Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «УПД: как изменился универсальный передаточный документ?». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
УПД-форма разработана ФНС Российской Федерации на базе счета-фактуры в конце 2011 года. При создании новой формы были учтены обязательные к использованию товарно-транспортная накладная, ТОРГ-12 и другие бумаги, выступающие подтверждением передачи товарно-материальных ценностей.
Кем и когда применяется
Таким образом, УПД-документ представляет собой счет-ф, расширенную посредством введения дополнительных реквизитов. В том числе сведениями из другой документации первичного учета:
- ТН;
- ТТН;
- документ, подтверждающий отгрузку;
- акт приема-передачи товарных позиций и услуг.
В каких случаях можно использовать УПД
Универсальный передаточный документ позволяет использовать его сразу в качестве нескольких документов:
-
счет-фактура,
-
накладная или иной передаточный документ,
-
либо все вместе.
Его можно применять:
-
при сдаче сделанной работы или услуги заказчику;
-
при различных видах отгрузки товаров;
-
при проведении сделок посредством комиссионеров,
-
принципалов; при передаче своих имущественных прав другому лицу.
В универсальном передаточном документе есть реквизит Статус. Его значение может быть «1» или «2». Если в поле Статус указать «1», то документ применяется одновременно в качестве счета-фактуры и первички.
Если значение статуса равно «2», то УПД будет использоваться только в качестве первичного учетного документа. УПД со статусом «2» могут смело применять «упрощенцы», так как выставление такого документа не приводит к возникновению обязанности по исчислению и уплате НДС. Кроме этого, документ со статусом «2» может применяться при отгрузке товаров комитентом комиссионеру.
Если статус документа «2», то поля, установленные в качестве обязательных исключительно для счета-фактуры, могут не заполняться:
- «К платежно-расчетному документу» (строка 7);
- «В том числе сумма акциза» (графа 6);
- «Налоговая ставка» (графа 7);
- «Цифровой код страны происхождения товара» (графа 10);
- «Краткое наименование страны происхождения товара» (графа 10а);
- «Номер таможенной декларации» (графа 11).
Корректировка реализации и УПД
В настоящее время форма корректировочного УПД отсутствует. Но ФНС России сообщила, что занимается разработкой такого документа. Поэтому для корректировки нужно использовать счет-фактуру в соответствии с Постановлением Правительства №1137. После проведения документа Корректировка реализации с видом операции Корректировка по согласованию сторон необходимо выписать корректировочный счет-фактуру и распечатать его. Что касается первичного документа, то основанием корректировки должен служить специальный документ — дополнительное соглашение к договору, протокол изменения цены и т.п.В программу «Бухгалтерия предприятия» редакции 3.0 встроена печатная форма Соглашение об изменении цены, которую при желании можно использовать в качестве такого специального первичного документа.
Как видим, введение в документооборот пользователя универсального передаточного документа совсем не обременительно, зато имеет очевидные плюсы. К примеру, оно позволит:
- существенно сократить количество документов;
- сблизить бухгалтерский и налоговый учет;
- оптимизировать процесс передачи информации по телекоммуникационным каналам связи и, возможно, ускорить процесс внедрения электронного документооборота в нашей стране.
Законом допускается заполнение электронной формы УПД. Для этого нужно иметь квалифицированную ЭЦП всем сторонам сделки. Иных существенных требований не предусмотрено.
Заполнение электронной версии универсального передаточного документа не отличается от бумажного варианта — также нужно заполнять сведения, соответствующие статусу 1 или статусу 2.
Возможность применения электронных УПД должна быть прописана:
- в учётной политике предприятий;
- в договоре — в качестве одного из условий обмена документами.
Реквизит «Подпись» в УПД
В УПД предусмотрено несколько мест с реквизитом «Подпись»:
- В бланке счета-фактуры в УПД подписи ставят руководитель или лицо с такими же полномочиями, а также бухгалтер или замещающее его лицо. При статусе «1» — эти подписи обязательны, при статусе «2» — не обязательны.
- Ст. 10: подпись ставит то лицо, которое оказывает услугу, предоставляет товар и т. д. Прописывается должность и расшифровка ФИО.
- Ст. 13: подписывают со стороны продавца лица, которые являются составителями УПД.
- Ст. 15: место для проставления подписи лицами, которые получили товар, услугу и т. д.
