Порядок ведения и хранения трудовых книжек – что изменилось?

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Порядок ведения и хранения трудовых книжек – что изменилось?». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

В законе нет прямой ссылки на привлечение к ответственности за работу по нескольким трудовым книжкам. Но, проведя анализ норм закона, и исходя из практики применения норм трудового законодательства, можно сделать вывод, что каждый работник может иметь лишь одну трудовую книжку.

Две трудовые книжки: последствия

То есть работа по двум одновременно оформленным трудовым книжкам незаконна. С юридической точки зрения — это обман! При этом обманывают не только работодателя, но и сам работник обманывает себя.

К последствиям наличия и использования двух трудовых книжек одновременно можно отнести:

• увольнение. Когда работник скрывает, что у него в наличии несколько трудовых книжек, он намеренно предоставляет работодателю недостоверную информацию. Также это можно расценить как подлог документов. А эти правонарушения являются основанием для прекращения трудовых отношений и расторжения трудового договора. При этом в трудовой, — в одной из них либо в обеих, — будет сделана соответствующая запись. Это значительно понизит шансы такого работника в поиске другой работы;
• уголовная ответственность. В УК РФ есть ст. 327, которая предусматривает привлечение к уголовной ответственности за фальсификацию документов. Например, если при трудоустройстве в государственные и муниципальные органы соискатель утаит факт наличия у него нескольких трудовых книжек, работодатель может заявить на него в правоохранительные органы. Для этого факт должен быть зафиксирован не только письменно, но и иным способом. Это необходимо для ведения уголовного дела;
• взыскание тех сумм, которые были излишне уплачены недобросовестному работнику. Например, по одной трудовой он получает зарплату, а по второй – пособие по безработице через ЦЗН. Это фальсификация и обман. Одной из мер наказания будет взыскание всех сумм, которые были уплачены такому гражданину в качестве пособия по безработице;
• проблемы с расчётом и начислением пенсии. Нельзя получать пенсию сразу по двум трудовым книжкам. Доказать факт наличия того или иного страхового стажа по одной, а потом по другой трудовой книжке не получится;
• ответственность за уклонение от налогов. По месту работы работник имеет право получать налоговые вычеты. Но при наличии двух трудовых книжек а, следовательно, и двух основных мест работы он может оформить вычеты и там, и там. Если этот факт вскроется, то такого недобросовестного работника можно привлечь к ответственности за уклонение от налогов.

Новые формы трудовой книжки и вкладыша

Формы трудовой книжки и вкладыша в нее не менялись с 2003 года. В новые внесены незначительные правки:

• теперь есть указание, что отчество на первой странице (титульном листе) пишется только при его наличии;
• для сведений о работе в трудовой книжке отведено 14 разворотов, для сведений о награждении – ​7 (ранее, напомним, их было поровну – ​по 10);
• сведениям о работе во вкладыше в трудовую книжку посвящено 12 разворотов и 5 – сведениям о награждении (ранее было 9 и 8 соответственно);
• указано, что печать на первую страницу трудовой книжки и вкладыша проставляется при ее наличии;
• в табличной части сведений о работе добавлено, что надо указывать не только статью и пункт закона, но и его часть.

Как начисляется стаж по двум трудовым книжкам?

Что делать бухгалтеру, если сотрудник принес две трудовые книжки? Согласно законам, предъявление двух документов не может являться основанием для отказа в их приеме. Если в трудовых книжках совпадают по времени периоды, то выбирается один из них по выбору работника. Если проводится выездная проверка, работодатель должен предъявить оригиналы обоих документов. Если проводится камеральная проверка, нужно предоставить копии трудовых книжек.

Как рассчитать стаж? Бухгалтер может попросить сотрудника предъявить дополнительные документы, подтверждающие трудовую деятельность:

• Трудовые договоры.
• Справки с предыдущих мест работы.
• Копии приказов о приеме на службу и увольнении.

