Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Командировочное удостоверение. Бланк и образец заполнения формы Т-10». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
До 7 января 2015 года при направлении своего работника в командировку работодатель оформлял и выдавал ему соответствующее удостоверение по унифицированной форме Т-10. С введением в действие Постановления Правительства от 13.10.2008 № 759 этот документ стал необязательным.
Действия сотрудника после командировки
После того, как сотрудник вернется в родную организацию, он должен отдать командировочное удостоверение ответственному лицу, которое впишет в него сведения о прибытии с указанием даты, подписью и печатью.
Далее командировочное удостоверение вместе со всем остальным пакетом документов (приказ руководителя предприятия о командировке, чеки, квитанции и пр. платежки, подтверждающие командировочные затраты) передается в бухгалтерию предприятия. На основе них бухгалтер делает подробных расчет произведенных затрат и в случае необходимости возмещает командированному потраченные сверх выданного ранее авансом суммы или же принимает в кассу оставшиеся излишки. Эти же документы служат основанием для снижения налогооблагаемой базы по статье «расходы».
Длительность нахождения сотрудника в служебной поездке так же определяет положение о командировках. И здесь важно не забывать про форс-мажорные обстоятельства.
Пример
ООО «Гуру» отправило главного бухгалтера Широкову в командировку. Срок отсутствия согласно приказу – 3 дня (6 – 8 сентября 2022 года). При этом компания отправила ее на самолете, однако обратный рейс задержали. В итоге сотрудница вернулась в город только вечером 10 февраля. То есть фактически командировка длилась 5 дней. А определение сроков поездки таким образом предписано положением о командировках 2022-го года в ООО «Гуру».
Для ситуаций, когда человек добирался к месту командирования на попутном транспорте, не предусмотрено каких-либо четких инструкций. Определение длительности поездки в этом случае происходит на основании приказа руководства, который был составлен для выдачи направления в командировку. Основанием для определения продолжительности отсутствия работника служат:
- даты начала и окончания служебной поездки, согласно данному приказу;
- сопутствующие бумаги (в зависимости от конкретной ситуации).
Правила оформления командировочного удостоверения
Стандартная унифицированная форма для составления удостоверения на командировку заполняется с двух сторон листа. Есть три части, которые нужно заполнить.
Первая часть лицевой стороны бланка включает:
- номер удостоверения, под которым оно вносится в журнал учета;
- полное наименование предприятия с указанием его формы (индивидуальный предприниматель, открытое или закрытое акционерное общество или общество с ограниченной ответственностью);
- дата, когда издан документ.
Вторая часть документа, также расположенная на лицевой стороне формы, включает основные сведения о гражданине, отправляемом в командировку:
- Ф. И. О.;
- табельный порядковый номер личного дела;
- занимаемая должность;
- место прохождения служебного задания;
- цель командировки (обучение, проверка работы филиала, повышение квалификации, совершение сделки и т. д.);
- сроки поездки.
Что такое командировка?
Служебная командировка – поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются (ч. 1 ст. 166 ТК РФ). Местом постоянной работы можно считать подразделение, в котором работает сотрудник. Если работник обособленного подразделения (филиала), которое находится в другой местности, едет в головной офис (или наоборот), это тоже следует считать командировкой.
Работа некоторых сотрудников (водители, экспедиторы, курьеры) постоянно протекает в пути или носит разъездной характер. Поездки таких работников командировками не считаются. Однако это вовсе не означает, что им можно не возмещать расходы, связанные со служебными поездками. Напротив, ст. 168.1 ТК РФ устанавливает, что таким работникам возмещаются:
- расходы по проезду;
- расходы по найму жилого помещения;
- дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные, полевое довольствие);
- иные расходы, произведенные работниками с разрешения или ведома работодателя.
Перечень работ, профессий, должностей таких работников устанавливают коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами.
Кто ставит отметки в командировочном удостоверении
Основное внимание работодатель обращает на оборотную сторону документа. По ней видно, где и когда сотрудник находился во время поездки. Первую подпись и печать ставит работодатель с отметкой о выбытии.
По прибытию в место назначения, командируемое лицо обращается за отметкой о прибытии в кадровую службу организации, в канцелярию, либо к секретарю, в зависимости от того, на кого возложены соответствующие обязанности. Когда задание выполнено, проставляется отметка о выбытии.
Если организаций, которые необходимо посетить, несколько, и они находятся в разных населенных пунктах, отметка о прибытии и выбытии ставится в каждом из них. Если в организации или ИП не предусмотрена печать, достаточно подписи и расшифровки уполномоченного лица.