- Ст. 18: подписывают сотрудники со стороны покупателя, которые отвечают за верное оформление операции.
Назначение универсального документа
Приведем хозяйственные операции для документирования, которых можно использовать УПД:
- отгрузка товаров;
- передача активов (кроме недвижимого имущества);
- передача прав;
- оформление выполненных работ или услуг (т.е. УПД здесь заменяет акт выполненных работ).
Использование универсального документа официально разрешено ФНС для следующих целей:
- Документирование хозяйственных операций экономического субъекта для целей бухучета;
- Подтверждение произведенных экономическим субъектом затрат для расчета базы налогообложения и определения размера уплачиваемых в данном периоде налогов;
- Подтверждение права на вычет за текущий период по НДС.
Рассмотрим, как заполнить форму УПД построчно:
- «Статус» документа – здесь возможно два значения «1» или «2». Статус бумаги определяют исходя из назначения документа, если данный УПД выписывается взамен счет-фактуры и акта передачи — ставим статус «1». Если данный УПД выписывается в качестве одного акта, как первичный документ — ставим статус «2».
- Для документа со статусом «1» реквизиты организаций (строки 1-7) должны быть полностью заполнены. Здесь указывается полная информация о продавце материальных ценностей или активов и покупателе, отправителе и получателе груза. Если хоз.субъекты в некоторых строках совпадают, то можно указать «он же». Также нужно полностью заполнить графы табличной части документа (столбцы 1-11), указав в них данные о передаваемых активах или материальных ценностях.
- Для документа со статусом «2» нужно обязательно заполнить реквизиты о продавце и покупателе (стр. 1, 2, 6, 7), а также данные о передаваемых активах (графы 1, 2, 2а, 3, 9).
- Затем заполнить и другие строки и графы документа, нумерацию и числовые коды активов и работ (графы А и Б). В качестве кода товаров обычно указываются артикулы производителя или продавца. Если идет речь о сдаче заказчику выполненных работ или услуг, в качестве кодов вписываются статистические коды ОКВЭД/ОКУН.
- В качестве основания передачи активов и сдачи работ (стр.8) обычно указывается договор, заключенный между сторонами, который и является основанием данной хозяйственной операции. При указании документа-основания хоз.операции необходимо указать его полные реквизиты — вид документа, его дата, номер (например, соглашение или договор купли-продажи, концессии, поручение).
- Затем указать данные о доставке и перевозимом грузе (стр.9) – здесь обычно прописывают реквизиты транспортных бумаг (тов.-трансп. накладная, путевой лист и др., их номера и даты), иногда и вес груза.
- Далее документ делится на две половины, где надо прописать данные о том кто передает материальные ценности, активы, работы, услуги, права (стр. 10), четко указав ответственных лиц и их подписи с полной расшифровкой.
- Необходимо поставить фактическую дату передачи, сдачи активов, работ, услуг, прав (стр.11).
- Заметим, что можно указать и дополнительные сведения о передаваемом имуществе, работах, правах (стр. 12), например реквизиты лицензии, сертификатов, паспортов.
- Отдельной строкой можно прописать информацию о лицах, отвечающих за данную сделку, операцию и ее оформление (стр. 13).
При указании ответственных лиц за хозяйственную операцию, если один человек является приемщиком и ответственным за хозяйственную операцию или передающим и ответственным, его подпись второй раз уже не требуется, просто указать должность с ФИО (стр. 13). Если лицо было уполномочено на подписание счет-фактур, или уполномоченным ставить подпись за главбуха или руководителя, то также достаточно будет одной подписи, но ФИО надо указывать дважды для ясности. Если ответственных за хоз. операцию несколько, то для них делают дополнительную строку (13а).
- При необходимости нужно указывать реквизиты субъекта, составляющего этот документ (стр.14), это касается участвующих в хозяйственной операции посредников со стороны продавца, исполнителя (агентов, комиссионеров, комитентов, принципалов и др.), организаций ведущих бухучет за одну из сторон.
- Далее необходимо прописать данные кто принимает материальные ценности,активы, работы, услуги, права (стр. 15), с указанием ответственного и его подписи с расшифровкой.
- Необходимо поставить фактическую дату приемки активов, работ, услуг, прав (стр.16).
