Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Положение об адаптации новых сотрудников.». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
В своем взаимном приспособлении к профессиональной среде работник проходит 4 последовательные стадии. Помощь на любом этапе значительно сократит время адаптации и облегчит ее, снизив издержки организации.
Основные проблемы новичков
Что может осложнить человеку жизнь в его первые дни на новой работе? На что следует в первою очередь обратить внимание специалистам, занимающимся проблемами адаптации персонала? Исследования показывают, что преобладающими негативными моментами, мешающими почувствовать себя «на своем месте» вновь пришедшим сотрудникам, являются:
- недостаток организационных знаний;
- неумение ориентироваться в новой обстановке;
- скованность перед руководством и коллегами;
- отсутствие практического опыта.
К этим объективным факторам добавляются субъективные переживания, еще больше осложняющие адаптацию, такие как:
- страх показаться некомпетентным и не справиться со своими обязанностями;
- боязнь потери работы (или страстное желание как можно быстрее «продвинуться»);
- опасение не стать уважаемым в коллективе;
- отсутствие контакта с начальством (антипатичный руководитель или, наоборот, страх ему не понравиться);
- неумение «вписаться» в коллектив (опаска оказаться отверженным или не захотеть сближаться по своей инициативе) и др.
Виды адаптации персонала в организации
Выделяют следующие основные виды адаптации персонала:
- социальная: направлена на ознакомление новичка с организационной культурой в компании. В процессе такой работы он должен познакомиться со всеми коллегами и установить профессиональные контакты;
- организационная: необходима в том случае, когда сотрудник изучает организационную структуру и внутреннюю иерархию, чтобы понять, какое место он в ней занимает и с кем ему необходимо контактировать;
- профессиональная: включение работника в его должностной функционал, ознакомление с основными инструкциями, знаниями и навыками, чтобы он смог полноценно выполнять свои трудовые обязанности.
- В зависимости от опыта работы адаптация новых сотрудников в компании может быть первичной и вторичной. Также выделяют профессиональную, производственную, социальную, финансовую и психофизиологическую адаптацию.
- Методы адаптации позволяют человеку быстрее и комфортнее привыкнуть к новому рабочему месту, обязанностям и коллективу. Для этого компании разрабатывают собственные планы адаптации, проводят тренинги для новичков, назначают им наставников, организовывают встречи с руководством, помогают сотрудникам влиться в коллектив на корпоративных мероприятиях.
- Есть три этапа адаптации сотрудника. На стадии ознакомления человек узнает цели компании, изучает структуру организации. На этапе приспособления новичок под контролем наставника выполняет рабочие задачи. Ментор помогает исправлять ошибки, оценивает действия сотрудника. Последний шаг — ассимиляция. Работник знает все процессы, становится полноправным членом команды, готов обучать других новичков.
Этапы адаптации персонала
Адаптация персонала на предприятии — процесс тонкий и многоэтапный. В каждой организации есть программа и собственные выработанные подходы к решению данного вопроса.
Но все возможные этапы адаптации персонала можно подразделить на:
- Начальный (подготовительный). После приема нового работника руководитель представляет его остальным членам коллектива. Знакомит самого работника с его новым рабочим местом, назначает куратора (более опытного сотрудника, который будет помогать новичку на первых порах работы), заканчивает оформление всех необходимых документов. В этот этап может входить знакомство с историей предприятия, его структурой, миссией, продукцией, порядками, правилами корпоративной этики.
- Теоретический (обучение). На этом этапе работника знакомят с теоретической частью его основной работы, функциональными обязанностями и требованиями к дальнейшему выполнению работы.
- Практический (применение знаний). Непосредственно выполнение каких-то практических заданий: сначала под наблюдением наставника, потом самостоятельно.
- Заключительный (прохождение испытательного срока). Заключается в подведении итогов работы нового работника. Оценивается, насколько успешно он освоился в новом коллективе, сумел освоить новые для него навыки, влился в коллектив. На этом этапе уже видны сильные и слабые стороны работника, его успехи и неудачи. На основании всего в совокупности руководство принимает решение о его дальнейшей судьбе. Прошел ли он испытание и продолжит ли работать либо нет, и компания в его услугах больше не нуждается.
