форму ЭСФ |
| 04.10.2017 — 05.10.2017 г. | 21:00 — 03:00 | Работы по переходу на новую форму ЭСФ |
| 21:00 — 03:00 | Работы по переходу на новую форму ЭСФ | |
| 02.10.2017 — 03.10.2017 г. | 21:00 — 03:00 | Работы по переходу на новую форму ЭСФ |
| 01.10.2017 — 02.10.2017 г. | 09:00 — 14:00 | Работы по переходу на новую форму ЭСФ |
| 30.09.2017 г. | 10:00 — 24:00 | Работы по переходу на новую форму ЭСФ |
| 19.09.2017 | 20:00 — 21:00 | Технические работы |
| 15.06.2017 — 16.06.2017 г. | 22:00 — 18:30 | Технические работы |
| 01.06.2017 г. | 18:20 — 19:30 | Технические проблемы |
| 26.05.2017 г. | 22:00 — 23:00 | Установка обновления |
| 23.05.2017 г. | 21:00 — 23:30 | Установка обновления |
| 19.05.2017 г. | 22:00 — 23:05 | Установка обновления |
| 09.05.2017 г. | 22:00 — 23:05 | Установка обновления |
| 04.05.2017 г. | 22:00 — 23:05 | Установка обновления |
| 09.04.2017 г. | 19:00 — 22:00 | Технические работы |
| 05.04.2017 — 06.04.2017 г. | 22:00 — 01:30 | Технические работы |
| 03.04.2017 г. | 16:45 — 17:22 | Возможные сбои по причине проводимых работ на стороне НУЦ РК |
| 13.03.2017 г. | 18:30 – 19:30 | Технические работы |
| 07.03.2017 — 08.03.2017 г. | 22:00 – 05:30 | Технические работы |
| 07.03.2017 | 13:00 – 15:30 | Технические работы |
| 28.02.2017 | 20:30 – 22:10 | Технические работы |
| 24.02.2017 – 25.02.2017 | 09:00 – 13:45 | Технические работы |
| 21.02.2017 г. | 22:00 – 23:30 | Технические работы |
| 20.02.2017 г. | 22:00 – 23:30 | Установка обновления |
| 16.02.2017 – 17.02.2017 г. | 18:00 – 23:00 | Технические работы |
| 10.02.2017 | 22:00 – 23:00 | Установка обновления |
| 31.01.2017 г. | 16:00 – 18:00 | Технические проблемы |
Электронный счет-фактура – юридический оригинал
Счет-фактура, выставленный (полученный) в электронном формате, не является копией своего отпечатанного прототипа. Его отправка и получение – акт, имеющий самостоятельную юридическую значимость, поскольку это отражает специально созданная законодателями нормативная база. Для него характерны те же особенности, что и для документа в бумажной форме, а именно:
- данные и реквизиты организации;
- сроки выставления (на сегодня составляют 5 дней);
- обязательное визирование руководством или другим лицом, имеющим такое право;
- регистрация в учетных документах (журнале, книге покупок и продаж и т.п.);
- обязанность хранения на протяжении 4 лет (естественно, в виде файла);
- является основанием для вычетов по налогу на добавленную стоимость.
Особенности использования электронных счетов-фактур
Организация не обязана использовать электронный документооборот, но у нее есть такое право, если другая сторона сделки также согласна. Выражение согласия сторон может быть любым, но в любом случае документально оформленным.
ВАЖНО! Кроме согласия (и согласования) сторон, для электронного обмена документами у обеих компаний должны быть соответствующие технические возможности.
Соглашение должно быть заключено с еще одной стороной, обеспечивающей обмен счетами-фактурами. Выставить другой стороне сделки этот документ возможно исключительно с помощью оператора электронного документооборота (сокращенно ЭДО), официально зарегистрированного в ФНС РФ (их перечень содержится на официальном сайте ФНС). Оператор обязан гарантировать:
- контроль формата файла, содержащего счет-фактуру;
- своевременное отправление документа получателю;
- формирование служебных документов, подтверждающих дату отправки и получения счета-фактуры;
- независимое удостоверение дат отправки счетов-фактур в различных инстанциях (перед партнерами, органами ФНС, в суде).
Для оперирования электронными счетами-фактурами предпринимателям понадобится сертификат ключа электронной подписи, оформляемый на имя руководителя или доверенного лица, который они должны взять в удостоверяющем центре (перечень этих центров – на сайте ФНС).