Рекомендуется поступить именно таким образом. Если дополнительных документов не предоставлено, возможны ошибки в начислении стажа. Можно ли учитывать при расчете страхового стажа данные из трудовой книжки, которая была показана работодателю уже после трудоустройства? Законодательство не дает точный ответ на этот вопрос. На практике засчитывается стаж, указанный в обеих трудовых книжках.

Подготовка к переходу на электронные трудовые книжки

На подготовительном этапе работодатели должны были принять локальные нормативные акты, устанавливающие порядок ведения сведений о трудовой деятельности сотрудников в электронной форме, а также внести соответствующие изменения в уже действующие локальные акты, регламентирующие порядок оформления и хранения трудовых книжек (п. 1 ч. 1 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ).

В частности, следовало внести изменения в Положение о ведении и хранении трудовых книжек, предусмотрев в нем возможность формирования и ведения электронных трудовых книжек. В правила внутреннего трудового распорядка вносятся изменения, касающиеся оформления трудовых книжек при приеме на работу.

Если сотрудники перешли на электронные книжки, то в Книге учета движения трудовых книжек ставится дата выдачи бумажных трудовых книжек на руки работникам, а также вносится их расписка о получении трудовой книжки.

Если какие-либо коллективные договоры содержали порядок ведения трудовых книжек, то в них также прописывается возможность их ведения в электронном виде.

Кроме того, работодатели обязаны были обеспечить техническую готовность к представлению сведений о трудовой деятельности в электронной форме, а также к хранению указанных сведений в информационных ресурсах ПФР.

Предоставление работникам сведений о трудовой деятельности

Всем работникам, перешедшим на электронную трудовую книжку, работодатели по их заявлению обязаны предоставлять сведения о трудовой деятельности. Сведения о трудовой деятельности предоставляются способом, указанным в заявлении работника, — на бумажном носителе или в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью. Форма и формат сведений утверждены приказом Минтруда от 20.01.2020 № 23н.

Сведения по форме СТД-Р должны быть предоставлены работнику не позднее трех рабочих дней со дня подачи заявления. При увольнении сотрудника сведения по форме СТД-Р предоставляются в день прекращения трудового договора (ст. 66.1 ТК РФ). Если на работника ведется бумажная трудовая книжка, то работодатель не обязан предоставлять такому работнику сведения о его трудовой деятельности.

Последствия и ответственность за две трудовых книжки

Несмотря на то, что прямого ограничения на использование двух трудовых книжек законодательством не предусмотрено, в определенной мере таковая практика может привести к привлечению работника к ответственности или просто повлечь за собой негативные последствия. К таковым можно отнести следующие случаи:

• Увольнение. Если работодатель будет ознакомлен с фактом наличия у сотрудника двух трудовых книжек, он может уволить работника за предоставление недостоверной информации при трудоустройстве и подлог документов без последствий для себя.
• Уголовная ответственность. Положения статьи 327 УК РФ предполагают возможное привлечение работника к ответственности за фальсификацию документов. Например, если при трудоустройстве в государственные службы или органы внутренних дел работник утаит факт трудоустройства, что будет должным образом зафиксировано, данные действия однозначно могут быть квалифицированы в качестве уголовного преступления.
• Взыскание излишне уплаченных сумм. Если работник попытается получать пособие по безработице по одной трудовой книжке и в то же самое время – будет фактически работать по второй трудовой книжке, помимо привлечения к ответственности за таковые действия, с него могут быть взысканы все суммы уплаченного ему пособия.
• Проблемы с расчетом пенсии. Трудовая книжка является основным документом, подтверждающим наличие страхового стажа необходимого для получения пенсионного обеспечения. Тем не менее в данном вопросе правовое регулирование предоставления нескольких трудовых книжек имеет достаточно много отдельных специфических нюансов.

Что грозит работодателю, если у его сотрудника две трудовые?