Бывает, что по каким-то причинам отметку поставить некому. В этом случае подтверждением будут служить другие документы:
- приказ или распоряжение о направлении в командировку;
- служебное задание и отчетом о его выполнении;
- проездные документы с указанием даты прибытия в место назначения и выбытия из него;
- счет гостиницы с указанием периода проживания.
Сдача отчетов по командировке
Комплект документов указывается в учетной политике предприятия. Сюда могут входить:
- отчет о служебной поездке по утвержденной форме;
- командировочное удостоверение;
- авансовый отчет.
Они сдаются в установленные приказом сроки. Раньше для этого законодательно был определен срок – 3 дня после прибытия работника. Некоторые предприятия продолжают руководствоваться этим сроком.
Компаниям, которые по роду своей деятельности регулярно отправляют сотрудников в служебные поездки, целесообразно создать отдельное положение, в котором будут прописаны:
- формы и бланки используемых документов;
- порядок оформления командировок;
- отчеты.
Какие еще документы оформляются
Когда оформляется командировочное удостоверение, вместе с ним могут подготавливаться также еще следующие бланки:
- Служебное задание — этот документ оформляется для отражения в нем поставленных перед работником целей и задач, которые нужно ему достигнуть и выполнить в командировке. В настоящее время этот бланк можно не составлять.
- Отчет о проделанной работе — это документ оформляется работником, при возвращении его из служебной поездке, и содержит его отчет перед руководством о выполнении поставленных задач. Он не относится к обязательным бланкам, которые в обязательном порядке должны составляться на предприятии.
- Авансовый отчет — это первичный документ, который вернувшийся из командировки сотрудник обязательно должен представить, чтобы отчитаться по произведенным им расходам. Он составляется на основании подтверждающих документов, которые идут в качестве приложения к нему.
- Счета гостиниц, договора найма помещения, квитанции — документы, которые выдаются сотруднику в командировке для подтверждения его расходов на проживание.
- Билеты, квитанции, полюса страховок — документы выдаваемые работнику во время командировки третьими лицами для подтверждения его расходов на транспорт. В эту группу можно включить посадочные талоны, квитанцию за пользование бельем и т. д.
- Прочие бланки документов, выдаваемые работнику сторонними лицами для подтверждения иных расходов в командировке. Например, квитанция за хранение багажа, квитанции операторов связи и т. д.
- Служебная записка — этот документ составляется сотрудником при возвращении из командировки, с обязательным приложением к ней подтверждающих бланков за топливо. Ее используют когда в командировку сотрудник направляется на личном или служебном транспорте. Помимо этого служебная записка может составляться работником для подтверждения расходы, на которых у него нет подтверждающих документов. Например, за проживание или за проезд.
Сопутствующие документы
Командировочное удостоверение может оформляться вместе с такими сопутствующими документами:
- Служебное задание — по новым правилам это бланк составляется на усмотрение руководства. Субъекты бизнеса часто его используют, чтобы отразить для работников задачи, которые они должны решить в данной поездке.
- Отчет по проделанной работе — его следует применять, когда служебное задание не используется. В нем командируемый сотрудник описывает, что именно он делал в служебной поездке.
- Авансовый отчет (Форма АО1) — в нем работник, вернувшись из командировки отражает произведенные расходы. Все они указываются по предоставленным подтверждающим документам, которые идут в качестве приложения к авансовому отчету.
- Счета и квитанции, договор найма — они выдаются работнику во время командировки при найме жилья для подтверждения потраченных им сумм на гостиницы.
- Билеты, страховые полиса и т. д. – они используются в качестве подтверждения транспортных расходов командируемого. Сюда же можно включить посадочные талоны, квитанции за белье, чеки и квитанции за квитанции и т. д.
- Прочие документы, которыми подтверждаются произведенные работником иные расходы в командировке. Например, квитанции за хранение, квитанции за услуги связи.
- Служебная записка, составленная работником при возвращении с приложенными к ней чеками на топливо. Ее составляют в основном при использовании в поездке личного или служебного транспорта.
- Служебная записка, составляемая сотрудником на расходы, на которые у него отсутствует подтверждающие документы — на проезд, на проживание и т.д.