- Заметим, что можно указать и дополнительные сведения о передаваемом имуществе, работах, правах (стр. 17), например наличие претензий к продавцу — исполнителю или их отсутствие. Если есть претензии, то надо указать реквизиты документа-приложения с описанием причин (например, составленный при приемке акт о дефектах).
- Отдельной строкой можно прописать лица, которые отвечают за данную хозоперацию и ее правильное оформление (стр. 18).
При указании лиц, отвечающих за хоз. операцию, если это одно лицо, является приемщиком и ответственным за оформление или передающим и ответственным, то вторую подпись можно уже не ставить, просто указать должность с ФИО (стр. 18). Если лицо является уполномочено на подписание счет-фактур, или уполномоченным ставить подпись за главбуха или руководителя, то также достаточно будет одной подписи, но ФИО надо указывать дважды для ясности. Если ответственных за хозоперацию несколько, то для них делают дополнительную строку (18а).
- При необходимости нужно указывать реквизиты субъекта, составляющего этот документ (стр.19), это касается участвующих в хозяйственной операции посредников со стороны покупателя, заказчика (агентов, комиссионеров, комитентов, принципалов и др.), организаций ведущих бухучет за одну из сторон.
УПД: бланк и образец заполнения
Кроме того, структура бухгалтерской службы на некоторых предприятиях (сельскохозяйственных, производственных) предполагает использование нескольких экземпляров первичных бухгалтерских документов, например, в складском учете и сводных отчетах ответственных лиц подразделений используется одна и та же накладная. Применение УПД в этом случае не имеет смысла.
Письмом №ММВ-20-3/96 от 21-10-13 г. налоговая служба рекомендует применять УПД в учете, а применение счетов-фактур закреплено в НК РФ как обязательное. При выборе документа, фиксирующего суммы по НДС, налогоплательщики зачастую отказываются от УПД именно по той причине.
Основными поводами для оформления универсального передаточного документа являются следующие случаи:
- отгрузка товаров, материалов, оборудования различного назначения,
- операции посреднического характера,
- передача и прием выполненных работ и оказанных услуг,
- передача некоторых видов прав имущественного толка.
При полном и грамотном оформлении бланка, документ является доказательством совершения сделки законным путем и принимается в качестве первичного учетного документа, обосновывающего проводки бухгалтерии по оприходованию работ, услуг, товаров и материалов. Также документ служит основанием для вычета НДС.
Универсальный передаточный документ – образец заполнения
Официальная форма УПД, образец заполнения представлен ниже, утвержден ФНС в Письме № ММВ-20-3/96 от 21.10.13 г. Контрольный орган разработал этот бланк в целях упрощения документооборота хозяйствующих субъектов. Один документ совмещает в себе функции счет-фактуры и первички (накладная, акт и т.д.).
К примеру, предприятие реализует станки. Как оформляется продажа товара? Сначала поставщик выставляет покупателю накладную ТОРГ-12, затем выписывается отдельный счет-фактура. В бланке УПД обе формы объединены.
А значит, организация может на основании одного документа отразить в учете реализацию и начисление НДС.
С другой стороны, покупатель вправе поставить на учет купленные товары и взять к вычету НДС согласно полученному УПД.
Вероятные сложности у покупателя
Некоторые графы универсального документа могут вызвать вопросы у контрагента. Так, в строке 15 он должен указать наименование должности лица, которое получило груз или приняло работы/услуги, его фамилию, инициалы. Здесь же ставится его автограф. В строке 16 проставляется реальная дата приемки/получения. Этот реквизит обязательным не считается. Тем не менее ФНС рекомендует всегда его указывать. Дата, которая вписывается в графу 16, не должна быть раньше, чем число составления УПД (в стр. 1) и числа в стр. 11. В строке 17 «Прочие данные о приемке/получении» можно указать, что покупатель не имеет претензий. Если же они возникли, то следует привести ссылку на документ, которым они были оформлены. В графу 18 вносят сведения о лице, ответственном за правильное оформление операции/сделки. Указывается название его должности, ставится подпись. Однако последняя может не понадобиться, если это же лицо фигурирует в строке 15 как отвечающее за приемку. В графе 19 должны присутствовать сведения о предприятии-покупателе, составляющем документ. Как и для продавца, это может быть организация, ведущая бухучет. Данная строка не заполняется при наличии печати в поле «М. П.», если на оттиске видны необходимые сведения.
