Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Обозначение времени в табеле при работе в отпуске по уходу за ребенком». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Предположим, что учетной политикой учреждения установлено: в табеле (ф. 0504421) отражаются фактические затраты рабочего времени сотрудников учреждения. Воспользовавшись условиями, приведенными в предыдущем примере, рассмотрим, как будет выглядеть фрагмент табеля (ф. 0504421).
Заполняем фрагмент табеля (ф. 0504421) с регистрацией фактических затрат рабочего времени.
Заведующий отделом (установлен 8-часовой рабочий день) в период с 19.06.2017 по 30.06.2017 находился в ежегодном оплачиваемом отпуске. Бухгалтер (установлен 8-часовой рабочий день) в период с 13.06.2017 по 16.06.2017 находился в командировке, остальные дни отработал полностью. Воспитателю (работает по графику 2/2 по 12 ч в дневную смену) в период с 05.06.2017 по 06.06.2017 был предоставлен отпуск по семейным обстоятельствам без сохранения заработной платы, остальное время отработано им полностью.
Фрагмент табеля учета использования рабочего времени за июнь 2017 года заполняется следующим образом:
|
Должность |
Числа месяца |
|||||||||||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
8 |
9 |
10 |
11 |
12 |
13 |
14 |
15 |
Итого дней (часов) явок (неявок) с 1-го по 15-е число |
|
|
16 |
17 |
18 |
19 |
20 |
21 |
22 |
23 |
24 |
25 |
26 |
27 |
28 |
29 |
30 |
Всего дней (часов) явок (неявок) |
|
|
Заведующий отделом |
8 |
8 |
8 |
8 |
8 |
8 |
8 |
8 |
8 |
8 |
80 ч |
|||||
|
Ф |
Ф |
В |
В |
Ф |
Ф |
Ф |
Ф |
Ф |
В |
В |
В |
Ф |
Ф |
Ф |
11 дн. |
|
|
8 |
88 ч |
|||||||||||||||
|
Ф |
В |
В |
О |
О |
О |
О |
О |
В |
В |
О |
О |
О |
О |
О |
11 дн. |
|
|
Бухгалтер |
8 |
8 |
8 |
8 |
8 |
8 |
8 |
56 ч |
||||||||
|
Ф |
Ф |
В |
В |
Ф |
Ф |
Ф |
Ф |
Ф |
В |
В |
В |
К |
К |
К |
7 дн. |
|
|
8 |
8 |
8 |
8 |
8 |
8 |
8 |
8 |
8 |
8 |
126 ч |
||||||
|
К |
В |
В |
Ф |
Ф |
Ф |
Ф |
Ф |
В |
В |
Ф |
Ф |
Ф |
Ф |
Ф |
17 дн. |
|
|
Воспитатель |
12 |
12 |
12 |
12 |
12 |
12 |
72 ч |
|||||||||
|
Ф |
Ф |
В |
В |
А |
А |
В |
В |
Ф |
Ф |
В |
В |
Ф |
Ф |
В |
6 дн. |
|
|
12 |
12 |
12 |
12 |
12 |
12 |
12 |
12 |
168 ч |
||||||||
|
В |
В |
Ф |
В |
В |
Ф |
Ф |
В |
В |
Ф |
Ф |
В |
В |
Ф |
Ф |
14 дн. |
Если табельщиком была письменно сформулирована необходимость корректировки, а основной табель учета рабочего времени распечатан и заполнен, то можно внести в него изменения без перепечатывания. Для этого допустимы исправления. Они производятся путем зачеркивания неверных данных и записывания рядом верных. Однако при этом на полях должна быть:
- Ссылка на корректирующий табель, с его номером и датой составления. Она может быть сформулирована как «Исправления произведены согласно…». Если фраза не помещается полностью, то достаточно просто названия документа, с его номером и датой.
- Подписи всех лиц, которые подписали основной табель.
- Расшифровка подписей.