Какую форму использовать
Каждый работодатель самостоятельно решает, обязательно или нет командировочное удостоверение для направления работника в поездку, и определяет, какой бланк для этого использовать. Многие компании продолжают применять унифицированный бланк Т-10, утвержденный постановлением Госкомстата №1 от 05.01.2004. Он помогает официально зафиксировать факт, цель и обоснованность командировки. До недавнего времени эта форма была обязательной, и делопроизводители продолжают пользоваться стандартным бланком по привычке, опасаясь столкнуться с трудностями при подтверждении командировок. Но унифицированная форма Т-10 носит рекомендательный характер, поэтому компания вправе разработать собственную форму, упростить или дополнить рекомендованный бланк.
В любом случае, если в организации решено использовать для внутреннего документооборота удостоверения (неважно, стандартной или разработанной самостоятельно формы), этот факт необходимо закрепить в локальных нормативных актах. Важно проинформировать сотрудников, кто пользуется командировочным удостоверением, обязательно ли его предъявлять вместе с документами, подтверждающими расходы, как его правильно заполнять и проверять перед сдачей, какие наступят последствия за отказ соблюдать внутренние правила.
ВАЖНО!
В связи с активным переходом на электронный документооборот в организациях интересуются, можно ли предъявлять командировочное удостоверение в электронном виде и как все правильно оформить в таком случае. На наш взгляд, такой документ следует оформлять на бумаге, иначе с заполнением у принимающих сторон могут возникнуть сложности. Если же контролировать факт нахождения работника по определенному адресу необходимо, но хочется избежать оформления бумаг, присмотритесь к мобильным приложениям с такими функциями. Они станут достойной заменой необязательным сейчас командировочным удостоверениям.
Командировка как факт хозяйственной жизни
Командировка всегда влечет дополнительные затраты (билет, оплата жилья, расходы на питание и т.п.). Поскольку заинтересован в командировке работодатель, логичным является и то, что такие расходы несет именно он. Работник же обеспечивается гарантиями на время командировки (сохранение рабочего места, выплата суточных и пр.). В соответствии с абз. 1 ст. 168 ТК РФ в случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику:
- расходы по проезду;
- расходы по найму жилого помещения;
- дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);
- иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.
Необходимо учитывать, что поскольку командировка для работодателя – это факт хозяйственной жизни, то и правила приема расходов по ней четко регламентированы. Более того, ранее расходы еще и строго нормировали. Например, в п. 6 утратившего силу постановления Совмина СССР от 17.01.1980 № 46 «О служебных командировках в пределах СССР» было указано, что командированному работнику возмещаются расходы по найму жилого помещения на основании оплаченных счетов, но не свыше 4 рублей в сутки – при командировании в Москву, Ленинград и столицы союзных республик.
Чтобы понять, что документирование данной процедуры всегда было довольно сложным и требовало определенной кропотливости в подборе документов как от работника, так и от организации, достаточно обратиться к письму ФНС РФ от 25.11.2009 № МН-22-3/890 «О документальном подтверждении командировочных расходов (командировочное удостоверение)». Из него следует, что первичным документом, содержащим информацию о хозяйственных операциях, является авансовый отчет, к которому прикладываются документы, подтверждающие фактически понесенные работником в процессе командировки расходы.
При этом, как отмечалось в письме, приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку и служебное задание для документального подтверждения в целях налогообложения прибыли организаций не являются обязательными.
Организации и ИП, которые начали работать в 2015 году и позже, вероятнее всего, даже не знают, что такое командировочное удостоверение, зачем оно нужно и как выглядит. Это неудивительно, поскольку в начале 2015 года законодательство в этой сфере поменялось: постановление правительства №1595 от 29.12.2014 отменило командировочные удостоверения и служебные задания, журналы регистрации командировок. Благодаря новой редакции Положения об особенностях направления работников в служебные командировки (утв. постановлением правительства №749 от 13.10.2008), подтвердить нахождение в рабочей поездке сотрудникам стало легче.
Уже более 5 лет оформление рабочих поездок упрощено: для обоснования командировки необходимо письменное решение руководителя организации, а основанием для изменения командировочного удостоверения является приказ (распоряжение), который вносит поправки в первоначальный. Нахождение в месте назначения работник подтверждает билетами на поезд (самолет, автобус), а при их отсутствии другими схожими документами (счетами, квитанциями за гостиницу, бензин и т. п.). Если у сотрудника не окажется и таких бумаг, то он запрашивает у принимающей стороны служебную записку, в которой подтвержден срок командировки.