Методы адаптации персонала
Программа исследования системы адаптации персонала выделяет следующие формы адаптации персонала:
- наставничество (оказание помощи на начальном этапе работы более опытным сотрудником путем консультирования, ввода в курс дела, помощь в знакомстве с коллективом);
- посещение тренингов и семинаров (обучение и развитие определенных навыков работника, например, коммуникативных, навыков ораторского мастерства, подготовка презентаций, развитие стрессоустойчивости и прочее);
- беседа (ознакомительная беседа новичка с менеджером по персоналу, руководителем, сотрудником отдела кадров, при которой сотрудник получает ответы на имеющиеся у него вопросы);
- специализированная программа (например, обучающие фильмы или командные ролевые игры, направленные на сплочение коллектива);
- экскурсия (обзорная экскурсия по организации, ее структурным подразделениям, территории, ознакомление с историей компании, сотрудниками, корпоративной культурой);
- запрос обратной связи (по завершению периода привыкания и прохождения испытательного срока работнику предлагают заполнить анкету-отзыв);
- прочие методы (корпоративные мероприятия, аттестации, тестирования, обучения и т. д.).
Включает в себя назначение и прикрепление куратора, которые осуществляются перед выходом на работу нового сотрудника и отражается в заявке на подбор специалиста (форма К-14, Приложение В). За организацию рабочего места (стол, компьютер, телефон, канцелярские принадлежности, внутренний телефонный справочник и т. п.) отвечает Начальник подразделения. Для новых сотрудников Начальник подразделения назначает куратора (непосредственный руководитель или сотрудник отдела, обладающий необходимым опытом работы в ООО «ХХХ», знаниями и обширными профессиональными навыками).
Ответственный за назначение куратора новому сотруднику, занимающему должность от Заместителя начальника отдела – Функциональный директор.
Прикрепление куратора к новому сотруднику осуществляет Начальник подразделения на вводном собеседовании.
Куратор планирует, сопровождает и оценивает работу нового сотрудника в период прохождения им испытательного срока.
3.1.8 Ознакомление нового сотрудника с должностью и спецификой работы.
Данная часть программы определяется непосредственным руководителем, согласуется с Начальником подразделения, в котором работает новый сотрудник. Она включает в себя более детальное ознакомление с деятельностью компании и оказываемыми ею услугами (для сотрудников, которые будут непосредственно взаимодействовать с клиентами или другими сторонними организациями), приобретение новым сотрудником конкретных навыков, специфичных для данной должности, например, программные продукты, ведение внутренней документации и т. п. Индивидуальная программа адаптации рассчитана на весь период прохождения испытательного срока (до 3-х месяцев). (Рисунок 2).
Прикрепление КУРАТОРА
Начальник отдела знакомит
Нового сотрудника с куратором
В первые 3 рабочих дня
на вводном собеседовании с руководителем
Постановка задач
Новичку куратором
Третий или четвертый рабочие дни
(закрепление ПВД)
Оценка куратором
Работы новичка
Начиная с третьей рабочей недели
и до окончания испытательного срока
Завершение испытательного срока
Неуспешное прохождение испытательного срока
Успешное прохождение испытательного срока
Поздравление с окончанием испытательного срока
Увольнение
Под введением сотрудника в должность понимается процесс постановки целей и задач деятельности сотруднику, обучения сотрудника выполняемым им операциям на его рабочем
Месте, информирования о способах получения необходимых для работы данных, знакомства с вовлеченными в трудовой процесс коллегами.
Результатом данного этапа является полное вхождение нового сотрудника в должность, т. е. полное освоение своих должностных обязанностей, адекватное их выполнение, хорошая ориентация в компании, ее деятельности и структуре.
Введение в должность осуществляется куратором. Куратор нового сотрудника знакомит его с работой подразделения и осуществляет контроль прохождения всех адаптационных мероприятий.
Непосредственный руководитель осуществляет контроль ввода в должность принятого сотрудника.
План ввода в должность (форма ПВД, Приложение Г) рассчитан на весь испытательный
Срок (три месяца). Не позднее, чем за 1 неделю до выхода на работу сотрудника форма ПВД заполняется куратором пункты 1-4 (Приложение Г), утверждается у Начальника отдела и доводится до сотрудника под роспись. Куратор передает форму ПВД в Отдел персонала вместе с формой приема на работу (К-3, Приложение Д).
В форме ПВД закрепляется план работы сотрудника на весь испытательный срок, и фиксируется его выполнение. В течение первой рабочей недели куратор заполняет форму ПВД – пункты 5-6 части «Задачи на период испытательного срока».
В форму ПВД включен список документов необходимых для первоочередного ознакомления всеми сотрудниками, безотносительно к направлению деятельности. Куратор или руководитель дополняют этот список, включая специальные документы, касающиеся своего отдела (подразделения).