- Должности ответственных за заполнение бумаги сотрудников, а также руководителя организации.
Табель учета рабочего времени, согласно трудовому законодательству, заполняется и сдается не реже двух раз в месяц (об этом ясно говорится в 136 статье Трудового кодекса РФ). Именно по его данным сотрудникам организации начисляется заработная плата.
Однако довольно часто встречаются ситуации, когда сотрудник отсутствует на работе по невыясненным причинам. Если ждать, когда они прояснятся, и сдавать табель потом, то это будет нарушением Трудового кодекса. Поэтому прибегают к составлению корректирующих табелей. Бланк корректирующего табеля учета рабочего времени в коммерческих организациях представлен формами Т-12 и Т-13. А в бюджетных учреждениях используется типовая форма номер 0504421. Однако последние могут прибегнуть и к Т-13.
Важно! Отличие корректирующего табеля от основного состоит в обозначении типа в шапке документа (основной или корректирующий), а также в нумерации. В основном табеле учета рабочего времени нумерации нет, тогда как корректирующие документы, помимо своего идентификационного, всегда имеют порядковый номер.
Какие программы используют для ведения табеля
Чтобы заполнять табель в автоматическом режиме, необходимо либо купить программу (но вносить в нее сведения все равно придется руками), либо установить комплекс программного и технического обеспечения, которое обеспечит в автоматическом режиме сбор, хранение и обработку сведений о наличии работников на местах, часах их прихода и ухода, периода работы и отдыха сотрудников и т.д.
Подобные системы имеют функции анализа полученной ими информации, в связи с чем очень удобны, экономят массу времени для кадровиков и бухгалтеров. Работодатели тоже в восторге, поскольку в любой момент удобно посмотреть, где работник Петров, что делает, когда вчера ушел и т.д. Но помимо сплошных достоинств эти системы имеют один существенный недостаток — стоит внедрение таких программ очень дорого.
Как заполнять табель учета рабочего времени? Давайте разберемся
Табель учета рабочего времени не только отражает количество часов, отработанных каждым сотрудником, но и позволяет ежедневно фиксировать информацию о явках и неявках на работу. Кто-то из работников заболел, кто-то отсутствует по невыясненным причинам, а кто-то ушел в отпуск. Давайте посмотрим, как правильно отмечать все эти случаи в табеле.
Табель учета рабочего времени обязаны вести все организации. Этот документ необходим для того, чтобы:
- ежедневно учитывать, как сотрудники используют свое рабочее время, соблюдают ли они установленный режим труда;
- получать данные об отработанном времени;
- рассчитывать зарплату;
- составлять статистическую отчетность по труду для органов статистики.
Госкомстат России утвердил для табеля учета рабочего времени две унифицированные формы – Т-12 и Т-13*. Отличаются формы тем, что Т-12 является универсальным вариантом, а Т-13 ведется, если в организации установлена автоматическая система контроля явок-неявок на работу (турникет). При этом данные заносятся в форму через компьютер. Чаще всего, конечно, используют форму Т-12, поскольку пропускные системы установлены далеко не во всех организациях.
Табель составляется в одном экземпляре. В конце месяца заполненный табель должны подписать руководители структурных подразделений и работник кадровой службы. Затем документ поступает в бухгалтерию для расчета зарплаты.
Обычно в табель ф 0504421 вносится информация специалистом отдела кадров или руководителем отдела на протяжении календарного месяца, а по его окончании передается в бухгалтерию для осуществления начисления заработка специалистам бюджетной сферы.
Обязанность по внесению данных в табель учета должна быть зафиксирована в должностной инструкции сотрудника или трудовом договоре с наличием ознакомительной росписи.
В форме 0504421 присутствует таблица, в которую заносятся буквенные обозначения для каждого момента отсутствия подчиненного бюджетной организации на работе и фактическое количество отработанных часов за день или за смену.