Поскольку законодательство позволяет компаниям самостоятельно решать, нужно ли выписывать командировочное удостоверение в 2020 году, многие организации продолжают применять этот документ. С его помощью удобно:
- подтверждать факт нахождения сотрудника в рабочей поездке;
- отражать точные даты прибытия и убытия;
- подтверждать расходы и начисление суточных.
Упразднено командировочное удостоверение
Прежде всего, из названных постановлений Правительства РФ (№ 749 и № 812) исключено упоминание о командировочном удостоверении. Напомним: ранее оно считалось обязательным при командировках внутри страны, а также при направлении работника в командировку на территории государств — участников СНГ, с которыми заключены межправительственные соглашения, на основании которых в документах для въезда и выезда пограничными органами не делаются отметки о пересечении государственной границы.
Важно
Теперь при любых загранкомандировках дата пересечения государственной границы Российской Федерации определяется по проездным документам (билетам).
Командировочное удостоверение подтверждало срок пребывания в командировке, который исчислялся от даты приезда в пункт назначения до даты выезда из него. В целях определения суточных к этому сроку приплюсовывалось время в пути.
Отмена командировочного удостоверения означает, что время в пути приравнивается к выполнению работником трудовой функции. Ведь период пребывания в организации, куда командирован работник, теперь специально не обособляется (день прибытия и день убытия не фиксируются). Фактический срок пребывания работника в месте командирования определяется по проездным документам, которые работник представляет по возвращении из служебной командировки.
Правда, разработчики комментируемого постановления не озаботились тем, что в пункте 11 (абз. 3) Постановления № 749 время нахождения в командировке и время проезда по-прежнему разделены… По мнению автора, в корректировке нуждается и эта формулировка.
Использование личного транспорта
Ну а в случае проезда работника к месту командирования и (или) обратно к месту работы на личном транспорте — легковом автомобиле или мотоцикле — фактический срок пребывания в месте командирования указывается в служебной записке. Она представляется работником работодателю по возвращении из командировки одновременно с оправдательными документами, подтверждающими использование указанного транспорта для проезда к месту командирования и обратно. К таким документам отнесены, в частности, путевой лист, счета, квитанции и кассовые чеки.
Между тем использование личного транспорта не предполагает применение путевых листов. Их оформляют в целях безопасности дорожного движения исключительно при эксплуатации автомобильного транспорта, принадлежащего юридическим лицам и индивидуальным предпринимателям (п.п. 2, 28, 29 Правил обеспечения безопасности перевозок пассажиров и грузов автомобильным транспортом и городским наземным электрическим транспортом, утв. приказом Минтранса России от 15.01.2014 № 7).
Далее, о каких счетах, квитанциях и кассовых чеках может идти речь при использовании личного транспорта? – Видимо, в первую очередь это документы, удостоверяющие приобретение топлива по маршруту следования, на которых будут отражены реквизиты АЗС. При этом расходы на ГСМ в части, связанной с исполнением служебного поручения, возмещает работодатель (ст. 188 ТК РФ). Однако в целях налогообложения прибыли размер компенсаций, включая затраты на топливо, определяется в пределах норм, установленных постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 № 92 (письмо ФНС РФ от 21.05.2010 № ШС-37-3/2199).
Кроме того, косвенными доказательствами поездки работника могут служить иные счета, квитанции и кассовые чеки, подтверждающие его проезд через тот или иной населенный пункт по маршруту следования. Примером может служить кассовый чек предприятия общественного питания или продуктового магазина на трассе, хотя эти затраты работника работодатель не возмещаются. Кстати, ночевать можно и в машине (наличие документов о проживании не обязательно).
Примечательно, что в качестве личного транспорта могут быть использованы исключительно легковой автомобиль или мотоцикл. Применение для этих целей иных видов транспорта, принадлежащих командированному работнику, – скажем, грузового автомобиля или катера, — Постановлением № 749 не предусмотрено. Если использование неоговоренных транспортных средств все же целесообразно, то работодателю надлежит их либо арендовать, либо получить от собственника в безвозмездное пользование. Но в этом случае об использовании личного транспорта речь уже не идет. В такой ситуации роль проездного документа действительно будет выполнять путевой лист.
Видимо, аналогичным образом решается вопрос о времени пребывания в командировке, если работник направился в нее на транспортном средстве, принадлежащем работодателю на праве собственности. Хотя считать путевой лист проездным документом нормативных оснований не имеется. Нужно признать, что вопрос о поездках на служебном транспорте остался непроработанным. Будем ждать официальных разъяснений.