Даже если работодатель не знает о существовании у сотрудника второй или даже нескольких трудовых книжек, он может оказаться в неприятной ситуации в случае проверки и навлечь на себя штрафные санкции.

Нурия Архипова
директор по развитию агентства эффективного управления персоналом SLG

Проблемы возникнут, например, если в результате проверки выяснится незаконное совместительство. Во избежание наказания лучше сразу же уволить работника. При этом не лишним будет сделать перерасчёт, ведь больничные и отпуска ему оплачивались так, как будто это его единственное место работы, а должны – исходя из ст. 282 ТК РФ о совместительстве. Ещё один нюанс, о котором не должен забывать работодатель: если сотрудник получал налоговую льготу (некоторые категории граждан имеют право на так называемый налоговый вычет) на двух местах работы, то это также уголовно наказуемо, так как по ст. 218 ТК РФ предусмотрено получение налогового вычета только по одному месту работы.

По какой из трудовых книжек рассчитываются пенсии и страховые выплаты?

Когда наступит время рассчитывать пенсионные выплаты, работнику потребуется предоставить пакет оригиналов документов, в том числе и трудовую книжку. Но как выбрать, какая из нескольких – действительная? Формально пенсионный фонд не примет несколько трудовых, поэтому придётся выбрать – например, ту, где указан больший стаж.

Но финансовые проблемы начнутся и раньше – если сотрудник, имеющий две трудовые книжки, захочет уйти на больничный или в отпуск по уходу за ребёнком. Дело в том, что длительность страхового стажа имеет важное значение для определения пособия по временной нетрудоспособности. К примеру, если работник отработал свыше 8 лет, то работодатель выплачивает ему пособие по временной нетрудоспособности в размере 100 % среднего заработка. Если стаж работы составляет от 5 до 8 лет, то размер пособия составит лишь 80 % от средней зарплаты, а до 5 лет – только 60 %. Практика показывает, что работодатель вправе зачесть весь стаж работы, который указан во всех трудовых книжках работника. При этом, определённые периоды трудовой деятельности могут «задваиваться», так как работники часто оформляют трудовую книжку у нового работодателя, уже имея постоянную работу и изначальную трудовую книжку. При подсчёте стажа определённый временной период можно учесть лишь один раз.

Возможно, во времена «лихих девяностых» и было выгодно работать в нескольких организациях полулегально, но сейчас это может принести больше проблем, чем пользы. Если трудовая книжка действительно утеряна, стоит как можно скорее обзавестись дубликатом. В противном случае лучше обратиться к работодателю или юристу с просьбой разрешить проблемную ситуацию до того, как она может привести к уголовной ответственности.

Нюансы подсчета стажа и пособий

В настоящее время трудовая книжка до сих пор считается основным регистром, которым можно подтвердить наличие стажа работы в организациях для исчисления пенсионного обеспечения.

Ситуация складывается двояко в отношении двух трудовых книжек. Согласно законодательству, не существует разрешения напрямую иметь на руках сразу две трудовых.

С другой стороны, не определяются меры ответственности, если у работника есть несколько трудовых книжек. Также, как и запрет, что нельзя учитывать стаж работы с двух трудовых.

Главное, чтобы вносимые в них сведения отвечали:

• Записи, которые вносятся в трудовые, должны отражается в них согласно принятой инструкции по заполнении.
• Сведения, которые вносятся в трудовую, должны соответствовать действительным местам работы.

Если у руководства новой компании возникают сомнения в отношении отраженной в трудовой информации, он может принять следующие меры:

1. Запросить у поступающего на работу человека копии трудовых соглашений.
2. Запросить у соискателя справки о работе от прежних работодателей.
3. Копии распоряжений о поступлении и увольнении с предыдущих мест работы.

Как делают в трудовой запись об увольнении

Внесение записи об увольнении в трудовую книжку делается в дату увольнения, на основании той причины, которая указана в приказе, также указывается ссылка, касающаяся соответствующей статьи, части статьи, пункта статьи Трудового кодекса РФ либо другого федерального закона.