Значение для каждого дня в месяце заносится в специальную ячейку, разделенную пополам: сверху фиксируется количество часов, снизу — код в буквенном выражении, отражающий причину отклонения от нормы выработки в часах.
Любая запись, сделанная в табеле рабочего времени должна подтверждаться документом-основанием.
К примеру, при нахождении специалиста на больничном, подтверждающим документом является листок нетрудоспособности, для обозначения прогула составляется акт отсутствия работника на рабочем месте.
Следовательно, отклонения от нормы выработки рабочего времени должны отмечаться в табеле по каждому трудящемуся.
Инструкция по заполнению формы Т-13
Между табелями Т-12 и Т-13 есть несколько отличий, но в целом они идентичны и заполняются по общим правилам. Т-12 допускается вести только для учета отработанных часов, без раздела 2 «Расчет с персоналом по оплате труда». Если предприятие пользуется формой Т-13, то ее надо заполнять полностью, включая дополнительные строки для начисления заработной платы.
Что писать в этой части? Для ее ведения понадобится список цифровых кодов видов оплаты труда, утвержденных Приказом ФНС России №ММВ-7-11/ от 10.09.2015. Он большой, поскольку включает все возможные виды доходов граждан. Но для табеля учета понадобится всего несколько кодов, и они представлены в таблице.
| Код дохода | Наименование дохода |
| 2000 | зарплата |
| 2012 | отпускные |
| 2300 | пособие по временной нетрудоспособности |
Ведение формы Т-13 аналогично порядку внесения записей в Т-12. Сначала заполняют шапку бланка, затем вписывают сведения о работниках, указывают данные об отработанных часах (порядок, как правильно считать часы в табеле рабочего времени по форме Т-13, ничем не отличается), отмечают количество выходных в течение месяца. То есть первые 15 шагов инструкции надо повторить. По неявкам в течение отчетного периода дополнительно отписываются в графах 10–13, указывая обобщенные данные.
Заполняем фрагмент табеля (ф. 0504421) при наличии у работника более двух отклонений в один день.
Заведующий отделом в период с 01.06.2017 по 02.06.2017 исполнял государственные обязанности в связи с осуществлением полномочий депутата в течение 6 ч каждый день. Кроме того, 02.06.2017 он отсутствовал в течение 2 ч на работе с разрешения руководителя.
В соответствии со ст. 171, 172 ТК РФ работодатель обязан освобождать работника от работы с сохранением за ним места работы (должности) на время исполнения им государственных или общественных обязанностей.
В этом случае табель на указанного работника будет заполняться следующим образом:
|
Должность |
Числа месяца |
|||||||||||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
8 |
9 |
10 |
11 |
12 |
13 |
14 |
15 |
Итого дней (часов) явок (неявок) |
|
|
16 |
17 |
18 |
19 |
20 |
21 |
22 |
23 |
24 |
25 |
26 |
27 |
28 |
29 |
30 |
Всего дней (часов) явок (неявок) |
|
|
Заведующий отделом |
6 |
6 |
12 ч |
|||||||||||||
|
Г |
Г |
В |
В |
В |
В |
В |
2 дн. |
|||||||||
|
8 |
8 |
8 |
8 |
8 |
8 |
8 |
8 |
8 |
8 |
92 ч |
||||||
|
В |
В |
О |
О |
О |
О |
О |
В |
В |
О |
О |
О |
О |
О |
14 дн. |
||
|
Заведующий отделом |
2 |
2 ч |
||||||||||||||
|
А |
В |
В |
В |
В |
В |
1 дн. |
||||||||||
|
2 ч |
||||||||||||||||
|
В |
В |
В |
В |
1 дн. |
Задайте свой вопрос экспертам «Системы Кадры»
После проведения всех необходимых операций специалист должен передать заполненный бланк в бухгалтерию для расчета и начисления заработной платы за указанный период. На основании полученных данных сотрудники бухгалтерии составляют расчетно-платежную ведомость на бланке, подготовленном по форме 0504401, либо расчетную ведомость на бланке, соответствующем форме 0504402.