Когда используется универсальный передаточный документ
Что такое УПД в бухгалтерии? УПД или универсальный передаточный документ — это форма бухгалтерской отчётности, основное назначение которой состоит в упрощении оформления сделок купли-продажи продукции или оказания услуг. Такой документ вошёл в оборот в 2013 году, а налоговая служба считает его использование приоритетным.
Применение УПД носит рекомендательный характер. То есть, контролирующий орган рекомендует использовать его, но не обязывает. Предприниматель или компания вправе отказаться от использования УПД, если по каким-то причинам считают его неудобным. Допускается делать передаточный акт для одних видов сделок, а для других применять прочие варианты оформления. Например, внедрить УПД для оформления оказанных услуг, а все прочие операции документировать через счета-фактуры и стандартные первичные акты.
Расшифровка УПД — универсальный передаточный документ.
Нет необходимости на УПД ставить печать предприятия. Ее не предусматривает введенная законодательством форма, а также она не выступает в роли обязательного реквизита в первичном документе. Если печати нет, это не станет преградой для вычета налогов и официального подтверждения расходов на налоги на прибыль.
Тем не менее, наличие печати с полным названием предприятия избавляет от необходимости заполнения сразу двух строк: номер 14 и номер 19.
В строку 15 всегда вписывают должность получателя товара. В поле «По доверенности» указывают номер и дату выдачи доверенности, под этой строкой указывают предприятие, которое ее выдало. Важно, чтобы дата получения имущества входила в период, когда доверенность действительна. Исправлений при заполнении УПД по доверенности появиться никаких не должно. Поэтому документ оформляют с особой внимательностью.
В 14 строке документа отражены данные о субъекте, который составил документ со стороны исполнителя. В его качестве может выступать бухгалтер, агент. В строку 19 вписывают данные о субъекте, который составил документ со стороны заказчика. Сюда вносят информацию о бухгалтере покупателя.
Введение новых форм у поставщиков будет зависеть от того, насколько готовы будут сети. Когда они сообщают провайдерам о своей готовности к приему документов по новой форме, они регулируют свои настройки соответствующим образом. По итогу документы для сетей оформляют в новых форматах непосредственно в системе ЭДО. Сам поставщик при этом ничего особенного не делает. Он лишь отправляет счета-фактуры, как раньше. В сети они оказываются в необходимой форме. И не имеет значения, работает ли он по веб-версии либо с применением интеграционного решения.
Запуск электронной формы УПД также осуществляется, когда сети становятся готовы. Совместно с провайдером формируется график переключения поставщиков. Каждому звену сообщается дата. К ней он и готовится стать технически способным к отправке универсальных передаточных документов. Как это делается, будет зависеть от способов, с которыми он работает с документацией – по веб-версии или применяя интеграционные решения.
В первом случае понадобится обращение к провайдеру. Он переключит форму документа на своем сервере. Поставщик снова ничего делать не будет, а в системе ЭДО появятся необходимые УПД.
Во втором случае обновление решения будет осуществлять тот, кто его изначально внедрил. Только так начнется работа с новой формой. Если это был провайдер, достаточно с ним согласовать проведение данной работы. Также связываются и со сторонними подрядчиками, если задачу выполняли они. Порой это решает IT-отдел самого предприятия. В любом случае важно, что в процессе участвует и предприятие, и провайдер. И обновление решения всегда осуществляется совместно.
Когда изменению подлежит формат юридически значимого документа, нововведения порой не касаются структуры EDI-сообщений. Однако они затрагивают статусные сообщения, которые выдаются в процессе проведения документооборота. Так, вместо идентификаторов счетов-фактур, ТОРГ-12, корректировочных счетов-фактур появляются идентификаторы УПД.
Хотя большинство сетей уже перешло на применение универсального передаточного документа, есть ряд предприятий, планирующих продолжать работу, лишь обновив формат в соответствии с требованиями законодательства. При этом они продолжают использование счетов-фактур. Легче всего разобраться в данном вопросе, если в EDI применяется INVOIV. В нем содержатся как счета-фактуры, так и УПД. Тогда форма нового документа в каждой сети подлежит настройке провайдера на его серверах. Затем система сама сформирует, беря в расчет информацию INVOIC, требуемый для сети документ.
Но в случае работы без INVOIC единого решения не существует. Понадобится переделка интеграции, переписка выгрузки с устаревшей формы на обновленную.