Внесение причины увольнения либо прекращения трудового договора должно точно соответствовать формулировкам, указанным в Трудовом кодексе РФ: в графу 1 ставят порядковый номер записи; в графе 2 указывают дату увольнения (прекращения трудового договора); в графе 3 делают запись, связанную с причиной увольнения (прекращения трудового договора); в графе 4 указывают наименование документа, в соответствии с которым вносится запись, — приказ (распоряжение) либо иное решение, вынесенное работодателем, его дата и номер. Датой увольнения признается последний день работы, если иного не установлено в трудовом договоре или соглашении сторон.

Правила оформления дубликата трудовой книжки

Если работник теряет трудовую книжку, он обязан незамедлительно уведомить об этом своего работодателя и написать заявление, чтобы ему выдали дубликат. Работодателю следует обеспечить работника дубликатом трудовой книжки в течение 15 рабочих дней после того, как работник подает заявление. Дубликат заполняется сведениями, касающимися:

• а) фамилии, имени, отчества (при наличии), даты рождения работника;

• б) образования, профессии, специальности – в соответствии с документами об образовании, квалификации или наличии специальных знаний (при поступлении на работу, которая требует специальных знаний или специальной подготовки);

• в) сведений о работнике, указываемых на титульном листе трудовой книжки, которые заполняются следующим образом: фамилию, имя и отчество указывают полностью, без сокращений или замены имени и отчества инициалами, дату рождения записывают полностью (число, месяц, год) в соответствии с паспортом или иным документом, удостоверяющим личность; запись, связанная с образованием (основным общим, средним общим, средним профессиональным, высшим (бакалавриат, специалитет, магистратура, подготовка кадров высшей квалификации) осуществляется только в соответствии с документами об образовании (аттестатом, удостоверением, дипломом); профессию и (или) специальность указывают в соответствии с документами об образовании, квалификацией или имеющимися специальными знаниями (при поступлении на работу, которая требует специальных знаний или специальной подготовки) или других надлежащим образом оформленных документов;

• г) после указания даты заполнения трудовой книжки работник своей подписью на титульном листе трудовой книжки заверяет правильность внесенных сведений;

• д) титульный лист трудовой книжки подписывается также лицом, ответственным за выдачу трудовых книжек, после чего ставится печать организации;

• е) сведения, касающиеся общего стажа работы работника до поступления к данному работодателю, подтвержденного документально;

• ж) сведения, связанные с работой и награждением (поощрением), занесенные в трудовую книжку на последнем месте работы. Если ранее в трудовой книжке были записи, которые оказались признанными в последствии недействительными, в дубликат они могут не вноситься.

Можно ли работать по двум трудовым книжкам?

Могу ли я завести вторую трудовую книжку и работать одновременно по двум? Такая мысль может появится у сотрудника, совмещающего работы или желающего не показывать результаты своего опыта в другой организации. Давайте разберемся.

Официальная работа – это то, к чему надо стремиться, так как это выгодно работнику и несет спокойствие государству с точки зрения уплаты соответствующих налогов. При этом такой подход к трудоустройству гарантирует получение стабильного дохода, который становится базой для страховых отчислений, а это уверенность в будущей пенсии.

Нынешняя ситуация в стране обусловливается экономическим кризисом, что заставляет людей прикладывать дополнительные усилия, чтобы или сохранить свой доход на прежнем уровне, или попытаться его увеличить. Многие данную задачу решают с помощью второй работы, что зачастую не приветствуется основным работодателем.

В связи с этим работники находят выход из сложившейся ситуации в том, что заводят себе новую «трудовую». Эта позволяет оформиться на второй работе и избежать трений со старым работодателем.

Ответственность за ведение нескольких трудовых книжек

Никакой ответственности за такое деяние не предусмотрено, но по общим правилам, на одного работника должна приходиться одна ТК. Можно сказать больше, с юридической точки зрения наличие двух формуляров одновременно не является законным и фактически, речь идет об обмане.