Обратите внимание! Выбор формы для расчета заработной платы определяется в зависимости от действующих в организации правил документооборота, утвержденных локальным нормативным актом.
В случае, если при проведении проверки корректности сведений, внесенных в бланк учета рабочего времени, уполномоченным специалистом были выявлены неточности или нарушения, он не вправе вносить исправления непосредственно в проверяемую форму.
В этом случае ему необходимо составить так называемый корректирующий табель. Его отличительным признаком является соответствующая маркировка в графе «Номер корректировки». Первому корректирующему табелю присваивается номер 1, а далее нумерация проставляется в соответствии с номерами следующих корректирующих табелей.
Обратите внимание! В случае, если составляется первичный табель, который не подвергался редактированию, в этом разделе проставляется цифра 0.
Как заполнить табель учета рабочего времени. Пошаговая инструкция
Дни очередного оплачиваемого отпуска кодируются в табеле обозначением «ОТ». Поскольку эти дни не являются для работника рабочими, под кодом не проставляются часы.
В случае попадания в период отпуска праздничных выходных дней табельщик проставляет с соответствующую ячейку код «В». Такие дни не являются отпускными.
Если сотрудник заболел во время нахождения в отпуске, то это необходимо подтвердить больничным листом. Тогда он продлится на время болезни. В табеле отмечаются болезни – кодом «Б». Как только больничный будет закрыт, снова ставится ОТ на те дни, которые служат продолжением отдыха.
При заполнении табеля учета рабочего времени применяются следующие условные обозначения:
| Наименование | Код |
|---|---|
| Явка на рабочее место по обычному графику в дневные часы | Я |
| Выходные дни и нерабочие праздничные даты | В |
| Ночная смена | Н |
| Выполнение государственных обязанностей | Г |
| Сверхурочные часы работы | С |
| Продолжительность времени работы вахтовым методом | ВМ |
| Нахождение в служебной командировке | К |
| Отсутствие на работе в связи с направлением на курсы повышения квалификации | ПК |
| Нахождение на курсах повышения квалификации при выезде в другой населенный пункт | ПМ |
| Отпуск очередной ежегодный | ОТ |
| Продолжительность дополнительного оплачиваемого отпуска | ОД |
| Время нахождения в учебном отпуске при совмещении с работой | У |
| Отпуск учебный дополнительный неоплачиваемый | УД |
| Рабочее время для обучающихся и работающих, для которых частично сохранена зарплата | УВ |
| Отпуск по беременности и родам | Р |
| Дополнительный отпуск, связанный с уходом за ребенком до 3 лет | ОЖ |
| Неоплачиваемый день отпуска по согласованию с руководителем организации | ДО |
| Неоплачиваемый день отпуска, предоставленный в соответствии с законодательством | ОЗ |
| Дополнительный неоплачиваемый отпуск | ДБ |
| Время нахождения на больничном листе с соответствующей оплатой пособия | Б |
| Больничный лист неоплачиваемый | Т |
| Сокращенный рабочий день | ЛЧ |
| Вынужденный невыход на работу по причине признания незаконными действий работодателя по увольнению или иных обстоятельств с восстановлением на прежней должности | ПВ |
| Прогул | ПР |
| Неполный рабочий день | НС |
| Оплачиваемые выходные дни | ОВ |
| Неоплачиваемые выходные дни | НВ |
| Время нахождения на забастовке | ЗБ |
| Неявка на работу без объяснения | НН |
| Случаи простоя по вине работодателя | РП |
| Простой по вине работника | ВП |
| Простой по не зависящим от работника или работодателя причинам | НП |
| Приостановка работы в связи с задержкой выплаты зарплаты | НЗ |
Заполняем табель учета рабочего времени по форме Т-12
Документ составляется в единственном экземпляре, открывать его необходимо за 2-3 дня до начала месяца.