Поощрение наставников
Важную роль в системе адаптации персонала играет и мотивирование наставников на получении скорейшего результата, быстрое усвоение учеником новых навыков и снижение времени на переход нового сотрудника к полноценной самостоятельной работе.
Система поощрения наставнической работы необходима еще и потому, что обучающий новичка специалист, тратит свое рабочее время на ученика, и, соответственно, становится менее эффективен как работник.
За период адаптации нового сотрудника опытный работник мог сделать больше операций, заключить большее количество договоров и т. д.
Недопустимо поощрять наставника материально за счет снижения премии или надбавок обучаемому работнику.
Это является прямым нарушением трудового законодательства и приведет к штрафным санкциям.
Поощрение наставника может выражаться в увеличении размера премии на время обучения новичка и по итогам контроля за ходом адаптации, назначение доплаты за наставничество.
В дополнение к материальной мотивации можно использовать и другие методы поощрения. Например, давать дополнительные выходные дни, благодарности за успешное наставничество и т. д.
Форма плана адаптации сотрудника и пример ее заполнения
Адаптация — технология предназначенная для результативного и быстрого включения новых кадров в работу предприятия и коллектив, и профессиональной реализации в новой должности.Для отслеживания процесса составляется постановление о ходе ассимиляции в рабочий процесс и коллектив новых кадров.
Весь ход приспособления необходимо спланировать, обозначив каждый этап и его временные рамки. За каждый шаг процесса отвечает отдельно взятый ответственный человек. Для этого составляется положение об адаптации персонала с четким регламентирование каждого этапа для подготовки и приспособления новых кадров к работе на предприятии.
Программа приспособления новых кадров, основывается на Положении об адаптации персонала.Бумага содержит описание кадровой концепции организации, в контексте ассимиляции новоприбывших работников. Это последний шаг в разработке ассимиляционной модели приспособления свежих кадров. Программа разрабатывается на основе Положения об адаптации персонала. Цель постановления стандаризировать, упорядочить и утвердить ход испытательного периода на каждом уровне предприятия
Какие задачи оно выполняет?
- Определяет базовые понятия;
- Цели адаптации;
- Устанавливает условия регламентации ассимиляционного процесса;
- Регламентирует форму общения с новыми кадрами;
- Определяет ход контроля за процессом;
- Регламентирует права и обязанности работодателя, работника, и всех вовлеченных лиц.
Единый установленный алгоритм разработки документа отсутствует. Причина — необходимость ориентировать документ на конкретные условия в организации.
Положение об адаптации персонала
1.1 Настоящий стандарт регламентирует действия по проведению адаптационной работы с вновь поступающим персоналом или персоналом приступившим к работе в на новом рабочем месте либо в измененных условиях труда ООО «Торговый дом «Крестьянка» (далее Общество).
1.2 Положения стандарта подлежат применению всеми руководителями Общества.
1.3 Ответственность за поддержание настоящего стандарта в актуальном состоянии возлагается на менеджера по административным вопросам.
2. Определения
В настоящем СТП применяют следующие термины с соответствующими определениями:
адаптация персонала — это процесс приспособления потребностей, ценностей и профессиональных компетенций сотрудников к требованиям, предъявляемым к ним организацией в соответствии с ее стратегическими целями и ценностями;
адаптант — человек, приспосабливающийся к новым условиям ;
сработанность с коллективом — основные критерии: понимание адаптантом прописанных и не прописанных норм и правил поведения и взаимодействия, действующих в коллективе, целей работы коллектива.
3. Сокращения
В настоящем стандарте применяют следующие сокращения:
НД — нормативный документ;
ООО — Открытое акционерное общество;
СП — структурное подразделение
СТП — стандарт предприятия;
УК — Управление кадров.
1. «Оптический» подход обычно выражается в словах «начинайте работать, мы на вас посмотрим, а там будем обсуждать оплату и полномочия». Как правило, такие работодатели считают, что рынок рабочей силы перенасыщен специалистами любой квалификации и любого специалиста можно легко заменить. «Оптический» подход дает кандидату ощущение несерьезности организации и отсутствия заинтересованности в его работе.
2. «Армейский» подход заключается в выражении «трудно в учении, легко в бою». На протяжении испытательного срока новому сотруднику создаются дополнительные трудности в виде особо сложных и ответственных заданий. При этом его не знакомят с существующими наработками и не дают никаких объяснений. Иногда организации, исповедующие такой подход, ограничивают период работы с каждым сотрудником испытательным сроком, а затем принимают на работу нового работника.