Возможно, правила скоро изменят
Есть вероятность, что покупателям, получившим электронный счет-фактуру, разрешат принимать вычет не только по дате получения, но и по дате составления. Как только это произойдет, правила, действующие при электронном и бумажном документообороте, не будут отличаться друг от друга.
Соответствующие изменения предусмотрены в проекте, который называется «Совершенствование налогового администрирования». Дорожная карта этого проекта размещена на сайте Агентства стратегических инициатив. В пункте 4.2 карты говорится, что ожидаемым результатом является стимулирование перехода налогоплательщиков на электронный документооборот. Добавим, что в качестве ответственного исполнителя проекта выступает Минфин России, а ожидаемым сроком реализации назван июнь 2014 года.
Достоинства и недостатки электронных счетов-фактур
В результате автоматической обработки ЭСФ сокращается время проверки и обнаружения в них ошибок, плюс отпадает необходимость распечатки и доставки контрагенту бумажного счета-фактуры. Кроме того, при запросе контролерами счетов-фактур для проверки ЭСФ можно передать по ТКС — копировать их и заверять при этом, как в случае с бумажными документами, не требуется (письмо ФНС России от 09.09.2015 № СА-4-7/15871). Все это можно отнести к преимуществам ЭСФ.
Но есть и недостатки. Так, если отсутствует доступ к Интернету или случается сбой в работе автоматизированных систем сторон сделки или оператора, извещения о получении этого документа не формируется, а сам ЭСФ не считается выставленным (пп. 1.10 и 1.11 порядка, утв. приказом № 174н). В этом случае продавец будет вынужден оформить бумажный счет-фактуру.
ВАЖНО! Выставить ЭСФ задним числом не получится, т.к. все даты (и выставления, и получения) фиксирует оператор (пп. 1.10 и 1.11 порядка, утв. приказом № 174н), который является независимой третьей стороной в обороте ЭСФ.
См. также: «Как правильно хранить электронные счета-фактуры?».
Счета-фактуры в электронном виде
Возможность применения электронных счетов-фактур (ЭСФ) зафиксирована в п. 1 ст. 169 НК РФ. ЭСФ вправе выставлять продавцы, комиссионеры, агенты (налоговые и работающие по агентским договорам). При обмене ЭСФ компании обязаны руководствоваться утвержденным Порядком, где прописаны основные критерии, не противоречащие ст. 169 НК:
- Обе стороны согласны на применение электронного варианта СФ;
- Контрагенты имеют возможность и соответствующее оборудование для приема-обработки ЭСФ;
- ЭСФ оформляются по утвержденному формату и заверяются квалифицированной электронной подписью.
Порядок действий участников документообмена при выставлении электронного счета-фактуры
Рассмотрим, что делается в процессе выставления счета-фактуры через интернет участниками сделки (подразумевается, что сертификаты ключей ими уже получены, соглашение друг с другом и с операторами заключено):
- Составление документа в формате, закрепленном налоговыми органами (это делает продавец). Для этого он должен либо скопировать его из бухгалтерской программы, либо заполнить бланк в спецпрограмме оператора ФНС.
- Отправление сформированного документа своему оператору. Обязательно нужно дождаться подтверждения оператора о получении файла, в котором будет значиться дата и время акта, чем и фиксируется акт отправки.
- Продавец извещает оператора о том, что получил его уведомление.
- Оператор продавца производит пересылку счета-фактуры оператору покупателя.
- Оператор покупателя осуществляет отправление файла другой стороне сделки.
- После получения покупатель отправляет ответное уведомление, которое также пройдет через обоих операторов, прежде чем поступит контрагенту.
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Электронной подписью скрепляется каждый документ в процессе электронного оборота, а не только сами счета-фактуры.
Когда нужно оформлять счёт-фактуру
Счёт-фактура оформляется каждый раз при реализации товаров и услуг, если они признаются объектом налогообложения. Эти нормы установлены в п. 3 ст. 169 НК РФ, исключения перечислены в ст. 149 НК РФ.
С 1 июля 2021 года в п. 3 ст. 169 НК РФ будут внесены правки. Сейчас во время реализации товаров или услуг лицам, которые не платят НДС, по обоюдному письменному согласию документ можно не оформлять. 1 июля в том же пункте будет уточнено, что операции с прослеживаемыми товарами будут являться исключением и по письменному согласию избежать составления документа будет нельзя.
Важно: с 1 июля оформление счёта-фактуры по операциям с товарами, подлежащими прослеживаемости, станет обязательной процедурой.