Сам бланк по ОКУД 0504421, разработанный для бюджетных компаний, имеет ряд определенных отличий от иных подобных форм. Унифицированная форма не подлежит внесению изменений, используется сплошной метод обозначения явки или неявки.
В шапке документа помимо обязательных данных организации, идентифицирующих ее, указывается цифровой код бланка.
Если табель сдавался без изменений с первого числа месяца, то проставляется цифра «0», при внесении поправок — фиксируется цифра, приравненная к количеству корректировок.
В первые четыре графы в табеле информация заносится сразу, а именно: ФИО сотрудника, табельный номер и его должность в соответствии со штатным расписанием. Остальные сведения заполняются по мере их поступления кадровику.
Графы 20 и 37 предназначаются для подведения промежуточного и месячного итога о рабочем времени. Помимо этих расчетов больше ничего не рассчитывается в таблице, остальные действия для расчета сумм заработной платы осуществляет бухгалтер.
Трудовым законодательством России предусмотрен единый стандарт рабочего времени, который обязаны соблюдать все организации, будь то коммерческие предприятия или государственные учреждения. Рабочая неделя любого сотрудника не должна длиться более 40 часов. Следовательно, при пятидневной рабочей неделе продолжительность рабочего должна соответствовать 8 часам. В некоторых случаях длительность рабочего дня может быть меньше установленной российским законодательством.
Режим работы организаций устанавливается самостоятельно согласно общепринятым нормам в соответствующих документах. При этом во внимание берется специфика деятельности предприятия.
Для отслеживания исполнения установленного режима и времени, проведенного сотрудниками за работой, используются табель учета рабочего времени. Данный документ может отражать количество ночных и дневных смен, переработок, больничных, а так же суммарное отработанное время с различной степенью детализации: день, неделя, месяц. Так же табеля используют при начислении заработной платы.
Организации, занятые в той или иной сфере могут использовать любые виды табелей учета рабочего времени, поскольку форма учета обычно носит рекомендательный характер. В современной практике используют следующие табеля учета рабочего времени:
- Табель по форме 0504421;
- Табель по форме № Т-12;
- Табель по форме № Т-13
- Табеля, разработанные самостоятельно на основании вышеперечисленных форм.
Заполнение нового табеля формы 0504421
Фактически образец заполнения табеля формы 0504421 применяется в практике российского кадрового документооборота уже в течение достаточно длительного времени. Так, до 2005 года на предприятиях имел хождение Табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы №421, которому был присвоен код формы 0504421 по стандарту ОКУД.
Затем наименование этого бланка претерпело некоторые изменения — из его названия был изъят номер, однако в остальном оно осталось прежним. Такой вариант наименования формы действовал вплоть до 2020 года.
После этого в практику был внедрен новый документ — «Табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы» (форма 0504421). Под этим названием он используется вплоть до настоящего времени. При этом правила заполнения формы 0504421 также претерпели некоторые изменения, и на сегодняшний день включают в себя ряд важных требований.
Обратите внимание! Заполнение формы ведется ежедневно: каждому дню соответствует определенный столбец бланка, в который вносятся необходимые сведения.
Основной раздел, фигурирующий в любом примере заполнения табеля рабочего времени формы, представляет собой таблицу, где напротив данных каждого конкретного сотрудника имеется строка, разделенная на верхнюю и нижнюю части.
Можно ли компании утвердить коды для табеля рабочего времени?
Табель учета рабочего времени форма 0504421
Государственные и муниципальные предприятия ведут учет рабочего времени с помощью табеля форма по ОКУД 0504421. Данная форма утверждена Приказом Минфина России от 30.03.2015 года №52н. Скачать бланк табеля учета рабочего времени форма 0504421 на 2017 год, а также его образец заполнения в формате excel можно внизу статьи.
Табель заполняется за календарный месяц, ответственным за заполнение формы 0504421 вносятся записи обо всех отклонениях от нормального рабочего дня, установленного Правилами внутреннего трудового распорядка. Заполняет табель учета рабочего времени работник, у которого в должностной инструкции прописана такая обязанность.