Чаще всего это не жесткая «потогонная» система, а действительно попытка отобрать самых лучших работников, которая в конечном итоге может привести к негативным последствиям. Работник, прошедший испытательный срок в подобной организации, либо расслабляется после прохождения испытания и считает, что уже обеспечил себе спокойное существование, либо будет «мстить» за несправедливое жесткое отношение. Кроме того, в организациях «армейского» типа неизбежна «дедовщина», т.е. жизнь каждого вновь принятого работника будет еще сложнее. В итоге организация может быть вообще отрезана от притока новых сил. Жесткое дисциплинарное отношение к вновь принимаемым работникам имеет смысл только в том случае, если вся политика в области персонала носит такой же характер и сотрудник не заметит окончания испытательного срока.
3. «Партнерский» подход обычно демонстрируют организации, имеющие большой и разнообразный опыт найма сотрудников. По сути этот подход является признаком зрелости организации, осознающей необходимость оперативности в определении соответствия кандидата требованиям должности и соответственно снижения затрат, неизбежных при найме персонала и его адаптации. Зрелый работодатель понимает, что идеальных работников не бывает и что каждый прием на работу — это компромисс между ожиданиями и действительностью.
Программа специализированной адаптации
1) Функциональное подразделение:
· цели, приоритеты;
· организация и структура;
· практическая деятельность;
· взаимодействие с другими подразделениями;
· взаимоотношение между различными видами деятельности внутри подразделения.
2) Рабочие обязанности и ответственность, подотчетность:
· детальное описание текущей работы и ожидаемых результатов;
· разъяснение важности и значимости каждой конкретной работы, ее взаимосвязь с другими подразделениями;
· обсуждение общих проблем и способов их решения (совещания и т.д.);
· нормативы качества выполнения работы и основы оценки их исполнения;
· длительность рабочего дня и расписания;
· сверхурочные;
· дополнительные назначения, замена;
· объяснение того, где и как надо хранить и ремонтировать рабочее оборудование.
3) Процедуры, правила, предписания:
· правила, характерные только для данного вида работы или подразделения;
· поведение в случае аварии;
· правила техники безопасности;
· информирование о несчастных случаях и опасности;
· гигиенические стандарты;
· деловая этика;
· обеденный перерыв (время);
· телефонные переговоры личного характера в рабочее время;
· контроль и оценка исполнения работы.
Форма плана адаптации сотрудника и пример ее заполнения
Адаптация — технология предназначенная для результативного и быстрого включения новых кадров в работу предприятия и коллектив, и профессиональной реализации в новой должности.Для отслеживания процесса составляется постановление о ходе ассимиляции в рабочий процесс и коллектив новых кадров.
Весь ход приспособления необходимо спланировать, обозначив каждый этап и его временные рамки. За каждый шаг процесса отвечает отдельно взятый ответственный человек. Для этого составляется положение об адаптации персонала с четким регламентирование каждого этапа для подготовки и приспособления новых кадров к работе на предприятии.
Программа приспособления новых кадров, основывается на Положении об адаптации персонала.Бумага содержит описание кадровой концепции организации, в контексте ассимиляции новоприбывших работников. Это последний шаг в разработке ассимиляционной модели приспособления свежих кадров. Программа разрабатывается на основе Положения об адаптации персонала. Цель постановления стандаризировать, упорядочить и утвердить ход испытательного периода на каждом уровне предприятия
Какие задачи оно выполняет?
- Определяет базовые понятия;
- Цели адаптации;
- Устанавливает условия регламентации ассимиляционного процесса;
- Регламентирует форму общения с новыми кадрами;
- Определяет ход контроля за процессом;
- Регламентирует права и обязанности работодателя, работника, и всех вовлеченных лиц.
Единый установленный алгоритм разработки документа отсутствует. Причина — необходимость ориентировать документ на конкретные условия в организации.
С какой целью проводится трудовая адаптация персонала
Ни одно мероприятие не может пройти успешно, если перед его проведением не поставить четкие цели. В случае с грамотной организацией адаптации персонала следует добиваться:
-
развития у нового сотрудника положительного настроя в отношении нового рабочего места
(должно возникнуть ощущение, что о сотруднике заботятся); -
экономии временных ресурсов
(когда в компании отлажена программа адаптации, начальству и коллегам не приходится тратить свое рабочее время на ситуационные разъяснения с новым работником); -
снижения уровня тревожности и психологического дискомфорта
(так можно существенно улучшить качество работы, уменьшить «текучесть кадров»); -
уменьшение потерь эффективности на стартовом этапе
(при приеме на работу сотрудника придется потратить время на его обучение и деньги, поскольку в первые недели эффективность новичков низкая из-за плохой подготовки к выполнению обязанностей).