Серьезные проблемы могут возникнуть при оформлении пенсионного госпособия. Оба документа в ПФР предъявить не получится, а наличие сразу двух документом может выглядеть перед специалистами ПФР, как мошенничество.

Даже если по каждой книжке осуществляются все положенные отчисления в ПФР, действительной будет признана только одна. Последний факт может стать причиной потери трудового стажа. В этой связи, если документов все же два, то выбрать стоит тот, который позволит подтвердить максимальный трудовой стаж.

В отдельных случаях, наличие второй труд.книжки может стать основанием для предъявления иска. К примеру, когда женщина, ухаживая за ребенком, оформила пособие и, одновременно, вышла на другое рабочее место.

Две трудовые книжки: ответственность

При факте заведения двух трудовых книжек для одного работника не предусмотрены меры наказания для гражданина. А за внесение фиктивных записей в документ или получение незаконным путем по двум книжкам материальных выплат придется заплатить штраф. В некоторых случаях речь может идти об уголовной ответственности за наличие двух трудовых книжек – последствия основываются на ст. 327 УК, предполагающей лишение свободы на срок не менее 2 лет (максимум – 4 года).

Можно ли иметь две трудовые книжки одновременно, находясь по одной из них в отпуске по уходу за ребенком, а по второй продолжая работать? Нельзя, при выявлении такой ситуации работника ждут судебные иски и взыскание сумм, полученных обманом. При оформлении пособия по безработице по фиктивной трудовой книжке:

• за две трудовых книжки последствия проявляются в виде возмещения ущерба государству в 5-тикратном размере или административного ареста продолжительностью 15 суток (КоАП);
• штраф в сумме до 120 тыс. руб. за мошенничество с возможным привлечением к исправительным работам (УК РФ, ст. 159).

Две трудовые и налоговый вычет

Еще один вопрос, связанный с наличием у работника двух трудовых книжек, – налоговый вычет. Обычно он производится по основному месту работы, но в законодательстве данный вопрос не прописан. Чтобы вычет осуществлялся налоговым агентом по выбору места службы работника, необходимо составить заявление, приложив к нему соответствующие документы.

Вопрос о налоговом вычете важен и для предприятия, где трудоустроен данный работник. Работодатель, подчиненный которого оформлен в его организации как по основному месту трудоустройства, сможет уменьшить выплачиваемую сумму налога.

Чтобы у владельцев двух и более трудовых книжек не возникло проблем с законодательством, им не следует претендовать одновременно на двух предприятиях на налоговые вычеты. Иначе, в случае выявления такого факта, работодатель вправе взыскать с подчиненного сумму вычета. Это же касается и других гарантий, которые предоставляют в основном месте трудоустройства. Например, если работник берет учебный отпуск по основному месту работы, то здесь он будет оформлен как оплачиваемый, а на дополнительно месте работы взят «за свой счет».

Для совместителей законодательством предусмотрена возможность сбора записей о занимаемых должностях на разных предприятиях в единственной трудовой книжке. Для этого потребуется предоставить в кадровый орган основного места работы выписки из приказов с остальных предприятий.

• за открытые две трудовые книжки ответственность небольшая, а выгода существенна (например, в первом бланке имеются записи об увольнении по статьям, характеризующим работника как неблагонадежного);
• определить местонахождение книжки невозможно;
• отсутствует необходимый опыт работы в конкретной сфере, но имеется возможность сделать 2 трудовые книжки с внесением фиктивных записей о стаже по нужной специальности;
• основной целью является получение материальных выплат в полном объеме в нескольких организациях.

Похожие записи:

• Пособие по инвалидности — за что назначается, как получить
• Минипроды НСО назвало сроки старта осенней и весенней охоты на дичь
• Средний заработок на время приостановление работы в 2021 году