Заполняться бланк табеля может в отношении всего учреждения в целом, также он может быть заполнен по каждому отдельному подразделению.
Для заполнения данной формы используются кодовые обозначения неявок на работу по различным причинам, буквенные коды можно найти на титульной листе формы 0504421. В бланк табеля вносят прогулы, отпуска, больничный, командировку, сверхурочную работу и работу в выходной день, отмечают выходные и праздничные дни. Полный перечень отклонений и соответствующих кодов можно посмотреть на бланке табеля учета рабочего времени ф. 0504421.
Коммерческие предприятия для учета рабочего времени могут использовать табель форма Т-12 или Т-13. Бланк и образец заполнения формы Т-12 можно скачать по этой ссылке, формы Т-13 – здесь.
Частые вопросы по заполнению табеля
Когда нужно вносить отметки в табель? Полагаем, что отметки должны вноситься ежедневно. Однако не все организации на практике следуют данному правилу и проставляют рабочие дни «по умолчанию». В результате могут возникнуть ситуации, когда:
— не получится привлечь работника к дисциплинарной ответственности за нарушение трудовой дисциплины (например, работник совершил прогул в первых числах месяца, в табеле его не зафиксировали, а в конце месяца, сдавая табель, решили «пожурить» — нельзя ни уволить «прогульщика», ни даже наложить дисциплинарное взыскание, так как пока работодатель будет соблюдать сроки, предусмотренные ст. 193 ТК РФ, выйдут сроки применения мер дисциплинарной ответственности);
— придется корректировать табель и делать перерасчет заработной платы (например, когда работнику за весь месяц проставляются рабочие дни, информация об отклонениях табельщику не поступала, табель сдан, по нему начислена и выплачена зарплата. Но в первых числах следующего месяца работница принесла больничный лист, из которого ясно, что три дня временной нетрудоспособности приходились на закрытый период).
Чтобы избежать подобных ситуаций, необходимо организовать незамедлительное поступление информации о любых отклонениях от графика работы — в тот же день, хоть по телефону, хоть по факсу или электронной почте.
Примечание. При определении размера аванса, соблюдая требования ст. 136 ТК РФ, следует учитывать фактически отработанное работником время или работу (Письмо Роструда от 08.09.2006 N 1557-6).
Сколько раз в месяц заполнять табель учета рабочего времени? Зарплата начисляется и выплачивается два раза в месяц, означает ли это, что табель нужно сдавать с той же периодичностью? Действительно, по нормам ст. 136 ТК РФ заработная плата должна выплачиваться не реже двух раз в месяц. Но в большинстве случаев начисление зарплаты производится один раз, а вторую выплату организации проводят в виде фиксированной выплаты, так называемого аванса. А для начисления последнего бухгалтерия, как правило, не требует предоставлять табель.
Конечно, к такому порядку не будет придираться ни трудинспекция, ни налоговая, но если следовать букве закона, табель необходимо сдавать два раза в месяц.
Можно ли использовать свои сокращения и расшифровки
Многие специалисты интересуются, можно ли добавить свои коды для табеля учета рабочего времени 2018. При необходимости предприятие вправе самостоятельно дополнить принятые сокращения (согласно статье Приказа Минфина России от 30.03.2015 № 52н).
Например, для обозначения отпускного периода должен быть проставлен код «О» — очередные и дополнительные отпуска или «ОР» — по уходу за ребенком. Для удобства и разграничения видов отпусков специалисты вводят в обозначение «ДО», что означает отпуск за свой счет, в табеле учета рабочего времени обозначение достаточно часто используется. Или «КР» — перерыв на кормление ребенка.
При введении дополнительных значений необходимо издать приказ об утверждении обозначений, закрепив, таким образом, новые коды и их расшифровки движений служащих на рабочем месте в локальных нормативных документах.