Отмена командировочного удостоверения по сути избавляет работодателя от необходимости контроля за местом нахождения командированного работника. В принципе такое сокращение ограничений можно только приветствовать. Теперь выезжать в другую местность работник может без предварительного согласования с принимающей стороной (на практике таковая не всегда имеется). Да и необходимость отметки в командировочном удостоверении о выбытии из пункта назначения ограничивала мобильность работника.
Во вторую часть командировочного удостоверения вносятся сведения, касаемые лично работника: полное ФИО, табельный номер, присвоенный ему при трудоустройстве, структурное подразделение или отдел, к которому он относится, должность. Здесь же следует указать место, в которое он направляется (страна, населенный пункт, организация). Чуть ниже вписывается цель командировки, а также ее сроки (по количеству календарных дней) с четким указанием даты ее начала и окончания – эта информация в точном соответствии копируется из приказа, подписанного руководителем.
Здесь же нужно внести удостоверяющие данные из какого-либо личного документа командированного (наименование документа, серия, номер).
Все выше написанное должен заверить руководитель организации или иное уполномоченное лицо.
В чем особенности командировочного удостоверения
Когда сотрудник выполняет свои обязанности в офисе компании, все организационные или проектные вопросы решаются руководителем. Но есть ситуации, когда компания вынуждена отправить своего специалиста в другой город. Человек может поехать сам, без командировочного удостоверения.
Такие поездки практикуются достаточно часто, когда организация маленькая и поездка незначительная. По интернету бронируется номер в гостинице, приобретается билет, по телефону сообщается о приезде специалиста.
По приезду он вручает какую-либо доверенность и паспорт, по которым его принимают в компании другого города. Все операции с денежными средствами производятся через бухгалтерию по привычному порядку. Это упрощенный вид.
По закону, крупные предприятия, которые направляют своего представителя в другой город как стажера, специалиста, консультанта или по другим причинам, должны дать ему все полномочия, позволяющие выполнить свою работу так, как задумано. Для этого выдается командировочное удостоверение.
Как осуществляется документальное оформление служебной командировки вы узнаете в этом видео:
Этот документ выдается по распоряжению руководителя сотруднику на время деловой поездки. Дает полномочия и узаконивает его пребывание на территории другого региона или города. В конце командировки, по прибытии домой, удостоверение прикладывается к финансовому отчету по форме №АО-1.
Кроме того что документ нужен в самой поездке и для отчетности, благодаря удостоверению, отсутствие сотрудника на рабочем месте по нуждам компании является оправдательной причиной. Особенно, если командировка может занять месяц, например.
Такие ситуации сейчас происходят довольно часто – специалисты отправляются в Крым, от разных организаций для создания и развития филиалов и дочерних предприятий. РЖД может направить своего работника на ремонтные работы в другой регион на неопределенный срок – в этом случае, командировочные продляются, если компания, принявшая представителя обоснованно попросит об этом.
Выдача командировочного удостоверения не является обязательной.
Кем и кому выписывается документ для командировки?
Выписать данный документ может любое подразделение организации, где непосредственно работает командируемый сотрудник, но в случае наличия службы персонала наилучшим вариантом будет, если именно она оформит это удостоверение. Основным условием является подпись руководителя предприятия, а также его печать.
Данный документ оформляется в одном экземпляре, выдается на руки работнику организации и заполняется на предприятиях, куда направляется сотрудник.
По возвращению из командировки работник организации сдает служащему бухгалтерии командировочное удостоверение, прикрепляя к нему все финансовые отчеты, в том числе транспортные, и после этого будет произведен расчет расходов. Суточные расходы в каждой организации разные, но не могут быть ниже установленного уровня.
Здесь вы можете посмотреть образец приказа о дисциплинарном взыскании за опоздание или другие проступки.
Как заполняется и для чего нужен образец договора субаренды нежилого помещения — читайте в этой статье.
Как оплачиваются выходные в командировке?
Если сотрудник выехал на место назначения в выходной день, но не выполнял работу, то в этот день ему компенсируются только суточные, жильё и проезд. Зарплата за этот день не сохраняется, потраченное время не компенсируется. Если же работник отправился в командировку в выходной день для выполнения работы – то ему полагается и зарплата.
Если наниматель обязывает сотрудника отправиться в командировку или вернуться из нее в выходной день, то сотрудник может взять по желанию выходной в один из будущих рабочих дней. Воспользоваться этим правом можно в месяц возвращения из командировки или в течение следующего месяца.